Un modello di controllo, per una programmazione
efficace e senza sprechi: l'esperienza di Trambus

Analisi della situazione

La società Trambus in linea con i principi delle società di capitali si è posta gli obiettivi di: sviluppare una cultura del controllo del business in termini economici e finanziari, riorganizzare la struttura dei costi/ricavi dei prodotti e servizi in linea con le esigenze di una S.p.A., avere un puntuale monitoraggio dei risultati ottenuti rispetto la qualità del servizio, il contenimento dei costi e il Performance Management. A tale proposito è stato attivato un processo di trasformazione che ha interessato vari settori dell'azienda, in particolare la riorganizzazione della struttura interna, la revisione di alcuni processi produttivi e l'adeguamento dei sistemi informativi. In tale contesto, si è ritenuto necessario effettuare la ricerca e la progettazione di strumenti e meccanismi gestionali ed organizzativi che potessero in ambito aziendale fornire informazioni puntuali e complete sull'attività svolta. Una soluzione in grado di integrare tutte le informazioni esistenti in azienda per consentire al Top Management di pianificare e monitorare l'andamento economico/finanziario con l'obiettivo di poter intervenire nelle aree più critiche.

Soluzione

Dopo aver confrontato alcune soluzioni proposte dal mercato, Trambus ha scelto la soluzione OutlookSoft Everest, soluzione di Business Performance Management web-based unificata, per realizzare il sistema di budgeting, forecasting e reporting dell'Azienda. Per tale decisione Trambus si è avvalsa della società di consulenza "PRAXI Organizzazione e Consulenza", che è stata di supporto alla società dalla fase di selezione, a quella di definizione del modello e di implementazione del software.

"I criteri di selezione che hanno portato all'adozione di OutlookSoft Everest," ha affermato Armando Rossi, Partner di Praxi e Responsabile delle soluzioni di Business Performance Management per la Sede di Roma, "sono stati la semplicità di utilizzo, la facilità con cui è possibile alimentare il sistema tramite file provenienti da altre applicazioni utilizzate dalla società e la possibilità di estendere il sistema ad altre funzioni aziendali con il minimo impatto sulla soluzione adottata."

Il progetto realizzato con Everest ha visto lo sviluppo di fasi successive. Roberto Basile, Responsabile del team di progetto per Praxi, ha gestito inizialmente il lavoro ponendo particolare attenzione alle esigenze funzionali della struttura operativa. La fase iniziale ha visto l'adeguamento funzionale del modello di controllo ai mutamenti organizzativi della società. Era infatti necessaria la progettazione di un sistema in grado di supportare sia il nuovo modello di budget che la nuova struttura organizzativa. Ad essa è seguita la fase di implementazione vera e propria del sistema di budget.Tale fase ha visto in particolare lo sviluppo e la definizione delle dimensioni di analisi, delle regole di allocazione e integrazione, dei form di data entry, dei report, l'integrazione con altri sistemi e l'individuazione dettagliata dei profili utenti. Il budget realizzato per Trambus prevede la raccolta dei valori economici necessari alle strutture aziendali per una corretta gestione della propria operatività. L'applicazione prevede l'acquisizione dei valori di consuntivo dal sistema contabile esistente e i valori quantitativi di driver tramite altre procedure. I valori previsionali vengono inseriti sia automaticamente che manualmente, tramite schede di input specifiche per ogni Centro di Costo, in questo caso si riferiscono quindi alle funzioni aziendali che gestiscono tali costi. In seguito all'inserimento dei dati, il processo prevede un primo step di allocazione per centro di costo, a cui segue la procedura di allocazione automatica di valori di costo diretto, indiretto e ricavi per servizio, tramite opportune regole codificate ed implementate con la struttura interna di Controllo di Gestione. Tale flusso permette di avere conti economici direzionali, per microstrutture e per servizio.

L'integrazione con la tecnologia Microsoft

Il progetto realizzato sfrutta le potenzialità della piattaforma tecnologica Microsoft, integrando in un unico ambiente differenti soluzioni e sistemi IT. La soluzione viene eseguita su sistema operativo Microsoft Windows 2000 Server e sfrutta Microsoft SQL Server come motore database, mentre l'interfaccia di interrogazione è quella di Microsoft Office. Con questa soluzione, l'azienda può accedere facilmente a tutte le informazioni del Gruppo e di ogni singolo progetto. La soluzione OutlookSoft Everest, in particolare, è realizzata interamente in architettura Web e utilizza una base dati multidimensionale costruita sui servizi di SQL Server 2000 Analysis Services. Il database multidimensionale è interrogato e alimentato mediante l'interfaccia utente di Microsoft Excel. La soluzione fornisce uno strumento di reportistica e di analisi multidimensionale in tempo reale rispetto all'aggiornamento dei dati.

Vantaggi e benefici

"L'implementazione di OutlookSoft Everest," ha affermato Fausto Concezzi, Direttore Finanza e Controllo di Trambus, "fornisce un'informazione completa sia in ambito previsionale che di analisi degli scostamenti ed è utilizzata dal Vertice Aziendale per pianificare e monitorare l'andamento economico. Presto potrà essere estesa ai Responsabili Operativi per verificare la propria l'efficienza gestionale ed il raggiungimento degli obiettivi pianificati. OutlookSoft Everest ha fornito a Trambus la possibilità di effettuare, con facilità ed in autonomia, le personalizzazioni richieste dalle esigenze aziendali".

Inoltre, grazie all'utilizzo di questo strumento, è stato possibile organizzare e gestire informazioni relative a specifici centri di costo che prima venivano tralasciate. Un esempio sono le rimesse, i livelli organizzativi di erogazione della produzione.
Ad oggi, secondo l'analisi svolta, è possibile avere una visione dettagliata sulla composizione della forza lavoro impiegata, sul costo gestito e di competenza della rimessa e della qualità del servizio offerto. Inoltre la reportistica di output realizzata è in grado di soddisfare le esigenze di analisi dei diversi livelli organizzativi.

Sviluppi futuri

Grazie al buon risultato del progetto "il Modello di Controllo", Trambus ha già commissionato l'estensione del progetto anche alle dimensioni Patrimoniale e di analisi del Cash Flow. E' inoltre in fase di analisi la possibilità di utilizzare Everest anche per altre applicazioni, tra cui il Budget del Costo del Personale e Cruscotti Direzionali (BSC), sfruttando appieno la piattaforma tecnologica unica di OutlookSoft, che consente di sviluppare soluzioni differenti di Business Performance Management.

TRAMBUS

Trambus è la principale società per azioni del trasporto pubblico di superficie a Roma. Nata nel dicembre del 2000 dalla trasformazione dell'azienda speciale ATAC, la nuova società unisce la professionalità che deriva da decenni di esperienza nel trasporto romano alla volontà di competere sul mercato della mobilità in Italia e all'estero.
Con 8794 dipendenti, oltre 480 milioni di euro di fatturato ed una produzione che nel 2002 ha toccato i 130 milioni di chilometri, Trambus è la società di trasporto pubblico più grande in Italia.

Serve un territorio di 5290 chilometri quadrati, con 2130 chilometri di servizio autobus, con 241 linee servite da 2586 vetture; più di 50 chilometri di tranvie con 159 tram per 6 linee.

Il suo obiettivo è di proporre servizi di qualità non solo nel trasporto di linea, ma anche nel campo delle nuove offerte "dedicate": trasporto turistico, noleggio da rimessa, servizi per disabili, scuola bus, servizi per mobility manager aziendali. Negli ultimi anni ha espresso una forte vocazione ambientalista per la mobilità urbana sostenibile. La rete di bus ecologici in servizio nel centro storico di Roma costituisce l'esperienza più avanzata alivello mondiale, per il trasporto pubblico che non gravi sull'ambiente.