Recupero di efficienza e ottimizzazione delle risorse

Ne parliamo con

Ferdinando Mulas - Direttore Ufficio per lo Sviluppo e la Gestione del Sistema Informativo Automatizzato

La situazione pregressa era quella di una serie di applicazioni a macchia di leopardo che intervenivano su alcune aree di gestione, ma non sostanziavano un progetto integrato. La svolta è stata quella di definire un progetto complessivo che affrontasse tutti gli aspetti operativi della gestione del personale. Che erano parecchi. Quindi l'aspetto intanto innovativo è stato questo approccio globale. Operativamente parlando, prima di questo sistema automatizzato, un pezzo veniva gestito automaticamente - tutta la parte di trattamento economico o relativo ai decreti di inquadramento, la parte relativa ai trasferimenti per i quali si riusciva a gestire in automazione tutto il piano nazionale dei trasferimenti. Ma moltisimi altri ambiti - la disciplina, la gestione sanitaria - erano gestiti ancora in modo tradizionale. In definitiva c'era questa coesistenza anomala tra gestione informatica e gestione tradizionale. Stiamo parlando del periodo che va dalla fine degli anni '80 fino al 2002, sostanzialmente. Funzionava così: le amministrazioni incontravano enormi difficoltà nell'avviare piani di informatizzazione completi. Quando, invece, si lanciano applicazioni settoriali - e fin'ora è stato più o meno sempre così - di fatto non potendosi informare completamente tutto il processo di gestione, si è obbligati a far coesistere fascicolo cartaceo e applicazione informatica, spesso per gestire sempre gli stessi dati.

Sostanzialmente perchè all'interno della Polizia Penitenziaria i problemi di gestione sono molto più complicati di quanto non sia per il personale del comparto ministeri dove c'è una normativa e tutta una serie di strumenti in qualche modo più aggiornati e semplificati: basti pensare che noi a volte ci siamo trovati a dover applicare decreti o norme del 1950. Quindi in un certo senso è stato scelto il comparto più oneroso da gestire per gli adempimenti connessi a questa gestione e nel quale si sono fatte sentire sempre di più delle criticità maturate nel tempo.
Siamo effettivamente partiti dallo zoccolo duro: ma nei processi di informatizzazione non sempre si segue l'iter di graduale progressione che sarebbe logico aspettarsi. Non c'è una pianificazione che parte dal vertice e che in qualche modo, poi, investa i livelli sottostanti: talvolta si parla di emergenza, talvolta si affrontano le situazioni in modo "spontaneo", in base alle pressioni e alle esigenze manifestate e legate all'iniziativa dei singoli. Nel caso specifico del sistema SIGP io mi sono trovato, ad un certo punto, a dover far fronte ad una serie di richieste che ho interpretato nel modo che ritenevo più opportuno per dare la soluzione più attinente.

Il sistema ha più fasi di applicazione e posso dire che non è ancora totalmente operativo. E' operativa tutta la parte legata alla gestione giuridico-economica. Questo dal 2002. Adesso è in attivazione la fase più difficile: la parte relativa alle procedure di gestione amministrativa. Siamo nella fase di caricamento dei dati da fascicolo. In definitiva cosa ci si aspetta: ogni amministrazione gestisce la matricola del personale, in pratica un maxi registro in cui vengono annotate tutti i momenti salienti della carriera del dipendente, dall'assunzione fino alla risoluzione del rapporto di lavoro. Questo sistema manda in pensione il registro di matricola per produrla automaticamente. Quindi il risultato dell'automazione, se si vuole, è proprio la posizione matricolare del dipendente.
Un aspetto particolarmente interessante è rappresentato dalla gestione delle turnazioni. I turni non riguardano la gestione giuridico-amministrativo-economica, ma la gestione operativa del personale. Vale a dire l'impiego concreto del personale nei vari turni di servizio. Il personale opera su un quadrante di 24 ore, nell'arco della giornata sono previsti quattro quadranti. La rotazione e, quindi, l'impiego del personale può essere gestito, se pure non ancora su scala nazionale, in forma automatizzata. Il vantaggio di questa operazione è particolarmente importante: finalmente si hanno anche gli elementi per redistribuire meglio il personale, compatibilmente con la difficoltà di alcune situazioni. Riuscire ad avere dei criteri di distribuzione del personale un po' più proporzionati ed appropriati è un gran passo: con questo sistema si riuscirà ad avere gli elementi di valutazione necessari per tenere sotto controllo la distribuzione del personale.
La gestione dei turni è, anch'essa, già in atto, in alcune sedi pilota: a Roma, Carcere di Regina Coeli; a Milano, Carcere di San Vittore e nel Carcere di Civitavecchia.

Per quanto riguarda il primo aspetto, noi abbiamo formato i formatori, un contingente che ha il compito di insegnare agli altri, in una sorta di sistema a cascata, l'utilizzo delle procedure. E' stata una valutazione di tempi: forse non è il massimo di contributo formativo però, integrata da un manuale di accompagnamento fatto molto bene - disponibile anche on line da un portale per la teleformazione che abbiamo messo a disposizione e in cui pensiamo di rendere disponibile anche un corso di addestramento specifico; dicevo, forse l'ideale sarebbe stato formare a tappeto tutto il personale. Ma facendo un po' di conti sarebbe occorso più di un anno, un tempo di cui, sinceramente, non disponiamo.

Per quanto concerne i costi, complessivamente il contratto era stato di poco più di quattro miliardi di lire (nel 2001). Non è tanto, se si considera che da adesso in poi, per il riutilizzo del sistema nel comparto ministeri, la spesa che si andrebbe ad affrontare, secondo una mia stima di massima, sarebbe ridotta di almeno tre quarti.