La Pubblica Amministrazione molto spesso lavora su documenti complessi, che richiedono l'intervento e la verifica di più competenze. Una nuova costruzione, un piano regolatore, un servizio ecologico sono servizi a cui molti funzionari partecipano, apportando variazioni, integrazioni e contributi alla realizzazione della documentazione. Spesso questo lavoro avviene facendo girare il documento stampato in forma cartacea oppure al meglio via mail, con lo svantaggio di una condivisione del materiale e un conseguente livello di collaborazione meno efficace, rispetto a quanto la moderna tecnologia è in grado di offrire.
Con le funzionalità di collaborazione e condivisione di Office System 2003 - la nuova versione di Office rilasciata recentemente - la comunicazione on-line viene estremamente semplificata, poiché i programmi della suite possono interagire direttamente, senza uscire dall'applicazione e dalle abituali modalità di lavoro, con spazi online condivisi e sfruttare al meglio le potenzialità delle reti Intranet.
Lo scenario ottimale per una situazione del genere presuppone, dal lato client la presenza di Office 2003, mentre dal lato server Windows System SharePoint Portal Services di Windows 2003 oppure SharePoint Portal Server per la creazione della Intranet. Con il nuovo Office 2003, è possibile condividere progetti e documenti all'interno di un gruppo virtuale, raccogliere e organizzare dati e informazioni in modo più efficace, sfruttare al meglio le potenzialità dalla Rete, aumentare il livello di sicurezza e di protezione dei PC.
Come esempio di queste funzionalità elaboreremo ora uno scenario di utilizzo relativo ad un Comune.

Alcune novità di Office System 2003

Tra le novità di Office System vi è il supporto al formato XML (eXtensible Markup Language), standard aperto che consente di descrivere e codificare i dati attraverso sistemi, piattaforme e applicazioni eterogenee e permette di accedere a dati, immagini e documenti provenienti da diverse fonti informative e residenti all'interno di applicazioni con formati differenti tra loro. Grazie al linguaggio XML sviluppatori e utenti esperti possono creare soluzioni personalizzate basate sui documenti (smart document) che sfruttano gli strumenti noti e l'interfaccia conosciuta di Office.

Una nuova applicazione presente all'interno di Office System è InfoPath grazie alla quale sarà possibile facilitare e razionalizzare il processo di raccolta e gestione delle informazioni mediante moduli dinamici basati sullo standard XML, permettendone il riutilizzo all'interno di processi gestionali dell'intero ente pubblico.
InfoPath 2003 consente infatti di eseguire tre attività chiave: creare moduli dinamici, distribuirli agli utenti che possono poi in modo molto semplice compilare le informazioni richieste e infine inoltrare i moduli ai sistemi e ai processi aziendali utilizzando il linguaggio XML.