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ALMAWELCOME, LA PORTA D'INGRESSO DELL'UNIVERSITA' DI BOLOGNA

L'Università di Bologna apre l'anno accademico nel segno dell'innovazione. Niente più file o corse in segreteria all'ultimo momento. Oggi per diventare studenti dell'Alma Mater basta un click su www.almawelcomw.unibo.it! E questo è solo l'inizio.

Contesto

Oggi, con 100.000 studenti e circa 6.000 addetti, tra personale docente e non docente, l'Università di Bologna rappresenta una complessa organizzazione in grado di erogare un'offerta formativa estremamente ampia e variegata. Con numeri di questa portata diventa fondamentale la semplificazione dei processi e soprattutto facilitare l'accesso ai patrimoni informativi, alle risorse e a tutti i servizi di rete.

Attualmente il patrimonio informativo dell'Università di Bologna è:

cinque Portali
22 Siti di Facoltà
15 mini-Siti di Area Amministrativa
9 Dipartimenti
1 Magazine di informazione giornalistica
1 Newsletter studenti
altri servizi web avanzati

A coordinare la gestione e il presidio dei servizi informatici è il Centro per lo Sviluppo e la Gestione dei Servizi Informatici d'Ateneo (CeSIA) nato all'inizio degli anni '90. Si tratta di una struttura che conta attualmente 60 addetti e gestisce ogni anno un budget di circa 8,5 milioni di Euro.

Alla fine del 2003 il CeSIA ha dato il via a un piano pluriennale di consolidamento dei sistemi informativi esistenti e di reengineering dei processi organizzativi al fine di armonizzare, normalizzare e, in prospettiva, integrare i diversi sistemi informativi attualmente in essere. Gli obiettivi di questo piano pluriennale sono:

Utilizzare una architettura tecnologica affidabile, consolidata e condivisa
Razionalizzare e normalizzare lo sviluppo delle applicazioni
Perseguire una logica di integrazione dei dati
Standardizzare i dati
Standardizzare le procedure
Salvaguardare gli investimenti passati, presenti e futuri

La prima applicazione sviluppata secondo il nuovo modello tecnologico e procedurale è proprio AlmaWelcome, il nuovo servizio di immatricolazione degli studenti integralmente web-based.

Il sistema AlmaWelcome!

L'implementazione del sistema AlmaWelcome ha rappresentato il primo passo nella direzione del consolidamento, della normalizzazione e della standardizzazione di dati e procedure.

 

 

All'inizio del 2004 è stato dato il via al primo progetto che recepisce in toto il nuovo modello architetturale e procedurale. Grazie ad AlmaWelcom gli studenti possono immatricolarsi semplicemente collegandosi al servizio on line www.almawelcome.unibo.it.

La procedura prevede un'iniziale fase di registrazione. Lo studente da qualunque Pc collegato a Internet può registrarsi, inserire i propri dati, ricevere username e password.

Completata la registrazione è possibile accedere ai servizi messi a disposizione, alcuni dei quali al momento sono:

la casella di posta elettronica d'Ateneo,

il pagamento delle tasse di iscrizione on line

la stampa del codice di pagamento per la banca.

Oggi è possibile iscriversi presso l'Università di Bologna utilizzando esclusivamente le procedure on line previste dal sistema AlmaWelcome, anche se, per chi ha voluto recarsi personalmente presso le sedi universitarie, sono stati istituiti appositi punti di accoglienza AlmaWelcome a Bologna, Cesena, Forlì, Ravenna e Rimini.

I corsi di studio offerti dall'Ateneo prevedono regole di accesso e, quindi, di immatricolazione diverse a seconda che siano corsi a libero accesso o che prevedono una prova di ammissione selettiva, una verifica o una prova di orientamento: tutte queste modalità di iscrizione sono gestite dal sistema, che permette anche il pagamento delle relative tasse di iscrizione grazie all'interazione con il sistema BankPass.

Benefici del sistema

Entrato in esercizio all'inizio dell'anno accademico 2004-2005, il sistema ha superato brillantemente la fase di avvio tra l'altro coincidente proprio con i mesi di agosto e, soprattutto, settembre permettendo ai nuovi studenti (circa 12.000) di accedere ai numerosi servizi messi a disposizione dall'Ateneo con un semplice click da ogni parte d'Italia e del mondo.

Approfondimenti
AlmaWelcom: un servizio a dimensione di studente e di Università' - Ne parliamo con Carlo Polacchini - Dirigente Ufficio Organizzazione e Sistemi (ORG) dell'Università degli Studi di Bologna

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