L'innovazione tecnologica in sanità: una leva strategica

Far circolare le informazioni, non le persone. È questa la parola d'ordine che ha guidato il lungo processo di reingegnerizzazione, partito nel 1999, dell'Azienda Ospedaliera Ospedale Niguarda Ca' Granda di Milano, e che ha permesso una riduzione dei costi di gestione aumentando l'efficienza dei processi e riducendo gli sprechi.

La fase progettuale

"L'innovazione e l'investimento nelle strutture informative" commenta Pasquale Cannatelli, Direttore Generale dell'AO Niguarda "non è una scelta ma un obbligo. In ambito sanitario, infatti, se si vuole restare allineati a livello europeo sui processi di cura, bisogna iniziare a riconoscere e a ricercare l'automatizzazione come elemento programmatico e strategico". Proprio per questo tutta la fase di progettazione è stata curata direttamente all'interno della struttura, avvalendosi di un gruppo di lavoro interdisciplinare aziendale che fossero di ausilio all'Unità Organizzativa dei Sistemi Informativi nello stabilire linee progettuali e specifiche tecniche ben precise, in grado di rispondere alle reali esigenze dell'Azienda Ospedaliera. Una volta individuati gli obiettivi e stabilite le specifiche tecniche per l'implementazione delle soluzioni, è iniziata la fase di analisi del mercato, per l'individuazione dei prodotti che maggiormente corrispondessero alle esigenze rilevate.
"La fase più delicata di tutta la ristrutturazione" conferma l'Ingegner Gianni Origgi, responsabile dei Sistemi Informativi "è stata proprio quella progettuale. Se veramente si vuole portare l'innovazione all'interno di strutture complesse come quelle sanitarie, bisogna seriamente analizzare quale è il livello da cui si parte e quali sono gli obiettivi, le priorità e le singole esigenze dell'Ospedale. Fare innovazione vuol dire innanzitutto progettarla all'interno del contesto che si vuole migliorare".

Gli obiettivi

Riorganizzare i processi:

La rete - Il progetto di ristrutturazione informatica è iniziato alla fine del 1999, e per circa tre anni gli sforzi si sono concentrati sulla parte infrastrutturale. Avere a disposizione una rete capillare efficiente, sicura e a disposizione di tutte le direzioni, i reparti e gli uffici è infatti il presupposto fondamentale per diffondere la cultura dell'innovazione e per introdurre cambiamenti radicali nei processi lavorativi.
Il back office - Dal punto di vista organizzativo invece il progetto si è concentrato sull'automatizzazione dei processi sanitari, prima quasi completamente assente, e sulla circolarità del dato in versione digitale, fornendo strumenti di condivisione, quali il web o l'intranet, che mettessero il personale nelle condizioni di consultare i referti o le pratiche amministrative e di inoltrare le richieste senza la necessità del documento cartaceo e dei relativi spostamenti fisici.
Per fare ciò si è dovuto procedere ad una centralizzazione di tutto processo sanitario, eliminando i server periferici, e costruendo ex novo un percorso clinico per ogni paziente archiviato in una server farm centrale. L'impegno maggiore in questo senso è stata quindi l'integrazione dei diversi sistemi già esistenti, la realizzazione di nuovi sistemi più avanzati che nascessero già interoperabili, come la patologia clinica o la diagnostica per immagini, e l'apertura dell'intero network al fine di renderlo accessibile da ogni terminale.
Ultimata l'infrastruttura il progetto è poi proseguito con l'implementazione, tutt'ora in corso, di un sistema "di secondo livello" per la gestione del back office con funzionalità di protocollo informatico, di mail server aziendale e di gestione di flusso documentale adeguato alle normative vigenti.
La formazione - "In un progetto di automatizzazione dei processi" sottolinea l'Ingegner Origgi, "bisogna tenere in grandissima considerazione la formazione che da sola pesa per circa il 50% sul successo o meno del progetto". Quando si modificano le procedure lavorative, oltre al problema di saper utilizzare lo strumento, e quindi il computer, è, infatti, necessario programmare dei percorsi formativi che siano in grado di accompagnare il personale. La modalità scelta dall'Ospedale Niguarda, per tutta la prima fase, è stata quella di gestire la formazione in maniera graduale: ad ogni nuova funzionalità implementata corrispondeva in parallelo la realizzazione di corsi formativi specifici. Quando però la struttura informativa ha iniziato a funzionare a regime e le singole postazioni venivano ormai utilizzate regolarmente, è nata l'esigenza di una formazione diversa, comunemente definita on the job, che si è concretizzata con la progettazione di percorsi di e-learning.
Il rilascio di questa modalità formativa è previsto per il 2005, contemporaneamente all'attivazione del progetto regionale CRS-SISS, che completando la nuova rete sanitaria della Lombardia, farà nascere l'esigenza di nuovi percorsi formativi, e permetterà di testare il programma forte di e-learning.

I tempi del progetto

I risultati

Il primo risultato conseguito dall'AO Niguarda, è stato il quasi immediato recupero di efficienza dovuto alla dismissione delle pratiche cartacee. Grazie ai nuovi strumenti informativi, infatti, si è potuto procedere al ricollocamento in aree operative, di tutto il personale che prima svolgeva quasi esclusivamente mansioni di smistamento ed organizzazione del materiale cartaceo.
Un riscontro diretto, sull'effettivo risparmio dei costi di gestione si è avuto, invece, con il passaggio alla radiodiagnostica per immagini. In questo caso è stato contabilizzato un risparmio effettivo di circa 720.000 euro sui costi specifici per questo tipo di servizi, come sviluppo, e stampa delle lastre.
Ci sono state poi delle rilevazioni di tipo differente, attuate per monitorare l'introduzione e la penetrazione dei nuovi processi. Misurando l'utilizzo nel tempo degli strumenti informatici, in particolar modo per quanto riguarda l'area dei laboratori, si è visto che, partendo da zero, per i primi mesi c'è stata una crescita lineare, che si è poi trasformata in una crescita di tipo esponenziale, non appena il personale ha iniziato a prendere confidenza e dimestichezza con il mezzo informatico e con le nuove procedure.

Processi migliori, migliori servizi

Il caso dell'azienda Ospedaliera Niguarda Ca' Granda è emblematico in quanto dimostra che un recupero di efficienza nei processi di organizzazione e di back office, può trasformarsi, in maniera anche molto economica in un miglioramento effettivo dei livelli assistenziali e dei servizi offerti. Appoggiandosi all'ormai forte struttura organizzativa ed informatica centralizzata, il Niguarda ha realizzato, infatti, una serie di servizi diretti e di front office, a cominciare proprio dal sistema di radiodiagnostica e dal CUP, fino ad arrivare a sistemi di telemedicina, come quello di teleconsulto specialistico per la consulenza neuroradiologica realizzato per gli Ospedali di Melzo e Cernusco, fino al Progetto Niguarda On line, che, grazie ad un sistema forte di autenticazione, permette ai pazienti di consultare on line la propria cartella e i propri referti.
Un'ennesima dimostrazione dell'accortezza che il programma ha saputo mantenere in fase di progettazione, infine, viene dal fatto che tutta l'infrastruttura tecnologica dell'Ospedale è già da ora pronta ad accogliere il protocollo VOIP, ovvero la telefonia su rete internet. In questo modo non appena il mercato proporrà la soluzione ottimale, l'Azienda Ospedaliera riuscirà ad ottenere un risparmio ancora maggiore nella gestione delle proprie comunicazioni, sia interne che esterne.

L'intervista con Gianni Origgi, Responsabile dei Sistemi Informativi dell'AO Niguarda Ca' Granda

Il progetto Niguarda on line