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TMPL2 ne parliamo con ModuS: dal concetto di fornitura a quello di servizio

Maurizio Quattrociocchi - Responsabile Sistemi Informativi Istituto Poligrafico e Zecca dello Stato

del 27/05/2004

Come è nato il progetto ModuS? Il progetto MODUS nasce dalla necessità di mettere a disposizione un archivio elettronico di modelli validati, standardizzati, e corredati dalle relative caratteristiche tecniche; il tutto con il fine ultimo di realizzare, in formato digitale, il modello stesso. Da sempre tradizione ed Innovazione rappresentano le linee guida su cui si basa l'attività dell'Istituto Poligrafico e Zecca dello Stato, e le produzioni dell'Istituto sono testimonianza di tecniche realizzative che mescolano sapienza ed esperienza, con tecnologia e sperimentazione. A questo però si contrappone, per quanto riguarda la modulistica dello Stato, un processo di richiesta, approvazione e distribuzione estremamente convenzionale, lento e spesso inefficiente. La spinta al cambiamento di questa situazione è venuta dal Ministero del Tesoro, e in particolare dall'ex Provveditorato Generale dello Stato (l'attuale Dipartimento dell'Amministrazione Generale del Personale e dei Servizi del Tesoro), che ha richiesto un adeguamento tecnologico-procedurale nel processo di approvvigionamento degli stampati. L'IPZS è stato in grado di recepire in maniera repentina ed ottimale tali richieste intraprendendo uno studio volto alla semplificazione e all'integrazione di tutte le fasi del processo. Quali sono state le tappe di questo percorso? Il progetto è iniziato alla fine del 2002. E' stata creata una Commissione mista, Poligrafico e Ministero, che ha iniziato un'analisi minuziosa, mirata alla raccolta e catalogazione dei modelli ordinati dalle varie amministrazioni. Questa prima fase ha richiesto molto tempo, per diverse ragioni. Innanzitutto per via degli ordini, che non avvengono ogni anno con scadenza fissa, e a volte si può arrivare anche a due e o tre anni, in secondo luogo per l'elevato numero dei stampati in uso, circa 22.000. Parallelamente alla catalogazione la Commissione ha provveduto anche alla verifica di ciascuno stampato, valutandone la correttezza non solo dal punto di vista grafico e terminologico, ma anche funzionale. Molti uffici, infatti, vista la difficoltà di richieste di variazioni sul modello, riadattavano gli stampati alle proprie esigenze effettive con correzioni a penna o con timbri. Per ciascun modulo quindi, attraverso la collaborazione di tutti i Ministeri, sono stati individuati i campi obsoleti, e si è provveduto ad un aggiornamento e alla fotocomposizione. Abbiamo così cerato una biblioteca digitale di tutta la modulistica.. Il Poligrafico quindi prima non aveva un archivio della modulistica? No, non c'è mai stato, soprattutto per motivi di spazio e di praticità. Prima dell'introduzione delle nuovissime tecnologie infatti, era molto più conveniente disegnare ogni volta il modulo che veniva richiesto, e di cui l'amministrazione richiedente allegava all'ordine una copia, piuttosto che realizzare e mantenere un archivio di 22.000 modelli tipografici, tra l'altro molto deperibili. Ora invece in un unico archivio elettronico, sono depositati tutti i 22.000 modelli, che, senza nessun ulteriore passaggio manuale, posso essere mandati automaticamente in stampa grazie a macchinari all'avanguardia di cui il Poligrafico si è recentemente dotato. Che risparmi si sono ottenuti da questa reingegnerizzazione del processo di approvvigionamento? Il risparmio maggiore, risiede proprio nel meccanismo di stampa "computer-to-plate" che le ho appena descritto e che permette di saltare la fase di fotocomposizione del modulo. In questo modo, quindi, il costo degli stampati si alleggerisce di una parte che invece prima era piuttosto rilevante. In secondo luogo l'automazione ha liberato il personale da una gran mole di lavoro, permettendo una riduzione dei tempi di produzione e consegna, e in generale una velocizzazione del servizio. Mentre prima per completare l'approvvigionamento si impiegava mediamente un anno, oggi ci vuole circa di una settimana. ModuS, infatti non ha solo snellito la fase di produzione, tra l'altro appesantita dal fatto che ogni nuovo modello fotocomposto necessitava di approvazione ed eventualmente di modifiche, ma soprattutto la fase di ordine, di approvazione e di verifica da parte del Ministero. Non va poi dimenticato l'elemento di innalzamento dei livelli di efficienza: sicurezza transazionale, possibilità di errore pressoché nulle, tempestività di esecuzione, tracking on-line del documento, annullamento dei flussi autorizzativi cartacei, aggiornamento ed allineamento dinamico di documentazione commerciale ed archivi, razionalizzazione consegne, sono solamente i più evidenti benefici legati all'utilizzo della tecnologia MODUS. Quindi il progetto Modus è già attivo e funzionante? Sì, ModuS è funzionante. Anzi, nei mesi di novembre e dicembre dello scorso anno, si è conclusa con successo la fase di sperimentazione, in cui alcuni Consegnatari, convocati dal Ministero dell'Economia e delle Finanze, hanno utilizzato da remoto il portale, verificandone tutte le funzionalità ed esprimendo impressioni e suggerimenti. La portata innovativa del progetto è stata immediatamente colta da tutti gli addetti ai lavori; la stampabilità da remoto e la visualizzazione delle caratteristiche tecniche, ma soprattutto la possibilità di inviare richieste via WEB sono state particolarmente apprezzate, e giudizi positivi sono stati espressi anche riguardo alla fruibilità dello strumento. Il servizio però non è ancora attivo. Si sta pensando ad un lancio proprio in questi giorni. Tornando alla ristrutturazione dei processi, come si inserisce il progetto ModuS in quella riorganizzazione che ha coinvolto tutta la struttura del Poligrafico, con trasformazione in S.p.A.? La riorganizzazione cui fa riferimento ha coinvolto non solo il livello amministrativo, con riduzione del personale, individuazione ed eliminazione degli sprechi, differenziazione della produzione e ristrutturazione della distribuzione per rendere più rapide le consegne, ma anche il livello produttivo, con l'introduzione di nuovi macchinari a tecnologia elevatissima, per la realizzazione di prodotti sempre più avanzati e sempre più sicuri, si pensi alle carte di identità elettroniche, in cui sono presenti, ologrammi, banda ottica e chip incorporato. Sono poi state acquistate moderne macchine da stampa che vanno dal computer-to-plate che è quella tecnica di comporre sul computer e generare in automatico la lastra di cui parlavamo prima, alla stampa olografica. Sono stati inoltre revisionati tutti i sistemi informativi con l'introduzione della tecnologia SAP, che ha portato i cinque stabilimenti di produzione e tutti gli uffici del Poligrafico a parlare lo stesso linguaggio, e a comunicare in modo rapido, e ha dato la possibilità al management di tenere sotto controllo tutte le fasi di produzione e di consegna delle singole commesse, con la possibilità di generare report su tutto lo stato dell'attività. Qual è l'aspetto più innovativo del progetto ModuS? Il primo obiettivo della reingegnerizzazione del processo è stato proprio la semplificazione delle fasi di approvvigionamento, tenendo costantemente in considerazione la necessità di predisporre una maggiore integrazione tra sistema informativo IPZS e sistema informativo Ministero dell'Economia e delle Finanze, con lo scopo di garantire un più elevato livello di allineamento dei dati riguardanti le commesse. Va detto che attualmente un tentativo di scambio dati informatizzato tra i due Enti è operativo ma assolutamente inadeguato alla luce della tipologia e della numerosità delle transazioni che si trovano a dover essere gestite. È in quest'ottica che si immagina uno scenario Business to Government (B2G), in cui tutti gli attori del processo si muovono in uno spazio ben definito e costruito secondo logiche di Customer Satisfaction: un nuovo modo di intendere la fornitura di stampati, un nuovo modo di intendere la collaborazione con l'Ente preposto al controllo e alla vigilanza. Si giunge così al concetto di Servizio di fornitura di modulistica per la Pubblica Amministrazione. La funzionalità di maggior impatto è, però, sicuramente quella che introduce il concetto di e-commerce all'interno del processo di fornitura stampati per la Pubblica Amministrazione. La stampa da remoto, infatti, rappresenta la soluzione ottimale per far fronte ad esigenze estemporanee, concernenti tirature limitate, di modulistica "standard", stampabile, cioè, mediante una comune stampante da ufficio. Qualora il fabbisogno di stampati riguardi tirature importanti, oppure sia relativo a modulistica di tipo "complesso", si pensi a un blocco oppure a un registro, l'utente ha facoltà di creare un ordine direttamente dall'ambiente Web e di tenerne traccia per tutta la durata del suo espletamento (tracking dell'ordine on-line). Dal punto di vista della soluzione tecnologica che linea è stata seguita? È stata fatta un'analisi di mercato, e dopo una selezione tra i maggiori fornitori di soluzioni ERP e si è arrivati a giudicare la soluzione SAP come la più adatta alle nostre esigenze, e alle nostre problematiche, in particolare perché permetteva l'introduzione di un meccanismo di tariffazione basato sulla funzionalità delle distinte basi. Potrebbe spiegarsi meglio? Con distinte basi si intendono le differenti fasi tecniche di lavorazione di ogni prodotto. Una volta riusciti ad individuare un costo, e quindi un tariffa per ogni fase tecnica, è stato possibile elaborare un tariffario completo per ogni singolo modello, e di conseguenza un preventivo immediato al momento dell'ordine, che il committente può visionare e valutare. Ciò permette anche una valutazione ed un'approvazione più rapida da parte del Ministero. Una volta definita la composizione del prodotto, infatti, diviene immediata l'attribuzione del prezzo e quindi anche l'approvazione diventa un semplice controllo: il prezzo non varierà nel tempo, almeno finché non varierà la distinta base, ed anche in quel momento l'aggiornamento sarà automatico, perché modificando un parametro, il sistema modifica contestualmente anche il listino, aggiornandolo in tempo reale. Inoltre la soluzione SAP aveva a differenza di altre una funzionalità specifica per la parte di gestione dei progetti editoriali, che è un'attività preponderante del il Poligrafico. Pensate di utilizzare questo sistema messo a punto per la modulistica per altri prodotti? Certamente, non conta tanto ciò che si offre, ma il processo che c'è dietro, quindi il sistema può essere applicato a tutta una serie di prodotti e servizi, in particolar modo la soluzione può essere utilizzata per quelle categorie di committenti specifici che possono visionare ed ordinare solo una parte della produzione. Basti pensare a tutti i prodotti di sicurezza, che sono pensati e personalizzati per ogni singolo cliente, o all'ambito sanitario, in cui il Poligrafico ha già automatizzato l'ordinativo dei bollini farmaceutici. Ogni confezione di farmaco ha infatti, come forse saprà, un bollino che lo identifica in maniera univoca, questo bollino viene stampato dal Poligrafico, e già da un anno diverse case farmaceutiche hanno la possibilità di ordinarlo via internet, in totale sicurezza, e con un risparmio di tempo, e un recupero in efficienza elevatissimo. Il progetto ModuS è quindi solo un esempio di come questa tecnologia può essere utilizzata, e soprattutto è soltanto uno dei grandi progetti di integrazione nati dalla collaborazione tra Ministero dell'Economia e delle Finanze e Istituto Poligrafico e Zecca dello Stato. Il passaggio dal concetto di fornitura al concetto di servizio non deve riguardare esclusivamente l'-commerce legati alla modulistica dello Stato, al contrario, si sta provvedendo ad introdurre una serie di strumenti integrati ad alta tecnologia, in grado di garantire agli uffici della Pubblica Amministrazione, e quindi al cittadino, livelli di interattività e nuove funzionalità al momento solamente agognate.

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