ALMAMATER: per una grande università ci vuole un grande database?
NO, ci vuole un DATABASE INTEGRATO.

Puntare all'innovazione oggi, significa sempre più integrare il proprio patrimonio informativo consolidando i sistemi e reingegnerizzando i processi organizzativi. A questo è particolarmente attenta l'Università di Bologna che, se da un lato continua le iniziative per semplificare l'accesso ai servizi dell'Ateneo, come il progetto AlmaWelcome di cui vi abbiamo parlato poche settimane fa. Dall'altro pone attenzione al proprio patrimonio informativo e agli utenti che ne usufruiscono. E grazie al CeSIA, avvia il consolidamento dei database.

Lo scenario

A coordinare la gestione e il presidio dei servizi informatici dell'Università di Bologna è il Centro per lo Sviluppo e la Gestione dei Servizi Informatici d'Ateneo (CeSIA), nato all'inizio degli anni '90. Si tratta di una struttura che conta attualmente 60 addetti e gestisce ogni anno un budget di circa 8,5 milioni di Euro.
Alla fine del 2003, il CeSIA ha dato il via a un piano pluriennale di consolidamento dei sistemi informativi esistenti e di reengineering dei processi organizzativi al fine di armonizzare, normalizzare e, in prospettiva, integrare i diversi sistemi informativi dell'ateneo. Gli obiettivi di lungo periodo definiti in questo piano pluriennale sono:

utilizzare una architettura tecnologica affidabile, consolidata e condivisa,
razionalizzare e normalizzare lo sviluppo delle applicazioni,
perseguire una logica di integrazione dei dati,
standardizzare i dati,
standardizzare le procedure,
salvaguardare gli investimenti passati, presenti e futuri.

Il progetto di consolidamento dei database si inserisce tra le azioni previste dal piano.

La situazione attuale

Oggi, con 100.000 studenti e circa 6.000 addetti, tra personale docente e non docente, l'Università di Bologna rappresenta una complessa organizzazione in grado di erogare un'offerta formativa estremamente ampia e variegata. Con numeri di questa portata diventa fondamentale la semplificazione dei processi e soprattutto facilitare l'accesso ai patrimoni informativi, alle risorse e a tutti i servizi di rete.
Oggi il Ce.S.I.A., archivia le informazioni all'interno di server distinti realizzando appositamente applicativi customizzati alle esigenze specifiche del richiedente. Questo tipo di struttura rende difficoltosa la comunicazione tra una applicazione e l'altra e, quindi, tra un archivio dati e l'altro. Questo perché nella realizzazione dei singoli archivi i tempi, i linguaggi e gli scopi risultano di volta in volta essere diversi, tanto più che spesso la stessa informazione può essere contenuta su più archivi ddirittura classificata in modo diverso. Ne consegue che lo scambio di dati e informazioni diventa estremamente difficoltoso e a volte quasi impossibile.

Da questo scenario è emersa la necessità di integrare i sistemi informatici nonché la grande quantità di dati gestiti da ogni singola struttura dell'università.

Gli obiettivi che l'ateneo mira a raggiungere attraverso le attività del Ce.S.I.A. sono:

Coerenza delle informazioni: visione coerente delle informazioni presenti sui data base gestiti mediante le diverse procedure d'ateneo, ovvero la possibilità di interrogare le diverse procedure in conformità ad un'interpretazione comune e condivisa di un qualunque concetto modellato all'interno del database. Per esempio, il concetto di struttura organizzativa/contabile, se condiviso in modo coerente renderebbe molto più semplice (e sicure) l'elaborazione di dati statistici ed amministrativi, come nel caso della raccolta di dati utili alla redazione del bilancio, per il controllo di gestione.

Accesso esterno ai dati: realizzare un servizio che possa fornire dati in modo corretto e coerente a chiunque abbia titolo per richiederli sia interno che esterno, in modo che la stessa tipologia di richiesta venga sempre soddisfatta allo stesso modo.

Integrazione con altre procedure: possibilità, da punto di vista tecnologico, di integrarsi anche con applicazioni di altri enti;

Definizione di linee guida, standard e regole: uniformare l'esistente per semplificare, standardizzandole le integrazioni future. Attraverso il consolidamento dei database, si vuole raggiungere la totale integrazione tra i sistemi attualmente gestiti dal Ce.S.I.A. fornendo dei modelli condivisi a chi sviluppa l'applicazione. In questo modo si rivalutano anche le necessità delle strutture decentrate, che hanno un sempre crescente bisogno di integrazione.

Miglioramento il livello di servizio: ovvero operatività, disponibilità e affidabilità del dato. Dal punto di vista dell'operatività si vogliono rendere più omogenei i singoli ambienti operativi cercando, dove possibile e con tempi diversificati, di utilizzare layout standardizzati e funzionalità di base codificate. Come primo passo si è renderà utilizzabile l'autenticazione unica per l'accesso alle applicazioni di Ateneo. Per quanto riguarda invece la disponibilità e l'affidabilità del sistema il progetto prevede l'utilizzo di un sistema HW/SW ad alta affidabilità mettendo in pratica politiche di backup e disaster/recovery.

L'avvio del progetto è stato caratterizzato da un'analisi dettagliata e attenta dei diversi domini applicativi fortemente complessi e diversificati. Le fasi di realizzazione individuate sono 3 con relative suddivisioni in sottoprocessi più semplici.

FASE

Allineamento dell'ambiente di sviluppo delle applicazioni e delle relative versioni dei DataBase Oracle (Segreterie studenti, Didattica, Gestione delle carriere del personale, Gestione delle presenze del personale TA): le applicazioni gestite dal Cesia sono state sviluppate in tempi diversi e risiedono su server dedicati. Per la quasi totalità sono di tipo client-server e pertanto l'applicazione risiede sul PC del singolo utente determinando dunque, problemi di distribuzione degli aggiornamenti e di convivenza delle applicazioni distinte che utilizzano database di versioni diverse. Per raggiungere l'obiettivo è stato necessario migrare tutti i database all'ultima versione e successivamente adeguare le applicazioni e l'architettura client-server ad un'architettura a tre livelli. In questa architettura le applicazioni non saranno più residenti sui pc degli utenti ma saranno integrate all'interno del sistema stesso, consentendo maggior sicurezza e facilità di manutenzione. Ad esempio, nel caso dell'applicazione del personale questo passaggio ha richiesto una riscrittura mentre nel caso della segreteria studenti solo un porting.

Realizzazione di un sistema ad alta affidabilità per la gestione del database Consolidato e relative applicazioni: i singoli server dedicati ad ospitare ogni singolo database e applicazione verranno riuniti in un unico sistema composto da più server collegati fra loro che garantirà maggior velocità di accesso e sicurezza.

Per sistema ad alta affidabilità si intende un sistema che deve essere funzionante 24h su 7gg, che deve prevedere un sito di Disaster/Recovery e inoltre deve essere facilmente scalabile.

Definizione linee guida per lo sviluppo delle nuove applicazioni: definizione degli standard di programmazione per quanto riguarda lo sviluppo di nuovi moduli applicativi indipendentemente dal fatto che essi siano realizzati all'interno, o commissionati a terze parti. La scelta è caduta sullo sviluppo in ambiente Java che permette di usare la logica dello sviluppo per componenti permettendo una maggiore ottimizzazione del codice sviluppato in quanto facilmente riutilizzabile e condiviso.

FASE

Consolidamento progressivo dei DataBase e porting delle applicazioni sul nuovo sistema: prevede, per ogni ambito applicativo (personale, studenti, ecc..) due attività distinte e parallele ovvero migrazione dei dati e porting dell'applicazione, per ottenere un unico database con tutti i singoli schemi (dati) di tutti i database in questione e le applicazioni tutte utilizzabili via WEB.

FASE

Integrazione dei dati con progressiva eliminazione delle ridondanze e duplicazioni: se nella fase precedente si è raggiunta l'integrazione fisica, in questa fase l'obiettivo diventa integrare i dati e fare in modo che ogni contesto applicativo (personale, studenti, ecc.) possa colloquiare e condividere in modo completo i dati gestiti dal database integrato. Una catalogazione dei casi possibili ha messo in evidenza varie tipologie di situazioni presenti, ognuna delle quali è stata seguita da una proposta di soluzione da valutare al momento della implementazione.

Sviluppo di Webservices per l'accesso ai dati: creazione di un sistema unificato e centralizzato per permettere l'accesso ai dati anche da parte di applicazioni non gestite dal CeSIA. Oggi è sempre maggiore la richiesta che ci proviene dalle strutture esterne di poter fruire dei dati presenti sui database quindi l'obiettivo è rendere disponibili i dati a fruitori esterni in modo controllato onde evitare errori talvolta grossolani per chi, non conoscendo la natura e come i dati sono strutturati, interroga il database ottenendo informazioni non corrette.