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Come
riorganizzare le procedure di acquisto di una Provincia
ne
parliamo con:
Dott.ssa Irene
Barbafieri
Resp. UOO Provveditorato
Provincia di Pisa
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Ci
potrebbe brevemente, descrivere il progetto? Come intervengono i fornitori
nella procedura di e-procurement, qual è il ruolo della Provincia
etc?
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La Provincia di Pisa ha
sperimentato in tempi recenti nuovi modelli di gestione della funzione
acquisti.
L'innovazione gestionale si è sviluppata in particolare su due
piani:
 il
piano tecnologico, attraverso l'utilizzazione di nuove tecnologie
nelle procedure di acquisizione di beni e servizi;
il piano
organizzativo soprattutto con la nascita di modalità nuove
di forme di aggregazione tra gli enti locali, tramite apposite convenzioni,
per la gestione in comune dei processi di acquisto.
Il progetto "Come riorganizzare le procedure di acquisto di una
Provincia", presentato dalla Provincia di Pisa e risultato vincitore
della V° edizione del premio Cento Progetti al servizio dei cittadini,
prevede l'utilizzo di nuovi modelli e strumenti di gestione aziendale
basati su concetti di produttività ed efficienza e su un diverso
ruolo dell'amministrazione anche attraverso lo sviluppo di tecnologie
informatiche e telematiche destinate a rappresentare il nuovo volto della
P.A. (e-procurement).
Questi in sintesi i punti principali del progetto:
 Innovazioni
sul Piano Tecnologico
Sviluppo del sito Internet
Informatizzazione delle
procedure dell'iter degli appalti
Firma digitale
Gare on line
 Innovazioni
sul Piano Organizzativo
Istituzione
della U.O.O. Provveditorato
Sviluppo di forme di
aggregazione tra enti
Innovazione sul Piano Operativo
Convenzioni
aperte
L'obiettivo dell'innovazione
del processo di acquisto è di far diventare la Provincia una "agenzia
di acquisto", una sorta di Consip locale per i 39 comuni della Provincia,
attraverso l'utilizzo di cataloghi on line, gare telematiche ed altri
strumenti di acquisto che possano favorire la riduzione della spesa (es.:
convenzioni).
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Il
servizio è già attivo? Come è andato il primo acquisto
on line? Può tracciare un primo bilancio dell'esperienza?
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Parte del processo di
innovazione si è già realizzato relativamente al lato organizzativo
attraverso la costituzione della U.O.O. Provveditorato, e relativamente
al lato operativo per quanto riguarda lo strumento operativo delle convenzioni
aperte pluriennali. Dal punto di vista tecnologico è stato già
effettuata la ristrutturazione del sito Internet della Provincia le pagine
web relative ai bandi di gara sono state arricchite, oltre che dalla pubblicazione
dei bandi, anche dalla pubblicazione degli esiti degli appalti aggiudicati
e dalle comunicazioni ente/Ditte partecipanti. Relativamente alla firma
digitale si è già realizzata la prima fase che prevedeva un
primo pacchetto di firme digitali a Presidente della Provincia, assessori
e Dirigenti. La seconda fase prevede l'ampliamento della firma elettronica
ai funzionari fino ad arrivare a dotare tutto il personale di questo strumento.
All'inizio dello scorso anno ha avuto inizio il progetto per la gestione
delle gare on line che si è poi concretizzato con l'individuazione
del partner gestore informatico della piattaforma telematica per la Provincia
di Pisa.
Il progetto prevede l'utilizzo di questo strumento per gli approvvigionamenti
di beni e servizi gestiti ad oggi attraverso le gare ad evidenza pubblica,
per questo l'obiettivo è stato quello di individuare una piattaforma
che ottemperi a tutte le indicazione stabilite del DPR 101/2002.
E' stato redatto il Bando di abilitazione per le gare telematiche e per
il mercato elettronico, è stato approvato il Regolamento per le gare
on line e sono state individuate le categorie merceologiche, mentre sono
in corso di definizione i bandi di gara e la codificazione dei prodotti
e quindi da settembre inizieremo le prime procedure di gara.
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Si
modificano i processi di lavoro e, necessariamente, entrano in crisi i
profili professionali tradizionali: come avete gestito questo cambiamento?
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Indubbiamente l'innovazione
tecnologica necessita a monte di un cambiamento organizzativo dell'ente
e prima ancora una disponibilità personale a sperimentare nuove forme
di lavoro. Il cambiamento è avvenuto in modo graduale partendo inizialmente
dall'accentramento sul piano organizzativo della funzione acquisti attraverso
la costituzione della UOO Provveditorato. Successivamente è iniziata
la partecipazione a Laboratori tematici organizzati dal Formez che hanno
consentito di accelerare il processo di innovazione tecnologica attraverso
lo scambio di esperienze con altre amministrazioni. E' stata così
acquisita una linea guida circa il percorso da seguire che è stata
poi tradotta anche in regolamenti dell'ente.
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Il
sistema ha richiesto un investimento molto elevato?
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Il progetto si articola
su diversi piani (tecnologici, operativi e organizzativi) quindi è
difficile quantificare i costi dell'investimento
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Avete
incontrato quali criticità?
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Gli aspetti critici
che sono emersi nel corso del progetto sono principalmente rappresentati
dalla difficoltà a coinvolgere il personale in assenza di incentivi
economici e di conseguenza il problema maggiore è stato il limitato
numero di persone coinvolte nel processo di innovazione.
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Da
quali amministrazioni sarà utilizzato?
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Il progetto prevede
che tutti i Comuni della Provincia di Pisa possano aderire all'iniziativa
degli acquisti associati.
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| Come
pensate di coinvolgere i comuni nel progetto? |
I
comuni interessati possono sottoscrivere una convenzione che il Consiglio
provinciale ha già approvato e che è stata inviata a tutti
gli enti e presentata nel corso di una giornata che è stata organizzata
nel mese di maggio dalla Provincia di Pisa e che ha visto come interlocutori
i principali anche i rappresentanti del mondo imprenditoriale (Unione Industriali,
C.N.A., A.P.I., Camera di Commercio).
Nell'ambito del principio di sussidiarietà e di collaborazione tra
enti segnalo che è stata firmata una convenzione tra Provincia e
Comune di Pisa per l'uso della piattaforma per le gare on line, condividendo
il sistema di gestione delle gare on line.
Con tale atto si realizzati tre obiettivi: 1) riduzione delle spese dovuto
alla compartecipazione delle spese relative al canone di gestione, 2) favorire
l'approccio delle ditte potenzialmente interessate a partecipare alle gare
relativamente alla comprensione della nuova modalità, di formazione
e di adesione al sistema, 3) incoraggiare la collaborazione tra enti nella
ricerca di soluzioni comuni e strategie innovative. |
| Quali
vantaggi otterrebbero? |
Fermo restando il principio
di autonomia di ciascun ente i comuni che vorranno aderire alle convenzioni
delegheranno alla Provincia il ruolo di stazione appaltante per gli acquisti
di beni e servizi che sono interessati ad avere.
L'associazionismo tra gli enti, ai diversi livelli di governo del territorio,
consente di conseguire numerosi vantaggi quali:
risparmi
economici;
risparmi
di risorse umane;
risparmi
di tempo;
snellimento
e semplificazione delle procedure;
standardizzazione
degli ordini di acquisto;
utilizzo
di personale tecnico competente.
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| In
quanto tempo verrà completato? |
Da
settembre si svolgeranno le prime gare on line e terminata la fase di sperimentazione
nel 2005, intendiamo avviare le gare telematiche anche per gli appalti di
lavori non appena sarà recepita la nuova direttiva europea sugli
appalti (18/2004) |
| Il
modello degli acquisti in rete può essere esteso a quali altri prodotti/servizi
non ancora previsti? |
Come
già anticipato è intenzione dell'amministrazione estendere
anche ai lavori oltre che ai servizi e alle forniture le procedure relative
alle gare on line. |
| L'e-procurement
come modello di approvvigionamento, nonostante alcuni casi di successo,
stenta a decollare: quali, a Suo, parere i motivi di questa lentezza? |
Sicuramente le difficoltà
sono legate al fatto di doversi rapportare a nuove tecnologie, a dover
modificare le procedure interne, alla mancanza di regole precise oltre
che alla necessità della collaborazione di tutte le strutture dell'ente
quali ad esempio l'ufficio protocollo, il servizio informatico, l'ufficio
gare.
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