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130
milioni risparmiati con la Posta Elettronica Certificata: l'obiettivo
di @P@
Ne
parliamo con
Francesco
Tortorelli Responsabile Ufficio Servizi di Interoperabilità
Evoluti e Cooperazione Applicativa, CNIPA
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| Quale
è la situazione riguardo la diffusione e l'utilizzo delle comunicazioni
elettroniche nelle amministrazioni italiane? |
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Lo
stato attuale riguardo la diffusione e l'utilizzo delle comunicazioni elettroniche
lo si può ricavare in diversi modi, ad esempio calcolando quante
caselle di posta sono assegnate o quante e-mail vengono inviate o ricevute
dalla pubblica amministrazione. Tutti questi sono elementi che il CNIPA
raccoglie periodicamente analizzando i dati relativi alla RUPA, e sui quali
ci siamo basati per le nostre osservazioni preliminari. Da questi dati emerge
chiaramente, infatti, che il livello di scolarizzazione del personale delle
pa è abbastanza elevato: ogni giorno vengono scambiate un numero
di e-mail nell'ordine di alcuni milioni ed anche se il fenomeno non è
diffuso in maniera omogenea, l'abitudine ad utilizzare lo strumento di comunicazione
elettronica è andata crescendo notevolmente nel corso degli anni.
Assodato questo, l'obiettivo che ci siamo prefissati con @P@ è stato
allora quello di trovare il modo per andare oltre e spingere affinché
questo tipo di comunicazione pratica, economica e veloce, possa sostituire
le comunicazioni tradizionali molto più dispendiose. |
| Come
è stato portato avanti il progetto? Il CNIPA ha avviato singoli
accordi o c'è stata una sorta di bando? |
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Sulla
falsariga di ciò che è stato fatto con le regioni, abbiamo
pensato di spingere sulla diffusione delle comunicazioni elettroniche iniziando
a premiare le eccellenze. Abbiamo quindi redatto un capitolato in cui si
chiedeva di presentare progetti che potevano portare alla massimizzazione
dei benefici apportati dalle comunicazioni elettroniche, puntando all'abbattimento
dei costi della posta tradizionale o per corriere, o al recupero di personale,
elemento che per una pa che vive il blocco delle assunzioni, è senza
dubbio un recupero di efficienza notevole. L'avviso è stato poi pubblicato
sul sito del CNIPA e le amministrazioni
hanno avuto 40 giorni per presentare al cofinanziamento, progetti in cui
doveva risultare rilevante non tanto l'articolazione, quanto l'esposizione
del beneficio, il cambiamento della prassi e la misurabilità. Si
richiedevano quindi, progetti molto orientati al risultato nel breve tempo,
e la risposta che abbiamo ottenuto è stata piacevolmente sorprendente
perché sono arrivati progetti che, seppure estremamente semplici,
dimostrano la volontà di cambiare mentalità e procedure organizzative
inefficienti. |
| Quali
sono gli obiettivi del progetto in termini di risparmi e di recupero
di efficienza? |
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A
fronte di un investimento complessivo di 40 milioni, di cui 13,5 cofinanziati,
sono stati dichiarati benefici per 130 milioni di euro all'anno. È
una cifra notevole, ma assolutamente non esagerata se si pensa alle attuali
condizioni in cui sono costrette a lavorare molte amministrazioni, già
dotate di strumenti di gestione informatica della documentazione, ma non
ancora in possesso di un sistema a norma per trasmettere questo materiale.
Un esempio concreto è costituito dagli atti giudiziari che, attualmente,
vengono digitalizzati su computer, stampati, consegnati in forma cartacea
e ritrascritti. Un altro esempio lampante ci è stato segnalato proprio
da uno dei 26 progetti selezionati e riguarda le notizie di reato che ogni
organo di polizia deve consegnare, quotidianamente, nelle mani del proprio
corrispondente presso le Procure. Ogni giorno, quindi, una macchina dei
Carabinieri si occupa di recapitare presso la Procura diversi fascicoli
cartacei. Si tratta di uno spreco incredibile soprattutto se si considera
che ciascun Comando dei Carabinieri possiede un archivio digitale di tutte
le proprie informazioni e che, verosimilmente, la Procura dovrà ridigitalizzare
tutte queste cartelle. La semplicissima soluzione che è stata individuata
dalla stessa amministrazione, e che è stata poi proposta al finanziamento,
è stata quella di un elemento di integrazione di rete, con i dovuti
standard di qualità e di sicurezza, integrato con un sistema di posta
certificata e di firma digitale. |
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Quindi non si tratta di progetti complicati? |
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No,
quelli ammessi al cofinanziamento non sono progetti onerosi dal punto di
vista economico. Quando infatti un'amministrazione utilizza già la
posta elettronica, internet e un sistema di gestione documentale informatizzato,
c'è poco da aggiungere. È certamente necessaria una notevole
forza innovativa nel cambiamento di prassi e nell'organizzazione, ma dal
punto di vista tecnologico, si tratta di progetti abbastanza semplici, che
non comportano ad esempio la scrittura da zero di un programma, ma semplicemente
l'utilizzo di un applicativo spesso già presente sul mercato. La
complessità risiede quindi soprattutto nella voglia di fare.
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| Quale
è il timing del progetto? |
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Proprio
in questi giorni è in via di approvazione lo schema di convenzione
con le amministrazioni. I primi risultati sono attesi già entro l'estate,
e ci aspettiamo tra settembre e ottobre di poter produrre, verosimilmente,
un primo rapporto di monitoraggio. Questa metodologia è quella che
riteniamo vincente e, appena avremo un primo risultato, pensiamo di riproporla
in altri ambiti, ad esempio sulla cooperazione applicativa. |
| Che
tipo di infrastruttura è l'Indice della Pubblica Amministrazione
di cui si parla nella scheda di progetto di @P@? |
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Nell'impostazione
iniziale di @P@ c'erano una serie di altri progetti ed iniziative del CNIPA,
che potremmo definire abilitanti, che hanno fornito una cornice al progetto
e lo hanno reso possibile. In particolare mi preme sottolineare che le amministrazioni,
per accedere al cofinanziamento, dovevano avere dei prerequisiti fondamentali,
tra cui l'aver avviato il protocollo informatico ed essere inseriti nell'indice
della pa. L'Indice della Pubblica Amministrazione ha come obiettivo quello
di creare le "pagine gialle" della pubblica amministrazione, riportando
gli indirizzi sia fisici che telematici di tutti gli uffici pubblici, per
ampliarne la visibilità e la possibilità di contatto. Il compito
di gestire l'aggiornamento al momento è coordinando dal CNIPA, ma,
essendo un progetto di livello nazionale, quello su cui ci stiamo concentrando
è più che altro sviluppare delle procedure standard secondo
cui ciascun ufficio sia in grado di aggiornare autonomamente i propri dati.
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| In
che cosa si differenzia l'Indice dalla Rubrica della P.A.? |
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La
Rubrica è un progetto teso a fornire alle amministrazioni centrali
strumenti automatici in grado di integrare le proprie rubriche e gli indirizzari
con quelle di altre amministrazioni, catalogando tutti i riferimenti del
personale e della dirigenza, compresi telefono ed e-mail. In questo caso
non c'è nessuno che invia o aggiorna i dati, ma tutto si basa su
una meta-directory, un oggetto virtuale che connette parti di rubrica dei
singoli uffici, nelle modalità più varie. Si va da una modalità
diretta, che utilizza connettori software che si appoggiano all'aggiornamento
della rubrica Outlook, o a database differenti in cui queste informazioni
sono contenute (ad esempio quelli della gestione del personale), ad una
modalità che potremmo definire indiretta, e che fornisce all'amministrazione
gli strumenti per creare e pubblicare una propria rubrica, già connessa
al sistema nazionale. Questo progetto è già avviato e, con
nostro piacere e sorpresa, il numero di voci che le amministrazioni pensano
di poter inserire è di quattro volte superiore a quello che immaginavamo.
Questa metodologia che stiamo sperimentando con le amministrazioni centrali
sarà poi riutilizzata anche per le amministrazioni locali, anche
se qui il problema principale sarà quello di creare un sistema di
integrazione tra i differenti sistemi utilizzati da ciascun ente.
Un esempio concreto per cui utilizzeremo la rubrica è indicato nell'ultima
finanziaria, e riguarderà l'invio on line dei cedolini degli stipendi.
Si tratta di un'idea nata proprio all'interno del progetto @P@ per agevolare
la diffusione e l'utilizzo della posta elettronica. |
| Quali
sono le principali criticità che avete individuato? |
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I
problemi non sono marginali. Le norme, infatti, ci sono e sono supportate
da soluzioni, ma, come le dicevo, il vero problema è la volontà
politica di portare cambiamento, anche quello più banale. Inoltre
su queste tematiche le maggiori innovazioni devono avvenire principalmente
sul piano organizzativo e quindi sono questi i veri problemi difficili da
superare, non quelli di ordine tecnologico. Naturalmente il CNIPA si è
organizzato per agevolare il cambiamento ed è in discussione proprio
in questi giorni l'attivazione di un piano di formazione del personale sulle
tematiche della Posta Elettronica Certificata, dedicato non solo alla dirigenza
apicale, ma anche a quella intermedia. Inoltre, all'interno del progetto
@P@, i fondi non utilizzati per il cofinanziamento sono serviti alla creazione
di un Centro di Competenza incaricato di svolgere attività seminariale
volta alla diffusione delle best practice, sia per favorire l'emulazione,
che per cercare il riutilizzo delle soluzioni tecnologiche. |
| Quali
saranno le funzioni del CNIPA all'interno del progetto @P@? |
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Il CNIPA, oltre ad essere
il soggetto promotore, ha avuto il compito di fissare le linee guida,
e di selezionare le iniziative. In un secondo momento attiveremo la verifica
dei risultati e costituiremo un centro di competenza con il compito di
supportare queste amministrazioni e di evitare che si utilizzino soluzioni
troppo proprietarie, in maniera da poter proporre il riuso della tecnologia
a costi non eccessivi. Infine tra i ruoli istituzionali del CNIPA vi è
anche quello di fornire alle amministrazioni l'ausilio di tutte le tecnologie
di cui le parlavo in precedenza: protocollo elettronico, Indice, Rubrica,
Posta Elettronica Certificata e quant'altro.
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