del 27/05/2004

ModuS: MODUlistica per lo Stato

Sono oltre 22.000 gli stampati utilizzati dalle Pubbliche Amministrazioni nei rapporti con i cittadini, o nelle comunicazioni con le altre amministrazioni. L'interattività nelle comunicazioni con gli utenti, infatti è ancora agli albori, e quasi sempre la carta rimane l'unico modo per raggiungere la totalità della popolazione. Non solo moduli quindi, ma carta e buste intestate, modulari e bollettari, registri, inventari, modelli per le forze dell'ordine, e per la registrazione protocollare. E la modalità di richiesta per tutti e 22.000 è da sempre la stessa: richiesta su base annua al Ministero, passaggio al poligrafico con la richiesta di preventivo, invio del preventivo dal Poligrafico al Ministro dell'Economia e delle Finanze per valutarne la conrguità, e concedere l'autorizzazione, fotocomposizione del modello richiesto, stampa, consegna presso l'ente centrale, che provvede all'immagazzinamento ed successivamente ove che ce sia necessità alla distribuzione presso le sedi distaccate. Cose si capisce immediatamente un moltitudine di passaggi che aumentano esponenzialmente le possibilità di spreco e le diseconomie: Tempi di attesa lunghissimi; Calcolo della richiesta in base annua sull'ipotetico fabbisogno dell'anno successivo; Enormi avanzi di magazzino, causati da richieste sovrastimate (da una recente indagine si è calcolato che viene utilizzo solo il 50% di tutto il materiale che viene stampato); Costi di produzione elevati, con necessità di nuova fotocomposizione dello stampato per ogni richiesta; Mancanza di un indice generale della modulistica, con alta possibilità di errore nell'ordine; Intere produzioni inutilizzabili, a causa dei continui mutamenti in atto nella pubblica amministrazione (cambio di denominazione, di competenze, di dirigenza, chiusura di uffici etc.); Stoccaggi, inadeguati, in magazzini non adatti, con conseguente deterioramento degli stampati; Comunicazioni lente tra amministrazioni e Poligrafico, con errori sui moduli che si ripetono per anni;

Finalmente sembra che qualcuno si sia accorto di tutto questo e abbia provato a porre rimedio. La soluzione, presentata all'ultima edizione di FORUM PA si chiama ModuS: MODUlistica per lo Stato.

Il contesto

Nel 1996, nel quadro del riordino del Ministero del Tesoro, venne creato il Dipartimento dell'Amministrazione Generale, del Personale e dei Servizi del Tesoro con la funzione di concentrare una serie di attività di supporto e di servizi che il Ministero rende all'esterno, razionalizzandole dal punto di vista dei processi e dei servizi anche attraverso l'utilizzo delle nuove tecnologie dell'informazione e della comunicazione". Così, Giancarlo Del Bufalo descrive il ruolo del Dipartimento di cui è a capo, e introducendo l'origine del progetto ModuS, nato appunto da una collaborazione tra il Dipartimento dell'Amministrazione Generale, del Personale e dei Servizi del Tesoro, e l'Istituto Poligrafico e Zecca di Stato. Modus quindi non nasce come progetto isolato, ma si inserisce, accanto ad esempio al progetto la ra riorganizzazione degli acquisti, in un percorso che ha come obiettivo finale quello di eliminare gli sprechi, o almeno di ridurli, cercando di ottimizzare le risorse, rendendo meno costoso e più efficiente la gestione del personale e delle infrastrutture, e riorganizzando l'offerta di servizi..

L'idea

Alla base del progetto non c'è niente di innovativo, se non la convinzione che sia possibile allineare la produzione e la distribuzione dei beni e dei servizi erogati dalla pubblica amministrazione, per la pubblica amministrazione, a quella attualmente in corso nell'industria: p produzione "quando serve" o come si dice spesso just in time. Già da molto tempo, infatti, l'industria - ad esempio quella automobilistica, ma anche la grande distribuzione alimentare - ha tarato la propria produzione su questo modo di fare. Il bene cioè viene prodotto al momento dell'ordinazione, eliminando così la fase di stoccaggio, e avvicinando la fase di produzione alla fase di distribuzione. Logicamente l'avvicinamento è lento, e si basa su modelli statistici, che quindi lasciano ampi margini di scoperto, ma se si riuscisse a portare a compimento il progetto ModuS , si avrebbero degli effetti immediati sul panorama degli stampati eliminando tutte le diseconomia prima elencate con risparmi dal 10 al 40%.

I presupposti

Per impostare una così radicale rivoluzione nel processo di richiesta e di produzione degli stampati, si è reso necessario un complesso lavoro a monte, da parte di una commissione mista formata da esperti del Poligrafico e del Ministero che ha calcolato l'esatto ammontare di tutta la produzione modulistica per la pubblica amministrazione, creando una indice che prima non esisteva. Si pensava che la cifra si potesse aggirare attorno ai 10.000 modelli, ma alla fine si è arrivati a catalogare oltre 22.000 stampati, che sono stati tutti esaminati, per controllarne, la forma, i contenuti, la correttezza degli stemmi, e l'effettiva utilità o meno. Fatto questo tutti i moduli sono stati fotocomposti ed è stato creato un archivio digitale: una biblioteca elettronica di tutta la modulistica dello Stato. Parallelamente è stato creato un data base in cui sono stati indicati tutte le strutture dell'amministrazione pubblica, ripartite per dipartimenti ed uffici, e ad ogni singolo ufficio è stata assegnata la modulistica di competenza. Un grande lavoro di back office quindi, che va ben oltre la semplice richiesta on line di una fornitura.

Il servizio vero e proprio

L'infrastruttura di base, ovvero l'indice dei moduli, e l'archivio degli uffici pubblici, ha permesso così di passare alla seconda fase del progetto, ovvero la realizzazione di una piattaforma di e-Commerce, e di un negozio on line per la richiesta di fornitura di stampati da ogni singolo ufficio direttamente al Poligrafico: Fase 1 - L'ufficio necessita di un particolare stampato, quindi si collega al sito del poligrafico, e tramite accesso riservato naviga fino ad arrivare nella sezione di sua competenza, in cui visualizza tutti i modelli a sua disposizione; Fase 2 - Una volta individuato il modulo corretto, completa l'ordine, e il sistema, in modo automatico, inoltra la richiesta affiancandogli un preventivo sulla base di un tariffario, già in uso; Fase 3 - la richiesta viene depositata in un'area "neutra" del Ministero, in attesa di approvazione; Fase 4 - una volta concessa l'autorizzazione alla produzione la richiesta sempre in modo automatico viene ricevuta dai tecnici del Poligrafico, ne iniziano la produzione: Senza il bisogno di un nuovo lavoro di fotocomposizione, la lastra viene generata dall'archivio grafico, e passata alle macchine da stampa che permettono una tiratura fino a 2 milioni di pezzi al giorno; Fase 5- a questo punto inizia la fase di distribuzione diretta, eliminando quella di stoccaggio nei magazzini centrale dell'amministrazione, perché la richiesta riporta già l'ufficio a cui va consegnato il materiale;

I vantaggi

Riduzione dei tempi in tutte le fasi del processo, dalla richiesta, all'approvazione, alla produzione fino alla distribuzione finale; Eliminazione degli sprechi, dovuti agli ordini in eccesso; Maggiore efficienza per il poligrafico, con un archivio digitale che consente di saltare le fasi di fotocomposizione ed approvazione di ogni modello; Sicurezza transizionale, con possibilità di errore nell'ordine ridottissime; Possibilità, per quantitativi ridotti, di stampare gratuitamente il modulo direttamente dal formato PDF, messo on line, che garantisce il rispetto dei parametri e della grafica istituzionale, eliminando le fotocopie; Tracciabilità della richiesta, visto che ad ogni ordine è attribuito un codice univoco, che permette di verificarne lo stato di avanzamento da parte dell'amministrazione richiedente; Creazione di un modello Business to Government, che permette al Ministero un maggiore controllo sulle richieste di approvvigionamento e uno snellimento nelle procedure di autorizzazione; Creazione di una piattaforma e-Commerce, riutilizzabile per altri prodotti dell'Istituto Poligrafico e Zecca di Stato (numismatici e filatelici); Possibilità di indagini conoscitive sull'effettiva utilità dei singoli modelli, basta sui dati statistici relativi all'utilizzo e alla richiesta;

Il portale come canale di comunicazione

L'ultimo vantaggio di questo nuovo modo di gestire l'offerta di un servizio rivolto alle Pubbliche Amministrazioni risiede nel fatto, di centro non secondario, che il portale per l'e-commerce, una volta a pieno regime diventerà un canale privilegiato per le comunicazione tecniche tra i vari uffici periferici e il Ministero. Ogni cambiamento sulla denominazione dell'ente o sulle funzioni, ma anche ogni errore su un modulo, o ogni suggerimento per migliorare il modulo in base alla sua funzione potrà essere comunicata immediatamente attraverso una pagina dedicata, e passare al vaglio della commissione, che in tempi molto ristretti, potrà provvedere alle correzioni e a far stampare il nuovo modello.

I tempi

Partito nel maggio 2002 il progetto è stato concluso nell'Ottobre 2003.Nei mesi di Novembre e Dicembre è stta condotta una sperimentzione con alcuni committenti di diversi Ministeri, conclusasi con successo. La messa on line del servizio è prevista a breve.

ModuS: dal concetto di fornitura a quello di servizio, intervista con Maurizio Quattrociocchi, Responsabile Sistemi Informativi Istituto Poligrafico e Zecca dello Stato Il sito informativo del progetto ModuS