Mandato Informatico: un successo per Reggio Emilia

In termini giuridici il Mandato informatico è un messaggio elettronico, composto da dati utente e da codici universali, che viene validamente impiegato a fini probatori, amministrativi e contabili (Deliberazione AIPA 9 novembre 1995 ). In pratica si tratta di una mail che, autenticata per mezzo della firma digitale, autorizza lo svolgimento dell'iter della pratica di pagamento, eliminando la necessità della forma cartacea, prima unico veicolo per la firma con valore probatorio.

Mandato Informatico: vantaggi e criticità

Come è evidente i vantaggi dell'utilizzo di un simile strumento sono molteplici, specialmente per quanto riguarda le applicazioni nel comparto della tesoreria
Aumento della velocità dell'iter della pratica;
Diminuzione della possibilità di deterioramento od errore;
Possibilità di un monitoraggio più efficiente dei flussi di spesa, grazie alla possibilità di eseguire report in tempo reale;
Snellimento delle procedure di protocollo e di archiviazione;
Semplificazione dei rapporti con cittadini e imprese;

Nonostante i lati positivi, un sistema di Mandato informatico richiede però un notevole investimento sia infrastrutturale, che organizzativo, che, almeno per il momento, ha limitato drasticamente la sua diffusione tra le pubbliche amministrazioni. Se da una parte infatti occorrono piattaforme e software gestionali in grado di implementare sistemi di gestione del flusso documentale completamente informatizzati, dall'emissione, alla validazione (con relativo utilizzo della firma digitale) fino all'archiviazione, assicurando elevati livelli di sicurezza, dall'altra l'abbandono della burocrazia cartacea, quasi impressa nel DNA della nostra amministrazione pubblica, comporta un vero e proprio salto di mentalità del personale e della dirigenza, e soprattutto necessita di una riformulazione delle strutture organizzative e della formazione professionale. A questo va aggiunto che nella pubblica amministrazione le operazioni di incasso o di pagamento non si esauriscono in un rapporto contabile tra creditore e debitore, ma chiamano in causa rapporti con diversi soggetti concatenati a livelli differenti e regolati da stretti vincoli normativi.

Tra i rari casi di eccellenza e di lungimiranza, come quello della Provincia Autonoma di Trento presentato dall'Altra pa circa un anno fa, va segnalato l'ultimo in ordine di tempo, portato a termine e presentato lo scorso Ottobre dal Comune di Reggio Emilia.

Mandato Informatico a Reggio Emilia

Il progetto di Mandato Informatico del Comune di Reggio Emilia è stato avviato nel mese di aprile 2003 con uno studio di fattibilità, che aveva come obiettivo quello di verificare la possibilità concreta di sostituire i tradizionali mandati di pagamento cartacei emessi dalla tesoreria comunale, in flussi documentali elettronici.
Allo studio di fattibilità è seguito poi un periodo di analisi per l'individuazione del percorso ottimale, e delle specifiche tecniche più adeguate alle esigenze delle strutture coinvolte, che ha portato all'individuazione della firma digitale basata sul sistema della smart card a doppia chiave, come lo strumento più idoneo. In pratica si tratta di una coppia di chiavi una privata, posseduta dal soggetto titolare della carta che appone la propria firma sul documento, e una pubblica, attraverso cui il tesoriere può verificare l'autenticità della firma e quindi autorizzare l'iter di pagamento. In questo modo un documento elettronico firmato digitalmente acquisisce la stessa validità di una firma apposta su una documentazione cartacea.

Gli atti preliminari

Parallelamente agli studi di carattere tecnologico, alle ricerche di mercato e alla predisposizione del bando di gara per l'affidamento del servizio, è iniziata un'attività di riorganizzazione logistica e normativa altrettanto importante. Innanzitutto è stato modificato il regolamento di contabilità, in modo da introdurre le disposizioni relative all'emissione degli ordinativi di pagamento e di incasso, ed in secondo luogo si è proceduto alla sottoscrizione di un protocollo di interscambio tra Comune e Tesoriere che definiva caratteristiche tecniche, tempi e modalità del rispettivo operare. In particolare il protocollo stabiliva:
la natura dei messaggi scambiati,
la struttura e il trattamento degli stessi,
le norme di sicurezza,
il monitoraggio del flusso,
i tempi di invio e le modalità di risposta,
le modalità di firma degli ordinativi per pacchetto,
i messaggi obbligatori ed opzionali,
la struttura delle disposizioni di pagamento e di incasso,
il blocco, l'annullo, la rettifica, la sostituzione e infine la gestione delle anomalie.

La sperimentazione

Nel gennaio 2004 è stata avviata una fase sperimentale. Durante i cinque mesi della sperimentazione sono stati effettuati numerosi test utilizzando parallelamente il supporto cartaceo e la firma digitale, e verificando tutte le funzionalità della procedura del Mandato Informatico, dalla trasformazione in formato standard dei mandati di pagamento utilizzati dal programma gestionale dell'ente, alle modalità di selezione ed estrazione dei singoli mandati (per operatore, per firma, per addetto al controllo, per beneficiari, per data, per capitolo etc.), e dalla possibilità di sospendere la procedura in qualsiasi fase del controllo, fino al riconoscimento degli utenti, e alla consultazione dello stato del Mandato durante l'iter.

La fase operativa

Nel mese di maggio 2004 è stata data la piena operatività al sistema eliminando definitivamente il mandato "cartaceo". Gli obiettivi a cui mirava l'amministrazione, ovvero
migliorare l'efficienza complessiva del servizio di tesoreria;
accelerare il processo di pagamento dell'Ente;
semplificazione dei controlli sui ritorni del Tesoriere;
conservazione dei documenti e consultazione storica dell'iter di ciascun mandato;
assicurare una maggiore efficacia al controllo a monte sui processi di spesa
sono stati confermati dalle prime rilevazioni, che hanno inoltre evidenziato una maggiore responsabilizzazione degli operatori che, non potendo più comunicare informazioni al tesoriere mediante segnalazioni sul cartaceo, sono stato costretti a concentrare l'attività al momento dell'emissione del mandato. In sostanza quindi l'intero progetto ha comportato un vero e proprio cambio culturale per l'ente, ma anche per l'istituto bancario che ricopre l'incarico di tesoriere.

Progetti futuri

La fase successiva di sviluppo per l'amministrazione comunale di Reggio Emilia, vedrà la realizzazione del processo per la riversale informatica, la cui sperimentazione dovrebbe partire a Gennaio 2005, con un'impostazione analoga a quella del Mandato Informatico.

Più traspaenza e responsabilità con il Mandato Informatico. Un'intervista a Lorenza Benedetti, Responsabile dell'Unità Complessa Tesoreria e Fiscale del Comune di Reggio Emilia

Il dossier Altra pa del 24 Aprile 2003 sul Mandato Informatico nella Provincia di Trento