Oracle PEG: la Soluzione per il Piano Esecutivo di Gestione degli enti locali

illustra le specificità e le modalità operative della soluzione

Anna Terranova,

Senior Sales Consultant del solution team Oracle Italia,

Oracle ha configurato il modello dati concettuale, cercando di riportare in un unico sistema le informazioni di PEG contabile e di PEG programmatico. Ciò è stato possibile sfruttando le caratteristiche e le funzionalità di una soluzione altamente configurabile e priva, dal punto di vista del modello, di strutture fisse. I contenuti di Oracle PEG possono così essere plasmati e modellati sulle specifiche esigenze dell'ente per supportare processi di pianificazione e controllo.
Il primo passo è quindi quello della configurazione della soluzione, bisogna cioè creare un'interfaccia con il sistema di contabilità finanziaria dell'ente, che generalmente è qualcosa di consolidato e stabile. Oracle PEG si aggancia a questo sistema, senza stravolgerlo: i dati vengono reperiti dalla finanziaria, o dal personale, e organizzati secondo le strutture della soluzione. Proprio a tal fine possono essere predisposti sistemi di interfacciamento in grado di catturare i dati e di trasformarli in un modello multidimensionale orientato all'analisi e al reporting.
L'idea alla base della soluzione Oracle non è quella di agganciarsi al livello gestionale puro e semplice o di entrare in merito a quelli che sono gli aspetti di contabilità, ma di affiancarsi a questi ultimi, offrendo maggiori possibilità di confronto tra obiettivi, risorse e stato di avanzamento. È stata scelta questa modalità perché è risultata essere la meno invasiva, e la più adatta ad un tipo di programmazione soggetta a continui aggiornamenti ed evoluzioni. Se cambiano i criteri di programmazione, cambiano i livelli organizzativi, le responsabilità, le modalità di suddivisione dei singoli progetti, o la classificazione dei capitoli di bilancio lo strumento utilizzato deve essere predisposto per recepire questi cambiamenti. Solo così si può offrire veramente un aiuto in questo senso, ai dirigenti, in modo tale che anche nel caso in cui si riclassifichino i capitoli secondo logiche diverse, il dirigente abbia comunque la possibilità di avere sotto controllo lo stato di avanzamento di ogni progetto.
L'idea è stata quella di unire il modo della gestione per obiettivi con quello della gestione finanziaria, in un panorama di mercato che invece offre quasi esclusivamente pacchetti applicativi distinti.
Inoltre la piattaforma può essere utilizzata per innestare un discorso di controllo di gestione, senza l'onere aggiuntivo di una soluzione ad hoc.

La soluzione opera completamente sul web, utilizzando intranet. Gli utenti hanno accesso alle informazioni da un unico punto, ma a differenti livelli. Si va dall'inserimento degli obiettivi gestionali generali (per la parte politica), ai piani di fattibilità e al dettaglio delle modalità di attuazione di questi obiettivi (per i singoli dirigenti). In particolare l'area riservata alla dirigenza è lasciata libera, perché lì i dirigenti definiscono i vincoli, che poi alimentano la negoziazione e la dialettica con la parte politica.
Tutte le aree di inserimento sono organizzate per campie costituiscono una proposta di scheda progetto eventualmente modificabile. Attraverso essi è facile tenere sotto controllo il progetto, e creare una serie di indicatori sullo stato di attuazione, senza bisogno di programmazione aggiuntiva.
Le aree dati sono profilate a seconda delle competenze dei dirigenti o dei capiprogetto, e tali profili sono adattabili alle singole esigenze dell'amministrazione. Ad esempio il dirigente responsabile dell'area cultura avrà la possibilità di accedere oltre alle schede progetto della cultura e a tutti i sotto-progetti, anche alle schede delle aree correlate: nel caso in cui gli impegni di spesa vengono effettuati da altri centri supporto, potrà monitorare anche queste aree. Il direttore generale o il sindaco hanno invece la completa visibilità del piano, e quindi la possibilità di assegnare o meno ai dirigenti le risorse finanziarie strumentali ed umane, necessarie al raggiungimento degli obiettivi.
La visione settoriale dei dati viene definita in fase di configurazione, con la possibilità di essere modificata in itinere, e garantisce livelli di utilizzo graduali dello strumento.
L'inserimento dei dati è stato pensato per ridurre al minimo l'impatto: è stata inserita una guida che aiuta la compilazione delle celle della scheda, e la terminologia e la simbologia è standardizzata per tutte le aree di accesso, in modo che nella creazione dell'output per il controllo, il tutto risulti perfettamente leggibile senza bisogno di ulteriori analisi. Il fatto che non ci sia bisogno di rileggere dati garantisce inoltre un elevato standard di trasparenza.

Qual è la forma della sintesi ?

Anche nella creazione dei report di sintesi conclusiva è possibile creare livelli differenti. Ogni responsabile può infatti generare il proprio report di avanzamento del progetto, con il dettaglio degli stanziamenti al momento, e delle risorse impiegate, oppure si può avere il quadro generale. Si tratta in questo caso di schede che assomigliano molto a fogli di calcolo, con possibilità di funzioni "pivoting", cioè di cambiamento del punto di vista: secondo le singole esigenze del momento si possono quindi affiancare colonne e righe, per comparare lo stato di avanzamento o di ritardo dei singoli progetti, o per verificare lo scostamento dai dati degli anni precedenti, scendere ai livelli di dettaglio o realizzare estrazioni di statistiche sui risultati dei vari progetti.
Come si capisce intuitivamente si tratta di analisi molto sofisticate che normalmente richiedono lunghi periodi di lavoro o strumenti software appositi.
L'aspetto grafico è una funzione ulteriore di semplificazione dell'accesso ai dati, con la possibilità di creare grafici, di esportare i documenti nei formati classici di lettura e di stampare tutto o singole parti.

La soluzione è scalabile e può partire da un minimo di 5 utenti per poi essere estesa mano a mano. L'accesso avviene attraverso browser, ed è, come dicevamo, nominale, quindi da questo punto di vista non ci può essere nessun tipo di problema. Oracle PEG si adatta perfettamente a tutte le tipologie di comuni, senza necessità di modifiche del sistema, l'unica differenza tra comuni grandi e piccoli potrebbe essere nel tipo di infrastruttura hardware necessaria, nel senso che a seconda del numero di utenti collegati vanno predisposti sistemi diversi. Dal punto di vista software invece non c'è assolutamente alcuna difficoltà, e il rilascio in produzione della soluzione avviene senza alcun tipo di problema.
Inoltre Oracle PEG è disponibile su tutte le piattaforme Unix (compreso Linux) e su tutte le piattaforme NT di Microsoft, quindi l'amministrazione può scegliere anche in base al sistema già in uso senza l'obbligo di cambiamenti radicali.
Nell'implementare la soluzione Oracle quindi non occorrono investimenti aggiuntivi in termini di requisiti software, anche perché la soluzione è comprensiva di tutto il pacchetto completo: motore gestionale dei dati mutlidimensionali, applicazione, e parte web già abilitata.

Non è proprio così, innanzitutto occorre effettuare uno studio di fattibilità. Oracle ha infatti sposato una metodologia che presenta assunti molto forti dal punto di vista organizzativo, e per rendere l'effettiva valenza del PEG, non solo come elenco di capitoli classificati secondo le varie responsabilità di progetto, enfatizza la distinzione tra funzioni dirigenziali e funzioni politiche. Questa distinzione deve quindi essere già presente nell'organizzazione dell'ente.
Le vere problematiche di attuazione del PEG dunque non riguardano tanto la grandezza dell'ente, ma l'organizzazione e l'attuazione o meno di metodologie di pianificazione per obiettivi negoziati tra dirigenti e politici.
Non sempre sono le tecnologie che fanno le innovazioni, ma la metodologia che ne sta alla base.
Dopo questa parte di analisi delle strutture predefinite nell'ente si comincia poi a considerare ciò che l'ente vuole utilizzare (ad esempio, se non se ne sente il bisogno si può evitare di installare la classificazione in sottoprogetti). In sostanza si tracciano le differenze tra il PEG pensato dall'ente e quello invece impostato da Oracle, per permettere la creazione di una soluzione modellata sulle esigenze specifiche del comune.
Il passo successivo è quello del caricamento dei dati e dell'abilitazione degli utenti. Questi ultimi si troveranno di fronte delle schermate di raccolta dati riguardanti gli obiettivi ed altre per l'invio di richieste di risorse umane e finanziarie. A quel punto tutti hanno a disposizione in qualsiasi momento la situazione aggiornata.

Il PEG non rappresenta a mio parere uno strumento adatto alla comunicazione diretta ai cittadini, però, è anche vero che attraverso il PEG si comincia a lavorare sulle strutture e sui contenuti, con la possibilità di estrarre rapporti dettagliati. Tali rapporti opportunamente tradotti in linguaggio comune, possono esser la base su cui costruire il resoconto sull'attuazione dei programmi di governo e fornire una serie di indicatori qualitativi e quantitativi sui progressi in corso.
A questo possiamo aggiungere che Oracle PEG può essere completamente integrata nella soluzione per i portali, e quindi essere richiamata in qualsiasi momento dagli utenti del portale stesso. In particolare esiste una modalità che permette l'abilitazione di una classe di utenti esterni, gli utenti internet, a cui si possono offrire in visione report statici, logicamente non troppo dettagliati, oppure i vari report possono essere esportati in formato html per essere poi pubblicati o distribuiti.

Ovviamente una soluzione on line elimina tutti i tempi solitamente dedicati alle riunioni, alle discussioni, alla stampa e alla distribuzione del cartaceo, alla correzione e alla pubblicazione finale. Il tempo risparmiato può così essere concentrato in maniera esclusiva sui contenuti.
Oltretutto l'accesso condiviso e differenziato facilita la parte di controllo, permettendo un guadagno in efficienza e velocità per la revisione e l'impiego di decisioni correttive.
A mio parere il maggiore vantaggio della creazione e della messa a disposizione on line dei report di sintesi, è proprio quello di permettere la lettura tempestiva delle anomalie e delle eccezioni, su cui impostare poi le azioni correttive.
A tal proposito la soluzione Oracle offre una serie di indicatori significativi in questo senso (anch'essi non vincolanti), che permettono di rilevare rapidamente ogni scostamento dagli obiettivi e di intervenire cos', tempestivamente per un repentino riallineamento.

Il dossier PEG, indice della cultura manageriale nella P.A.

Il white paper Oracle PEG