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ModuS:
dal concetto di fornitura a quello di servizio
Maurizio Quattrociocchi - Responsabile Sistemi Informativi
Istituto Poligrafico e Zecca dello Stato
del
27/05/2004
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Come
è nato il progetto ModuS?
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Il
progetto MODUS nasce dalla necessità di mettere a disposizione
un archivio elettronico di modelli validati, standardizzati, e corredati
dalle relative caratteristiche tecniche; il tutto con il fine ultimo di
realizzare, in formato digitale, il modello stesso.
Da sempre tradizione ed Innovazione rappresentano le linee guida su cui
si basa l'attività dell'Istituto Poligrafico e Zecca dello Stato,
e le produzioni dell'Istituto sono testimonianza di tecniche realizzative
che mescolano sapienza ed esperienza, con tecnologia e sperimentazione.
A questo però si contrappone, per quanto riguarda la modulistica
dello Stato, un processo di richiesta, approvazione e distribuzione estremamente
convenzionale, lento e spesso inefficiente. La spinta al cambiamento di
questa situazione è venuta dal Ministero del Tesoro, e in particolare
dall'ex Provveditorato Generale dello Stato (l'attuale Dipartimento dell'Amministrazione
Generale del Personale e dei Servizi del Tesoro), che ha richiesto un
adeguamento tecnologico-procedurale nel processo di approvvigionamento
degli stampati. L'IPZS è stato in grado di recepire in maniera
repentina ed ottimale tali richieste intraprendendo uno studio volto alla
semplificazione e all'integrazione di tutte le fasi del processo.
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Quali
sono state le tappe di questo percorso?
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Il
progetto è iniziato alla fine del 2002. E' stata creata una Commissione
mista, Poligrafico e Ministero, che ha iniziato un'analisi minuziosa,
mirata alla raccolta e catalogazione dei modelli ordinati dalle varie
amministrazioni. Questa prima fase ha richiesto molto tempo, per diverse
ragioni. Innanzitutto per via degli ordini, che non avvengono ogni anno
con scadenza fissa, e a volte si può arrivare anche a due e o tre
anni, in secondo luogo per l'elevato numero dei stampati in uso, circa
22.000. Parallelamente alla catalogazione la Commissione ha provveduto
anche alla verifica di ciascuno stampato, valutandone la correttezza non
solo dal punto di vista grafico e terminologico, ma anche funzionale.
Molti uffici, infatti, vista la difficoltà di richieste di variazioni
sul modello, riadattavano gli stampati alle proprie esigenze effettive
con correzioni a penna o con timbri. Per ciascun modulo quindi, attraverso
la collaborazione di tutti i Ministeri, sono stati individuati i campi
obsoleti, e si è provveduto ad un aggiornamento e alla fotocomposizione.
Abbiamo così cerato una biblioteca digitale di tutta la modulistica..
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Il
Poligrafico quindi prima non aveva un archivio della modulistica?
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No,
non c'è mai stato, soprattutto per motivi di spazio e di praticità.
Prima dell'introduzione delle nuovissime tecnologie infatti, era molto
più conveniente disegnare ogni volta il modulo che veniva richiesto,
e di cui l'amministrazione richiedente allegava all'ordine una copia,
piuttosto che realizzare e mantenere un archivio di 22.000 modelli tipografici,
tra l'altro molto deperibili.
Ora invece in un unico archivio elettronico, sono depositati tutti i 22.000
modelli, che, senza nessun ulteriore passaggio manuale, posso essere mandati
automaticamente in stampa grazie a macchinari all'avanguardia di cui il
Poligrafico si è recentemente dotato.
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Che
risparmi si sono ottenuti da questa reingegnerizzazione del processo
di approvvigionamento?
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Il
risparmio maggiore, risiede proprio nel meccanismo di stampa "computer-to-plate"
che le ho appena descritto e che permette di saltare la fase di fotocomposizione
del modulo. In questo modo, quindi, il costo degli stampati si alleggerisce
di una parte che invece prima era piuttosto rilevante.
In secondo luogo l'automazione ha liberato il personale da una gran mole
di lavoro, permettendo una riduzione dei tempi di produzione e consegna,
e in generale una velocizzazione del servizio. Mentre prima per completare
l'approvvigionamento si impiegava mediamente un anno, oggi ci vuole circa
di una settimana.
ModuS, infatti non ha solo snellito la fase di produzione, tra l'altro
appesantita dal fatto che ogni nuovo modello fotocomposto necessitava
di approvazione ed eventualmente di modifiche, ma soprattutto la fase
di ordine, di approvazione e di verifica da parte del Ministero.
Non va poi dimenticato l'elemento di innalzamento dei livelli di efficienza:
sicurezza transazionale, possibilità di errore pressoché
nulle, tempestività di esecuzione, tracking on-line del documento,
annullamento dei flussi autorizzativi cartacei, aggiornamento ed allineamento
dinamico di documentazione commerciale ed archivi, razionalizzazione consegne,
sono solamente i più evidenti benefici legati all'utilizzo della
tecnologia MODUS.
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Quindi
il progetto Modus è già attivo e funzionante?
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Sì,
ModuS è funzionante. Anzi, nei mesi di novembre e dicembre dello
scorso anno, si è conclusa con successo la fase di sperimentazione,
in cui alcuni Consegnatari, convocati dal Ministero dell'Economia e delle
Finanze, hanno utilizzato da remoto il portale, verificandone tutte le
funzionalità ed esprimendo impressioni e suggerimenti.
La portata innovativa del progetto è stata immediatamente colta
da tutti gli addetti ai lavori; la stampabilità da remoto e la
visualizzazione delle caratteristiche tecniche, ma soprattutto la possibilità
di inviare richieste via WEB sono state particolarmente apprezzate, e
giudizi positivi sono stati espressi anche riguardo alla fruibilità
dello strumento.
Il servizio però non è ancora attivo. Si sta pensando ad
un lancio proprio in questi giorni.
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Tornando
alla ristrutturazione dei processi, come si inserisce il progetto
ModuS in quella riorganizzazione che ha coinvolto tutta la struttura
del Poligrafico, con trasformazione in S.p.A.?
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La
riorganizzazione cui fa riferimento ha coinvolto non solo il livello amministrativo,
con riduzione del personale, individuazione ed eliminazione degli sprechi,
differenziazione della produzione e ristrutturazione della distribuzione
per rendere più rapide le consegne, ma anche il livello produttivo,
con l'introduzione di nuovi macchinari a tecnologia elevatissima, per
la realizzazione di prodotti sempre più avanzati e sempre più
sicuri, si pensi alle carte di identità elettroniche, in cui sono
presenti, ologrammi, banda ottica e chip incorporato. Sono poi state acquistate
moderne macchine da stampa che vanno dal computer-to-plate che è
quella tecnica di comporre sul computer e generare in automatico la lastra
di cui parlavamo prima, alla stampa olografica. Sono stati inoltre revisionati
tutti i sistemi informativi con l'introduzione della tecnologia SAP, che
ha portato i cinque stabilimenti di produzione e tutti gli uffici del
Poligrafico a parlare lo stesso linguaggio, e a comunicare in modo rapido,
e ha dato la possibilità al management di tenere sotto controllo
tutte le fasi di produzione e di consegna delle singole commesse, con
la possibilità di generare report su tutto lo stato dell'attività.
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Qual
è l'aspetto più innovativo del progetto ModuS?
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Il
primo obiettivo della reingegnerizzazione del processo è stato
proprio la semplificazione delle fasi di approvvigionamento, tenendo costantemente
in considerazione la necessità di predisporre una maggiore integrazione
tra sistema informativo IPZS e sistema informativo Ministero dell'Economia
e delle Finanze, con lo scopo di garantire un più elevato livello
di allineamento dei dati riguardanti le commesse. Va detto che attualmente
un tentativo di scambio dati informatizzato tra i due Enti è operativo
ma assolutamente inadeguato alla luce della tipologia e della numerosità
delle transazioni che si trovano a dover essere gestite.
È in quest'ottica che si immagina uno scenario Business to Government
(B2G), in cui tutti gli attori del processo si muovono in uno spazio ben
definito e costruito secondo logiche di Customer Satisfaction: un nuovo
modo di intendere la fornitura di stampati, un nuovo modo di intendere
la collaborazione con l'Ente preposto al controllo e alla vigilanza. Si
giunge così al concetto di Servizio di fornitura di modulistica
per la Pubblica Amministrazione.
La funzionalità di maggior impatto è, però, sicuramente
quella che introduce il concetto di e-commerce all'interno del processo
di fornitura stampati per la Pubblica Amministrazione. La stampa da remoto,
infatti, rappresenta la soluzione ottimale per far fronte ad esigenze
estemporanee, concernenti tirature limitate, di modulistica "standard",
stampabile, cioè, mediante una comune stampante da ufficio. Qualora
il fabbisogno di stampati riguardi tirature importanti, oppure sia relativo
a modulistica di tipo "complesso", si pensi a un blocco oppure
a un registro, l'utente ha facoltà di creare un ordine direttamente
dall'ambiente Web e di tenerne traccia per tutta la durata del suo espletamento
(tracking dell'ordine on-line).
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Dal
punto di vista della soluzione tecnologica che linea è stata
seguita?
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È
stata fatta un'analisi di mercato, e dopo una selezione tra i maggiori
fornitori di soluzioni ERP e si è arrivati a giudicare la soluzione
SAP come la più adatta alle nostre esigenze, e alle nostre problematiche,
in particolare perché permetteva l'introduzione di un meccanismo
di tariffazione basato sulla funzionalità delle distinte basi.
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Potrebbe
spiegarsi meglio?
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Con
distinte basi si intendono le differenti fasi tecniche di lavorazione
di ogni prodotto. Una volta riusciti ad individuare un costo, e quindi
un tariffa per ogni fase tecnica, è stato possibile elaborare un
tariffario completo per ogni singolo modello, e di conseguenza un preventivo
immediato al momento dell'ordine, che il committente può visionare
e valutare. Ciò permette anche una valutazione ed un'approvazione
più rapida da parte del Ministero. Una volta definita la composizione
del prodotto, infatti, diviene immediata l'attribuzione del prezzo e quindi
anche l'approvazione diventa un semplice controllo: il prezzo non varierà
nel tempo, almeno finché non varierà la distinta base, ed
anche in quel momento l'aggiornamento sarà automatico, perché
modificando un parametro, il sistema modifica contestualmente anche il
listino, aggiornandolo in tempo reale.
Inoltre la soluzione SAP aveva a differenza di altre una funzionalità
specifica per la parte di gestione dei progetti editoriali, che è
un'attività preponderante del il Poligrafico.
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Pensate
di utilizzare questo sistema messo a punto per la modulistica per
altri prodotti?
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Certamente,
non conta tanto ciò che si offre, ma il processo che c'è
dietro, quindi il sistema può essere applicato a tutta una serie
di prodotti e servizi, in particolar modo la soluzione può essere
utilizzata per quelle categorie di committenti specifici che possono visionare
ed ordinare solo una parte della produzione. Basti pensare a tutti i prodotti
di sicurezza, che sono pensati e personalizzati per ogni singolo cliente,
o all'ambito sanitario, in cui il Poligrafico ha già automatizzato
l'ordinativo dei bollini farmaceutici. Ogni confezione di farmaco ha infatti,
come forse saprà, un bollino che lo identifica in maniera univoca,
questo bollino viene stampato dal Poligrafico, e già da un anno
diverse case farmaceutiche hanno la possibilità di ordinarlo via
internet, in totale sicurezza, e con un risparmio di tempo, e un recupero
in efficienza elevatissimo. Il progetto ModuS è quindi solo un
esempio di come questa tecnologia può essere utilizzata, e soprattutto
è soltanto uno dei grandi progetti di integrazione nati dalla collaborazione
tra Ministero dell'Economia e delle Finanze e Istituto Poligrafico e Zecca
dello Stato.
Il passaggio dal concetto di fornitura al concetto di servizio non deve
riguardare esclusivamente l'-commerce legati alla modulistica dello Stato,
al contrario, si sta provvedendo ad introdurre una serie di strumenti
integrati ad alta tecnologia, in grado di garantire agli uffici della
Pubblica Amministrazione, e quindi al cittadino, livelli di interattività
e nuove funzionalità al momento solamente agognate.
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