Ufficialmente è operativo dal primo gennaio, ma sono ancora pochi a saperlo, specie nella P.A. Stiamo parlando del protocollo informatico, una soluzione che - assicura il Ministro Stanca - "apre una nuova Era" portando "velocità, capillarità ed efficacia nella trasmissione delle informazioni all'interno del sistema burocratico nazionale e locale". Di più: "una vera e propria rivoluzione" che "non solo comporterà rilevanti incrementi di efficienza attraverso l'eliminazione dei registri cartacei e la razionalizzazione dei flussi documentali, con conseguente riduzione dei costi, ma permetterà anche ai cittadini ed alle imprese di conoscere in ogni momento e in tempo reale lo stato delle proprie pratiche, interrogando il sistema informatico della P.A.". Già, tutto vero, ma chi l'ha visto? Sul numero di amministrazioni realmente pronte il primo gennaio nessuno si vuole sbilanciare ma la sensazione è che la grande maggioranza degli enti si sia lasciata cogliere impreparata comprendendo solo all'ultimo la complessità degli interventi necessari per adeguarsi ai dettati della norma. Non è chiaro se il ritardo sia da imputare a una carenza di comunicazione, alla limitata capacità di spesa degli enti locali colpiti da ingenti tagli ai bilanci oppure alla difficoltà di emanciparsi da una "cultura della carta" da sempre nel DNA della nostra burocrazia. Comunque sia, in soccorso degli inadempienti è arrivato il CNIPA che, inaugurando una nuova metodologia d'intervento che dovrebbe caratterizzarne l'azione futura, ha predisposto l'offerta del servizio in outsourcing in modalità ASP (application service provider) che garantisce rapidità ed efficacia senza richiedere un elevato impegno economico iniziale. Gli enti che vi aderiranno, infatti, non dovranno preoccuparsi di acquistare hardware e software, ma solo di adattare la propria organizzazione al modello di riferimento, pagando il servizio "a consumo", secondo il numero di pratiche che le strutture esterne selezionate e certificate dal CNIPA avranno effettivamente elaborato. Nient'altro. Ora l'amministrazione che non attiverà il sistema di protocollo informatico ha veramente poche scuse per giustificare l'omissione. Sarà per questo che l'iniziativa del Centro nazionale, dopo i sospetti iniziali, è stata generalmente accolta in modo favorevole dalle aziende di ICT: è utile - sostengono - per dare un impulso decisivo alla domanda pubblica, innescando un processo di rinnovamento tecnologico che si spera inarrestabile. Dopo il più lungo periodo di crisi della sua storia, il mercato ha finalmente fiutato un business promettente ed è in fermento anche se, per il momento, il protocollo informatico resta una "rivoluzione solo annunciata" o quasi.

DEFINIZIONE

La Pubblica Amministrazione produce e consuma un'enorme quantità di informazioni sotto forma di atti di varia natura. L'attività di protocollo è la fase del processo che certifica la provenienza e la data certa di acquisizione del documento mediante la sua identificazione univoca.

Per il legislatore il protocollo informatico è "l'insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dalle amministrazioni per la gestione dei documenti". In altre parole: tutte le risorse tecnologiche necessarie alla realizzazione di un sistema automatico per la gestione elettronica dei flussi documentali.

IL TESTO UNICO

Le norme di riferimento sono i ventuno articoli (dal 50 al 70) del DPR 445/2000 - Testo unico sulla documentazione amministrativa (TUDA). Con questa legge la PA italiana dà di fatto l'addio alla carta e punta tutto sulla digitalizzazione della pratica per migliorare l'efficienza e trasparenza della sua azione. Più che di protocollo informatico è più corretto parlare di norme sulla gestione documentale in quanto viene regolato l'intero ciclo di vita del documento e non solo la sua parte iniziale.

Tra gli obiettivi di adeguamento previsti dal DPR 445/2000 vi è anche l'individuazione delle Aree organizzative omogenee (AOO). Queste sono definite come "un insieme di unità organizzative dell'amministrazione che usufruiscono, in modo omogeneo e coordinato, degli stessi servizi per la gestione dei flussi documentali". In pratica si tratta di strutture che prendono il posto dei vecchi uffici protocollo, dotate di responsabilità e di compiti aggiornati.

Al termine del processo di riorganizzazione, che si sta rivelando più difficile e lento del previsto, le amministrazioni sono tenute a comunicare all'Indice della PA gli indirizzi di posta elettronica certificata associati alle AOO, in modo che così siano resi di pubblico dominio e utilizzabili da altri enti o da semplici cittadini per l'invio di documenti in formato elettronico.

SOGGETTI COINVOLTI

Sono oltre 20 mila i soggetti istituzionali che hanno l'obbligo di adottare un sistema di protocollo informatico conforme alle specifiche riportate nel DPR 445/2000.

1 GENNAIO 2004: UN PUNTO DI PARTENZA

Non c'è dubbio che la scadenza del primo gennaio debba essere considerata non la conclusione ma il punto di partenza di un profondo cambiamento. "E' già un grande successo che non sia stata rinviata" spiega con realismo Maria Pia Giovannini, dirigente responsabile del Centro di competenza per il protocollo informatico. Questa struttura è stata istituita presso il CNIPA con funzioni di supporto, indirizzo e coordinamento per gli enti impegnati nella realizzazione delle varie fasi del progetto. Un osservatorio importante, dunque, per capire come stanno andando veramente le cose. "A luglio su 59 amministrazioni centrali intervistate, 30 avevano definito le Aree organizzative omogenee (AOO) e 19 utilizzavano già il protocollo, anche se alcune solo parzialmente. Non abbiamo svolto rilevazioni a gennaio ma la sensazione - afferma Giovannini - è che almeno la metà della PA centrale abbia avviato il sistema, mentre in quella locale la situazione è quella classica a macchia di leopardo. E' difficile avere dati precisi perché siamo ancora in fase di attuazione: in molti casi il sistema di protocollo è pronto ma l'amministrazione tarda a comunicarlo e a iscrivere le AOO nell'Indice PA perché preferisce prima verificare al meglio la correttezza dei procedimenti interni".
Tra coloro che hanno affrontato per tempo l'implementazione di sistemi di protocollo elettronico vi sono sicuramente i partecipanti a due grandi progetti finanziati con i fondi per l'e-government: Panta Rei, che ha come capofila la Provincia di Bologna ma che ha visto l'aggregazione di numerosi enti di tutta Italia, e FDRM della Regione Marche. Due esperienze importanti che hanno sviluppato sul territorio una forte azione di stimolo, coordinamento e offerta di strumenti a supporto, analogamente a quanto sta facendo il CNIPA a livello nazionale.

L'AZIONE DEL CNIPA

"Essere sussidiari alle amministrazioni nel pieno rispetto della loro autonomia". Secondo Giovannini sono questi i principi che hanno guidato il CNIPA nel predisporre l'offerta di protocollo informatico in asp. Una soluzione innovativa, ancora rara in Italia, che libera i clienti dall'acquisto di infrastrutture iniziali, consentendo così risparmi (il servizio viene pagato secondo i consumi, in questo caso per documenti processati) e una rapidità e flessibilità di applicazione. Inoltre enfatizza anche il valore e la prassi del riuso: il sistema proposto deriva infatti da quello operativo nel Ministero dell'economia e delle finanze. "Le amministrazioni sono libere di aderire all'offerta e, all'interno di questa, di scegliere solo i servizi di cui hanno bisogno, dal nucleo minimo del protocollo alla gestione documentale fino all'archiviazione ottica ", spiega Giovannini che sottolinea anche come sia stato previsto un pacchetto di consulenza e formazione che aiuta gli enti a predisporre la propria organizzazione al nuovo sistema e meccanismi chiari e sicuri di uscita, qualora si decidesse di passare ad un altro fornitore . "Al momento hanno già aderito 18 amministrazioni: un successo visto che siamo partiti solo da pochissimi giorni" dichiara Giovannini.

CNIPA: NON SOLO NORME

L'azione svolta per la diffusione del protocollo informatico fa emergere anche la nuova strategia che contraddistingue il CNIPA dalla vecchia AIPA: unire all'opera normativa e di supporto teorico anche un approccio immediatamente operativo. "Scrivere la norma senza poi governare il processo di applicazione della stessa rende meno efficace gli interventi e allunga i tempi di attuazione" afferma Giovannini, evidenziando come il nuovo approccio renda più semplice e immediato non solo la verifica del progetto ma anche la sua evoluzione.

SCENARI DI MERCATO

E' ancora presto per esultare, ma le premesse ci sono tutte. Anche perché nei prossimi due anni entreranno in uso, o si diffonderanno ulteriormente, tecnologie abilitanti per l'e-government come la firma digitale, la carta nazionale dei servizi e la CIE che renderanno irreversibile il processo di digitalizzazione della PA. L'offerta di servizi in asp promossa dal CNIPA apre un nuovo interessante mercato, oltre a spingere le amministrazioni ad abbandonare incertezze e pretesti.
"Al di là di considerazioni sul singolo progetto - dichiara Daniela Troina, Direttore Public Sector IBM South Region - registriamo con piacere il fatto che la domanda della Pubblica Amministrazione si stia evolvendo sempre di più verso un modello di "e-Government on demand" del quale, come IBM, già da tempo ci siamo fatti promotori sul mercato e per il quale abbiamo le competenze, le tecnologie e le soluzioni più complete.