Come simbolo del progetto è stato scelto l'aster, un fiore simile alla margherita, con cui si vuole rappresentare la centralità del cittadino all'interno del SSN. In questa raffigurazione i petali indicano i servizi erogati, che ASTER informatizza e gestisce con moduli dedicati.

I vari moduli software contribuiscono a comporre la cartella personale del cittadino, raccogliendo informazioni sia sanitarie sia sociali. L'operatore che per primo entra in contatto con l'utente apre una nuova scheda, inserendo il motivo per il quale il cittadino ha richiesto l'intervento e i dati che ne scaturiscono. Nuove schede saranno aperte a nome dello stesso assistito solo se questo richiederà ulteriori prestazioni riferibili a una diversa figura professionale del SSN: medico, infermiere professionale, fisioterapista, ostetrica, assistente sociale, operatore socio sanitario, ecc.

ASTER è collegato automaticamente all'anagrafe sanitaria di USL (circa 220.000 abitanti): digitando nome e cognome dell'assistito il sistema propone una scelta tra gli omonimi e, successivamente, fa accedere alle informazioni registrate (data di nascita, residenza, domicilio, medico curante, eventuale esenzione nei confronti del SSN, recapito telefonico, ecc.).

Per rispettare la legge 675 sulla privacy ciascun operatore è dotato di un identificativo e di una password con i quali accede solo alla parte di programma ed alle funzioni a cui è abilitato. Di ogni cartella a cui non è legittimato ad entrare, il personale del SSN può leggere solo un set minimo di dati generali dove è però riportata l'indicazione del Servizio che ha in carico l'assistito, in modo da favorire comunque la condivisione delle conoscenze sul paziente.
Le informazioni che transitano sulla rete sono protette da sistemi crittografici secondo le specifiche internazionali SSL ed HTTPS. Il software ASTER è già predisposto per accettare sistemi di accesso tramite certificati digitali (smart card) in grado di elevare il grado di sicurezza.

Scheda medico Riporta anamnesi, diagnosi principale più eventuali co-morbosità, diario clinico e farmaci in uso, specialmente quelli distribuiti dal Distretto. Quest'ultima informazione genera un file che costituisce un ordine diretto per il magazzino farmaceutico interno, con tutte le specifiche necessarie ad identificare il prodotto e il paziente. A seguito di leggi nazionali e regionali (Decreto 22/12/200 e Delibera della Giunta Regionale Toscana n.135 del 2002), in Toscana è stato infatti istituito il cosiddetto "doppio canale di dispensazione" per i farmaci.

Scheda infermiere professionale Contiene una serie numerosa di sotto-schede dove sono indicati, tra l'altro, l'infermiere referente, le prestazioni richieste dalla prescrizione medica e quelle realmente effettuate, la redazione del piano assistenziale con la frequenza sia al distretto sia al domicilio, le condizioni familiari generali e la possibilità di collaborazione di un familiare alle fasi del progetto assistenziale.

Scheda fisioterapista Raccoglie informazioni sulla tipologia delle prestazioni richieste, sulla situazione abitativa, sulla prescrizione di eventuali ausili, ecc.

Scheda ostetrica/consultoriale Gestisce tutte le attività a carattere consultoriale e materno- infantile. Rileva tutti gli accessi effettuati nei consultori familiare, adolescenti, per le menopausa e per gli immigrati e le prestazioni ricevute. Vengono fornite statistiche per periodi di tempo, per professionalità (ostetrica, ginecologo, psicologo, assistente sociale, operatore socio sanitario, pediatra, mediatore culturale, specialista in neuropsichiatria) e sul debito informativo proposto dalla Regione Toscana.

Scheda sociale Riporta la situazione del nucleo familiare e quella abitativa, assistenziale, e reddituale. Inoltre sono evidenziati l'accertamento di handicap, maltrattamenti e violenze così come l'assistenza ai minori e alle coppie. Sono elencati i motivi di ricorso al servizio, il tipo di problema da affrontare e gli interventi attivati. Tra quest'ultimi è prevista la consulenza psico-sociale, i contributi economici diretti, l'assistenza domiciliare diretta e quella educativa, l'inserimento in strutture semiresidenziali e residenziali.

Ingresso in R.S.A. Gestisce una lista unica che funge da graduatoria per l'ingresso nelle RSA sia pubbliche che private accreditate e convenzionate. La selezione è basata su criteri univoci, trasparenti e validi per tutti.

Gestione R.S.A. Si occupa delle rette e delle presenze degli assistiti in RSA, con la trasmissione delle informazioni ai sistemi contabili.

Operatore socio-sanitario. Utilizzando questo software gli operatori socio-sanitari (O.S.S. o O.T.A. o O.S.A.) che operano sul territorio possono rendicontare direttamente le prestazioni effettuate.

Scheda accertamento auto/non auto sufficienza Sono riportati i parametri per valutare il grado di auto o non auto sufficienza con particolare riguardo agli ultrasessantacinquenni, secondo quanto previsto dalla deliberazione della Regione Toscana n. 275 del 1991. Le scale di valutazione ADL, IADL, Pfeiffer e le problematiche psichiatriche possono essere compilate on line sia dal personale sanitario (essenzialmente il medico curante e l'infermiere professionale) sia dall'assistente sociale, ciascuno per gli aspetti di competenza. Il punteggio finale dei test è calcolato automaticamente.

Scheda protesi ausili Raccoglie tutte le informazioni del percorso assistenziale: la prescrizione da parte dello specialista, la codifica della patologia, la tipologia dell'invalidità (risultante anche dall'incrocio con l'archivio delle visite medico legali), l'autorizzazione ASL, la verifica della disponibilità presso il Centro ausili, l'affidamento dell'ausilio al cittadino. Meccanismi di controllo interno fanno sì che sia indicata una scadenza di concessione del comodato. In caso di morte dell'assistito, un link con l'anagrafe evidenzia la cessata necessità dell'ausilio e attiva le procedure per il suo ritiro.

Scheda farmaceutica Registra la consegna agli utenti dei prodotti rientranti nella cosiddetta "farmaceutica integrativa" e il rilascio diretto dei farmaci agli interessati, sia a seguito di dimissione ospedaliera sia di follow-up specialistico distrettuale sia, infine, di assistenza domiciliare.
Il file di richiesta creato dal medico o dal caposala del distretto svolge la funzione di ordine interno diretto per il magazzino farmaceutico. Con questo sistema si ottiene una notevole semplificazione degli atti burocratici, con il vantaggio di ottenere una contabilità analitica molto dettagliata incentrata sia sul fruitore sia sul prescrittore sia sul fornitore (casa farmaceutica).

Scheda vaccinazioni Questa parte di programma registra tutte le vaccinazioni effettuate nei consultori e ambulatori della Azienda USL 11 Empoli. Si sta sviluppando la connessione con gli studi dei medici di medicina generale e gli specialisti pediatri sia per la consultazione del data base USL, sia per la registrazione diretta delle vaccinazioni effettuate presso i loro ambulatori, sia infine per creare una interfaccia tra il software degli studi medici e quello territoriale.

Scheda screening In questa sezione del software viene creata una scheda che raccoglie i dati delle attività svolte sul territorio per la prevenzione sanitaria.

Schede di medicina legale. L'applicazione comprende la gestione di tutte le prestazioni medico legali o di medicina fiscale svolte sul territorio, in particolare quelle relative alle Commissioni:

• " Medico-Legale, che gestisce le pratiche di riconoscimento di invalidità, cecità, sordomutismo e handicap e stato di inabilità L. 68/99
  
• " Patenti, che si occupa delle visite per le patenti di guida e l'inoltro della documentazione alla Motorizzazione Civile.
  
• " Medicina Fiscale, che gestisce le visite effettuate nell'ambito delle competenze specifiche del settore
  
• " Ambulatorio Medico-Legale, che cura l'emissione e la registrazione nello storico dei certificati emessi a seguito di visite effettuate per consulenze specialistiche

Scheda riassuntiva cittadino. Questa scheda raccoglie tutte le informazioni delle precedenti schede e ne fornisce un quadro essenziale riassuntivo e condiviso tra i vari servizi produttori di dati.

Rilevazione Budget - Questo modulo si propone di gestire tutto il sottosistema economico-finanziario legato alle attività sul territorio partendo dai budget di spesa e controllando i costi esterni ed interni all'organizzazione. Le prestazioni sono codificate secondo il nomenclatore tariffario nazionale, integrato da quello messo a punto dalla Regione Toscana. Per le prestazioni non codificate, ma pur sempre effettuate dal personale e non riconducibili ad alcuna già preesistente, è utilizzato un codice interno differente. Tutte sono comunque provviste del relativo costo (per quelle inserite ex novo il costo sarà calcolato sulla base dell'assorbimento delle risorse materiali e del tempo impiegato dall'operatore). Mediante questo meccanismo è possibile calcolare diversi parametri quali il costo medio per tipologia di paziente, di patologia, di area geografica e di età.
Indicatori - Il modulo si propone di elaborare degli strumenti di analisi delle informazioni raccolte indicativi dei bisogni della popolazione (tipologie di diagnosi, prestazioni differenziate per area geografica, ecc.) e della produttività del sistema sociosanitario (analisi dei tempi di intervento, della quantità delle attività svolte, ecc.) sia per gli operatori interni all'amministrazione sia per eventuali strutture esterne convenzionate.