Protocollo Informatico nel Comune di Impruneta: dalla riforma delle leggi alla riforma dei processi

Premessa

Dopo sette anni e una complessa regolamentazione - dalla legge generale sull'informatizzazione delle procedure amministrative (legge 59 del 1997) alla direttiva del MIT 9 dicembre 2002 che stabilisce una data termine, 1 gennaio 2004, per consentire alle amministrazioni di adeguarsi al processo di digitalizzazione delle procedure di protocollo - è uno scenario ancora piuttosto desolante quello della informatizzazione integrale delle attività delle amministrazioni pubbliche.

Il Comune di Impruneta rappresenta una delle poche eccezioni: dal 2000 ad oggi un meticoloso lavoro di riprogettazione delle attività comunali ha consentito di portare ad uno dei veri esempi di gestione informatizzata dei flussi documentali cui possiamo far riferimento in Italia. A 10 mesi dalla scadenza ultima per l'adeguamento, i presupposti ci sono tutti perché il Comune possa finalmente gestire i documenti per via telematica:

	un sistema di firma digitale, che attesti in maniera irrefutabile l'identità dell'autore di un documento
	un sistema di posta elettronica certificata che registri in maniera univoca il traffico dei messaggi in entrata e uscita
	l'interoperabilità tra le infrastrutture tecnologiche di diverse amministrazioni, senza la quale è impossibile un reale scambio di informazioni tra uffici pubblici e tra enti e cittadini
	sistemi di protocollazione, che utilizzano criteri standardizzati facilmente riconoscibili
	un sistema di archiviazione ottica, che garantisca nel tempo la conservazione dei documenti

Ma procediamo con ordine.

"….. occorre... un ulteriore sforzo organizzativo, professionale e culturale che consenta di passare dalla concezione tradizionale di sistema informatico a quella di sistema informativo, consistente in un flusso di informazioni continuo e pluridirezionale, finalizzato a fornire il supporto conoscitivo alle attività decisionali."

La Direttiva del Ministero per l'Innovazione Tecnologica ha poi specificato le finalità del Protocollo informatico…

	migliorare l'efficienza interna delle amministrazioni attraverso l'eliminazione dei registri cartacei, la riduzione degli uffici di protocollo e la razionalizzazione dei flussi documentali
	migliorare la trasparenza dell'azione amministrativa attraverso degli strumenti che consentano un effettivo esercizio del diritto di accesso allo stato dei procedimenti ed i relativi documenti da parte dei soggetti interessati (cittadini ed imprese).

….e individuato gli obiettivi operativi da attuare entro il 1° gennaio 2004

	individuazione delle Aree Organizzative Omogenee (AOO)
	istituzione di un "Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi"
	istituzione di un "Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi"
	individuazione del Responsabile del "Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi"
	nomina del Vicario del Responsabile
	realizzazione o revisione del sistema di protocollo - nucleo minimo

La scelta del Comune di Impruneta, in questo senso, è stata formale: insieme al Manuale di gestione - lo strumento che descrive e specifica le modalità di trattamento dei documenti cartacei e informatici del Comune; e al Titolario di classificazione - un sistema logico che gestisce la classificazione dei documenti permettendo di organizzarli in maniera omogenea; il Comune ha scelto di adeguarsi in modo completo a quanto suggerito dalla normativa rispetto ai requisiti di un sistema di gestione informatica

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Fonte: Convegno "In Comune con un click"

L'informatizzazione integrale dei procedimenti si è fondata su due processi interni all'ente e su un processo che ha coinvolto l'utenza esterna.

la prima, l'individuazione del partner commerciale mediante una gara di appalto che si è conclusa nel luglio 2003. Le caratteristiche principali del procedimento sono state:

	formulazione di un capitolato approvato con determinazione
	invio di una lettera di invito a trattativa privata con gara ufficiosa
	proposta di una "demo" da parte di ciascuna ditta elaborata e illustrata secondo la traccia fornita da un questionario posto dalla Commissione

la seconda, l'implementazione del sistema: può essere schematizzata in una serie di tappe, alcune delle quali sono già state raggiunte, mentre altre devono ancora essere realizzate

	sono stati censiti tutti i procedimenti amministrativi del Comune;
	i procedimenti amministrativi censiti sono stati "tradotti" in linguaggio organizzativo (flow chart);
	è stata effettuata una ulteriore "traduzione" dei procedimenti dal linguaggio organizzativo al linguaggio informatico tramite il costruttore di procedimenti (iter builder);
	è stato gradualmente implementato il software di gestione dei procedimenti;
	è stata introdotta tutta la modulistica preformata connessa ai vari procedimenti memorizzati;
	è stata effettuata la fase di addestramento degli oltre cento utilizzatori, inclusi tutti gli amministratori che desiderano ricevere formazione in materia.

Complessivamente, nel corso di queste due fasi di attuazione, sono stati censiti 602 documenti amministrativi

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Fonte: Convegno "In Comune con un click"

Presumibilmente Saranno necessari ancora due anni per completare il progetto, ma questo è quanto è stato già realizzato nei primi dieci mesi del 2004:

Ulteriori vantaggi

A completamento di un percorso di riorganizzazione delle forme di lavoro interne, accellerate dall'introduzione del protocollo in formatico e della gestione documentale, nel corso del 2004 il Comune di Impruneta, utilizzando software free ware, ha progettato un Portale Interno (intranet): l'ambiente nel quale ciascun operatore si trova a lavorare non appena acceso il proprio pc.
In esso sono reperibili tutti gli "attrezzi del mestiere": applicativi software, normativa esterna e interna, informazioni, link utili, rubriche, rassegna stampa quotidiana, messaggi e news.

Sono rilevabili sulla rete intranet:

	Strumenti: protocollo, gestione documenti e procedimenti; albo pretorio; banche dati; elenco telefonico e di posta elettronica; accesso file server; liste di distribuzione e-mail
	Sondaggi tra gli utenti del portale
	Indirizzi Internet (Elenco di Web-Links di interesse per i dipendenti suddivisi per argomento).
	Archivio Documenti: regolamenti; statuto; atti fondamentali dell'ente (Bilancio, PEG, PDO, Piano assunzioni, ecc)
	Delibere collegate allo statuto, regolamenti, atti fondamentali.
	News, rassegna stampa, novità dell'ente; notizie sindacali; comunicazioni eventi.

Approfondimenti

L'intervista ad Antonio LE DONNE, Segretario e Direttore Generale del Comune di Impruneta

L'intervista a Massimo MICHELOTTI, Responsabile Sistemi Informativi del Comune

"In Comune con un Click": presentazione del progetto alla rassegna "Dire & Fare" (zip 4Mb)