PIU' TRASPARENZA E RESPONSABILITA' CON IL MANDATO INFORMATICO

Ne parliamo con

Lorenza Benedetti - Responsabile dell'Unità Complessa Tesoreria e Fiscale del Comune di Reggio Emilia

In primo luogo abbiamo verificato la condizione favorevole alla realizzazione del progetto, sia per quanto riguarda la normativa vigente, sia in relazione allo stato tecnologico dell'Ente, individuando le caratteristiche tecniche e i requisiti del sistema Hardware/Software da attivare e verificando la disponibilità attiva delle parti coinvolte (amministrazione comunale ed ente tesoriere).
Successivamente abbiamo individuato una società a cui affidare il servizio di gestione documentale la cui offerta corrispondeva alle esigenze tecniche e funzionali individuate dall'Ente. La soluzione della ditta fornitrice del servizio ci permette di prendere in carico sul Datacenter tutti i dati e le operazioni relative a Mandati e Reversali, di riconoscere e abilitare gli utenti alle operazioni loro consentite in base ai certificati contenuti nelle smart card di cui ognuno è titolare e di mettere il funzionario in condizione di:
individuare i documenti da esaminare in base a diversi criteri di selezione;
visualizzare il dettaglio di ogni documento;
apporre un visto di convalida preliminare all'operazione di firma;
decidere, se includere il documento nel pacchetto da firmare, piuttosto che sospenderlo temporaneamente o bloccarlo (con l'inserimento di note a corredo);
firmare e trasmettere i documenti al tesoriere;
verificare la presa in carico da parte della banca e l'esito del trattamento di ognuno (sostitutivi di quietanza);
operare consultazioni mirate sulla base di una molteplicità di criteri di selezione;
memorizzare e visualizzare tutti gli eventi relativi all'iter documentale;
rilasciare report e listati di controllo.

Il percorso non è stato semplice. L'operatività ha richiesto una riorganizzazione delle procedure interne e delle funzioni degli operatori come ad esempio l'attribuzione di nuove mansioni (ad esempio l'estrazione di tutti i documenti emessi il giorno precedente dal programma gestionale di contabilità e trasmissione dei flussi al sistema di firma per rendere il mandato immediatamente pronto per il visto e la firma), la revisione delle modalità di esercizio del controllo da parte dei vistatori e dei firmatari e la modifica delle modalità di archiviazione delle fatture, prima archiviate con il mandato cartaceo.
Sono state affrontate numerose problematiche e criticità come ad esempio la gestione del bollo, la revisione delle anagrafiche dei fornitori, la gestione delle note informative e delle causali di pagamento, la gestione delle commissioni bancarie ecc…
Infine c'è stato un inteso lavoro di redazione degli atti preliminari per la realizzazione del progetto.

Il nostro obiettivo primario era quello di disporre di un modello di servizio autonomo dal sistema contabile gestionale, che ci consentisse la gestione dei Mandati di Pagamento e delle Reversali d'incasso in forma elettronica validati dalla tecnologia di firma digitale nel rispetto degli obblighi di legge e con i massimi livelli di sicurezza nei processi di scambio con il Tesoriere.
Inoltre abbiamo puntato a:
conseguire la massima efficienza dei processi di scambio;
utilizzare una tecnologia che consentisse l'integrazione semplificata nel sistema informatico utente e rendesse trasparente la complessità tecnologica ed organizzativa;
predisporre la conservazione del flusso documentale non modificabile nel tempo, in riferimento alla normativa vigente;
eliminare la documentazione cartacea e permettere la consultazione storica interattiva, dei documenti informatici e del loro iter procedurale.

Il progetto è partito nel mese di aprile 2003, mediante uno studio di fattibilità per realizzare la sperimentazione di trasformazione dei mandati di pagamento cartacei in flussi documentali elettronici tramite l'utilizzo della "firma digitale". E' seguita poi una fase di analisi e di studio per la definizione del tracciato e delle modalità operative mediante un confronto costante tra amministrazione comunale, ente tesoriere e società che si occupa del servizio di gestione documentale. Nel gennaio 2004 è stata avviata una fase sperimentale dove sono stati effettuati vari test utilizzando parallelamente il supporto cartaceo e la firma digitale. Nel mese di maggio 2004 siamo entranti in piena operatività eliminando definitivamente il mandato "cartaceo". I risultati ottenuti in questa prima fase sono legati principalmente ad una migliore qualità dei controlli, che sono ora più capillari e puntuali. Vi è inoltre stata una maggiore responsabilizzazione degli operatori che non possono più comunicare informazioni al tesoriere mediante segnalazioni sul cartaceo, concentrando l'attività al momento dell'emissione del mandato.
Sono notevolmente migliorati i controlli sui flussi di ritorno del tesoriere.

Pensiamo che il ritardo sia dovuto principalmente alla complessità del sistema, ma anche a causa di criticità legate ad abitudini consolidate dell'ente, resistenze al cambiamento organizzativo e sensazioni di insicurezza nei controlli dovuti dell'eliminazione del cartaceo. C'è poi un problema di costi, che il Comune di Reggio Emilia, è risucito a gestire anche perchè in fase di progettazione ha individuato una soluzione in Outsourcing, che ha permesso di attivare un servizio centrato su competenze e infrastrutture tecnologiche esterne, nonché di sperimentare la tecnologia altamente innovativa della "firma digitale" senza dover sostenere consistenti investimenti in infrastrutture tecnologiche da parte dell'Ente. I futuri costi saranno legati allo sviluppo della riversale informatica che si baserà sullo stesso iter procedurale e sulle stesse modalità operative del mandato elettronico.

L'esperienza del mandato elettronico è senz'altro replicabile in altre realtà, in particolare nelle amministrazioni di medio-grande dimensione. Nelle piccole realtà è invece più difficile sia per la carenza di risorse finanziarie necessarie all'acquisizione della procedura, sia per mancanza di profili professionali in grado di supportare la fase di avvio. Alcuni comuni e province si stanno comunque attivando in tal senso.
Per quanto riguarda l'adesione al Bando per il catalogo dei progetto di riuso del Ministero per l'Innovazione e le tecnologie stiamo in questi giorni analizzando il progetto, ma non abbiamo ancora preso una decisione in merito.