CATANZARO:
PROTOCOLLO INFORMATICO PER TUTTA LA PROVINCIA

Non tutte le amministrazioni pubbliche si sono fatte trovare impreparate sul protocollo informatico alla scadenza del primo gennaio 2004. E' il caso della Provincia di Catanzaro che, insieme agli altri enti partecipanti al progetto Panta Rei guidato dalla Provincia di Bologna, già da alcuni anni sta utilizzando le nuove tecnologie per migliorare l'efficienza amministrativa, la comunicazione tra enti e la trasparenza.

ne parliamo con

Maurizio Rubino, Assessore al personale, immagine, comunicazione, relazioni esterne, servizi e progetti informatici e telematici della Provincia di Catanzaro

"Sono quasi tre anni che nella nostra amministrazione è in funzione il protocollo informatico. Non solo: con i finanziamenti per l'e-government abbiamo esteso il sistema a tutti i 78 comuni del territorio, fornendo le necessarie infrastrutture hardware, software e di rete, svolgendo corsi di formazione per i dipendenti e assicurando tutto il supporto necessario per l'avvio del sistema".

"Non avrebbe avuto molto senso un'amministrazione provinciale capace di gestire i flussi documentali in via informatica se i suoi principali interlocutori, i comuni del territorio, fossero rimasti ancora legati alle vecchie procedure cartacee. Per essere pronti al primo gennaio abbiamo anche inviato in ogni ente un tutor capace di risolvere i problemi e guidare le procedure. Ora lavoriamo tutti con il protocollo informatico".

"Per noi è motivo di soddisfazione e non solo perché siamo tra le poche amministrazioni che sono riuscite a rispettare i termini di legge ma anche perché, quando ci siamo insediati, abbiamo trovato una struttura che utilizzava i pochi pc a disposizione prevalentemente come sistemi di videoscrittura. La scelta di puntare sull'informatizzazione è stata importante e ci ha permesso di anticipare le scelte di e-government, tanto da ritrovarci ora un po' più avanti di molte altre realtà. Al di là dei timori iniziali, possiamo tracciare un bilancio straordinariamente positivo dell'azione svolta: in questo momento l'amministrazione provinciale è interamente in rete e lavora esclusivamente per via informatica. In particolare il protocollo è diventata una prassi così abituale che ogni impiegato è in grado di utilizzarlo. Per ottenere questo risultato abbiamo seguito una metodologia precisa: abbiamo creato un gruppo di lavoro specializzato e per ogni settore abbiamo attivato un tutor, dando a ciascuno la responsabilità del funzionamento del sistema nella parte di amministrazione di competenza. In questo modo siamo riusciti a rendere operativo il protocollo in meno di due settimane. Ripeto: per noi è motivo di soddisfazione, ma appartiene già al passato. Ora siamo impegnati a realizzare altri tasselli di un più ampio piano provinciale di e-government".

"Innanzitutto attiveremo i progetti relativi alle prenotazioni sanitarie e ai servizi per l'impiego:
vogliamo offrire ai cittadini più disagiati, chi è malato o chi è disoccupato, la possibilità di accedere, direttamente presso la sede del proprio comune di residenza, a sistemi telematici in grado di evitare lunghe e faticose trasferte nel capoluogo. Così nel giro di pochi mesi si potranno prenotare on line visite mediche, esami specialistici ed interventi chirurgici oppure presentare la propria candidatura per un posto di lavoro direttamente via computer, senza fila e, ulteriore vantaggio, garantendo un'assoluta trasparenza. Pensi, ad esempio, alla gestione dei posti letto in ospedale o delle visite: sarà un passo avanti importantissimo e un vantaggio per tutti".

"Siamo in fase avanzata: i Centri per l'impiego sono stati già informatizzati e la rete con i comuni è pronta. Contiamo di essere operativi entro la fine di marzo. E' un risultato straordinario, soprattutto per una realtà del Sud. Non è un semplice salto tecnologico: abbiamo coinvolto tutte le amministrazioni, le strutture sanitarie, i Centri per l'impiego, vincendo l'atavica diffidenza della P.A. Inizialmente abbiamo avuto qualche difficoltà a far capire che alle parole sarebbe seguita l'azione pratica, che il nostro impegno non si sarebbe esaurito in convegni e dichiarazioni. Adesso, dopo tutto il lavoro svolto insieme, la Provincia ha finalmente conquistato credibilità. Un risultato di cui siamo soddisfatti e che ci fa ben sperare per il futuro".

"Non sono convinto che il dato sia esatto, ma se lo fosse una delle cinque amministrazioni è sicuramente la nostra. E con noi andrebbero contati anche i 78 comuni della provincia".

"Potenzialmente copre tutte le aree tanto che ci siamo già dotati di un centro di scansione con il quale stiamo procedendo non solo all'archiviazione ma anche alla gestione dei documenti: la posta in entrata, infatti, viene smistata automaticamente ai diversi settori e quindi acquisita dai dirigenti dotati di apposite chiavi di accesso. Siamo ormai in fase di collaudo ed entro un mese saremo a regime. Abbiamo ancora qualche problema con la firma digitale perché dobbiamo attendere gli esiti della gara indetta dalla Provincia di Bologna, capofila del progetto Panta Rei al quale partecipiamo. Ci hanno assicurato che la procedura è conclusa e che entro la prossima settimana sarà firmato il contratto di fornitura dei dispositivi. Comunque appena questa situazione si sbloccherà diventeremo operativi in pochi giorni, dato che abbiamo già tutto predisposto. Per quanto riguarda l'archiviazione, sia della parte storica sia quella di quella di deposito, ci stiamo lavorando da oltre due anni e contiamo di concludere ed andare a regime entro 4 mesi".

"La decisione vincente è stata quella di formare un pool di esperti a cui attribuire una serie di responsabilità personali. L'ostacolo maggiore, infatti, è stato l'impatto con il personale: inizialmente sul protocollo c'è stata o una sottovalutazione da parte dei comuni o un difetto di comunicazione, così né i sindaci né i dipendenti sembravano interessati. Con una buona dose di determinazione e di volontà siamo però riusciti a superare questo ostacolo e, vinta la diffidenza, abbiamo ricevuto una risposta entusiasta".

"Abbiamo ricevuto finanziamenti per tre progetti tra i quali quello di protocollo informatico. Però quando abbiamo partecipato al bando di e-government la nostra soluzione era già in una fase molto avanzata".

"E' sicuramente positivo che esista un Ministro per l'innovazione tecnologica che sia di stimolo e di aiuto alle amministrazioni, ma ritengo che la carta vincente sia contare sulle proprie forze. Noi abbiamo seguito la nostra strada, anticipando le scelte di e-government e impegnandoci sul piano operativo e i risultati ci stanno dando ragione. Oggi la Provincia di Catanzaro, dal punto di vista informatico, è una realtà di primo piano nel panorama dell'amministrazione pubblica italiana".