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Roma:
il comune evolve con l'ERP
Ne
parliamo con
Claudio
Mannino, Dirigente di Ragioneria e Responsabile del Progetto
Sap del Comune di Roma
del
07/01/2004
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Quali
esigenze hanno spinto il Comune di Roma a realizzare un sistema
ERP?
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Sentivamo
la necessità di aggiornare i nostri sistemi di contabilità
per raggiungere un più elevato livello di efficienza ed efficacia.
Prima lavoravamo con tre applicativi diversi, realizzati direttamente
da noi, che si occupavano di contabilità finanziaria, gestione
dei mutui e contabilità analitica, anche se quest'ultimo modulo
non è mai entrato veramente a regime. Il cambiamento del quadro
economico, legislativo e sociale ci ha indotto a realizzare un nuovo sistema
che fosse coerente con l'evoluzione dei bisogni dell'amministrazione comunale
e che consentisse di introdurre anche principi economico-patrimoniali
e di controllo di gestione per supportare i processi di pianificazione
delle spese e delle entrate.
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Quali
settori del Comune di Roma sono stati coinvolti?
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Il
Comune di Roma è l'amministrazione locale più grande d'Italia:
ha oltre 26 mila dipendenti, 19 municipi, 20 dipartimenti, 13 extra-dipartimenti
e il coordinamento di 80 aziende (AMA, ATAC, Fiera di Roma, ecc.). Nell'impossibilità
di implementare contemporaneamente il progetto in ogni settore di un'organizzazione
così complessa, è stato deciso di iniziare con la contabilità,
e quindi dalla Ragioneria generale dove lavorano circa 250 persone. Naturalmente
il sistema non rimane circoscritto strettamente in questo ambito: sono
gli uffici amministrativi, infatti, a preparare i provvedimenti finanziari
ed è stato quindi necessario che anche questi utenti conoscessero
il nuovo software contabile. Da questo punto di vista possiamo dire che
è stata coinvolta l'intera amministrazione comunale, visto che
tutti concorrono alla formazione del bilancio.
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Quali
vantaggi avete ottenuto?
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Innanzitutto
un sistema efficiente che integra quelli che erano i tre vecchi sistemi
di contabilità con una modernità di approccio e visualizzazione
che prima non avevamo. Questo consente di ottimizzare e integrare i processi
interni rafforzando i controlli, migliorando le operazioni amministrative
e garantendo una costante visibilità delle informazioni a tutti
i livelli. Inoltre sono stati introdotti concetti di contabilità
economico-patrimoniale, in accordo con la contabilità finanziaria,
e di controllo di gestione. Il personale può sfruttare nuove funzionalità,
come i meccanismi di correzione automatici e la possibilità di
esportare i dati su prodotti Office, che facilitano lo svolgimento del
lavoro riducendo contemporaneamente i margini di errore.
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La
velocità con cui il Comune di Roma ha implementato il sistema
ERP ha sorpreso molti...
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E
se non ci fossero stati i soliti ricorsi a rallentare l'inizio delle attività
saremmo stati anche più rapidi! Sul sistema vero e proprio abbiamo
cominciato a lavorare ai primi di gennaio del 2002, accordandoci con il
Raggruppamento temporaneo d'imprese (RTI) che ha realizzato il sistema
per avere step successivi di rilasci. In questo modo i dipendenti della
Ragioneria generale hanno potuto testare subito i vari moduli del prodotto,
modificandoli tempestivamente quando si verificavano malfunzionamenti.
Siamo ufficialmente in produzione dal primo settembre 2003 dopo un periodo
di circa sei mesi di parallelo tra vecchio e nuovo software, utile per
verificare l'operatività complessiva della nuova soluzione.
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Come
è stato accolto il nuovo sistema dai dipendenti?
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All'inizio
è stata necessario raccogliere il consenso andando a spiegare i
vantaggi che il nuovo sistema avrebbe garantito per tutta l'amministrazione:
in genere le organizzazione, specie se di grandi dimensioni come la nostra,
non sono facilmente inclini ai cambiamenti. L'introduzione di un sistema
ERP, poi, è quasi una rivoluzione e quindi essere riusciti a realizzarla
bene, in breve tempo e senza sospensioni del servizio è senza dubbio
un grande successo.
La risposta del personale adesso è ottima. Proprio alcuni giorni
fa, ad esempio, una dipendente rientrata da un lungo periodo di maternità
e che, quindi, non aveva nemmeno seguito le attività di formazione,
ha inviato una lettera a me, come capoprogetto, e al Raggruppamento temporaneo
d'imprese guidato da IBM ringraziandoci per la semplicità e la
facilità d'uso del nuovo sistema. Mi lasci dire che è stata
una grande soddisfazione: non è facile ricevere plausi dal personale,
specie in situazioni di transizione di tale portata. Da parte nostra abbiamo
fatto tutto il possibile per supportare i dipendenti ed aiutarli fattivamente
nella migrazione: oltre all'attività di formazione, esperti della
RTI e della mia unità organizzativa hanno affiancato i nuovi utenti
direttamente sul loro posto di lavoro, risolvendo tempestivamente dubbi
e problemi. Inoltre un help desk continua ad essere ancora oggi a disposizione
per chi incontra difficoltà. Se tutto è andato bene è
anche merito di questo approccio e di questa vicinanza con chi è
in prima linea.
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Quanti
dipendenti hanno seguito un'attività di formazione?
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Complessivamente
abbiamo formato oltre 800 persone. Chi fa parte della Ragioneria generale
ora sa utilizzare il sistema e immettere i dati, mentre agli utenti degli
uffici amministrativi è stato insegnato ad operare in visualizzazione.
Il tutto in poco tempo, da dicembre 2002 a luglio 2003.
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Quali
difficoltà avete dovuto affrontare durante l'implementazione
del sistema?
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L'amministrazione
comunale è grande, complessa e, per molti versi, unica, quindi
abbiamo dovuto "personalizzare" il prodotto SAP per adattarlo
al meglio alla nostra realtà. In questo senso il lavoro svolto
dalle società del RTI è stato decisivo: la parte relativa
ai mutui, ad esempio, è stata sviluppata ex novo a stretto contatto
con il personale della Ragioneria.
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Chi
faceva parte del Raggruppamento temporaneo d'imprese?
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IBM
come capofila di un team di società formato da Finsiel, Sistemi
Informativi e I&T.
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Veniamo
agli investimenti necessari: quanto è costato il sistema?
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La
base d'appalto è stata di circa 4,6 milioni di euro a cui si devono
aggiungere i costi delle licenze e anche ulteriori progetti come il DSS
- Decision Support System che stiamo sviluppando parallelamente.
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A
che cosa servirà il DSS?
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Verrà
utilizzato per la simulazione e la costruzione del bilancio, con una parte
del cruscotto direzionale destinato al controllo di gestione.
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Sono
già previste evoluzioni?
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Sicuramente
l'estensione agli altri dipartimenti: l'idea del ragioniere generale è
di affrontare la parte relativa al ciclo acquisti, anche se ciò
comporterà uno sforzo ancora maggiore per tutta l'amministrazione.
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In
Italia ci sono altri comuni con sistemi così evoluti per
la contabilità?
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Tra
le realtà delle nostre dimensioni siamo sicuramente i primi. A
livello generale, invece, c'è Bologna che sta lavorando bene, così
come altre piccole amministrazioni.
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