Le amministrazioni locali sono ancora lontane da una moderna gestione delle risorse umane volta alla valorizzazione delle professionalità interne. Colpa della complessità delle organizzazioni e della mancanza di adeguati strumenti tecnologici che, di fatto, frenano lo svolgimento di questa attività strategica.

ne parliamo con

Elvira Milani,
Principal Sales Consultant di Oracle ed esperta in Gestione risorse umane nella Pubblica amministrazione locale.

"Il livello dei sistemi informativi dedicati alla gestione del personale non è sicuramente adeguato alle nuove sfide. Il contratto per il comparto "Regioni e Autonomie locali" ha introdotto diversi elementi innovativi, aprendo le porte a modelli che mirano a valorizzare e sviluppare le risorse umane. Ma a fronte di una rinnovata consapevolezza dell'importanza di migliorare il lavoro interno all'ente al fine di offrire un servizio più efficace ai cittadini, si riscontra ancora una certa lentezza delle amministrazioni nel dotarsi dei necessari strumenti tecnologici. La strada seguita finora è corretta, nel senso che l'adeguamento dei processi di gestione, che va realizzato prima di impostare un nuovo sistema informativo, è molto avanti quasi ovunque. Occorre ora accelerare sui sistemi informativi di supporto".

"Purtroppo no: negli anni passati le amministrazioni locali hanno investito in sistemi finalizzati principalmente alla gestione dello stato giuridico, al calcolo del cedolino degli stipendi e alla rilevazione delle presenze. Solo poche realtà hanno prestato attenzione anche al modello delle competenze, alla pianificazione della formazione e alla valutazione".

"Un sistema di gestione completo, che non si limiti quindi alla sola amministrazione delle risorse umane, implica un forte cambiamento culturale interno che in molte realtà è già in atto, e questo è positivo e fa ben sperare. Da un punto di vista operativo è importante ridefinire i processi, chiarendo come devono essere svolti e quali sono i criteri che li governano. Ad esempio quelli relativi alla progressione verticale e orizzontale sono molto cambiati e permettono ora una maggiore flessibilità. La tecnologia, invece, non presenta problemi: lo sforzo maggiore riguarda l'integrazione delle soluzioni preesistenti nell'ente che, per preservare gli investimenti compiuti, è corretto mantenere anche se sarebbe più semplice ripartire da zero".

"Una soluzione potrebbe essere quella di non affrontare subito la realizzazione del sistema nella sua interezza ma rilasciare subito le funzionalità principali o più urgenti, per poi proseguire a piccoli passi con incrementi successivi. Ovviamente va scelta una soluzione che offra garanzie di completezza e di sviluppo, in modo da essere garantiti per il futuro".

"Si hanno ritorni in termini di efficienza, produttività e anche retention, un problema nuovo per le amministrazioni locali. I dipendenti migliori, infatti, se non motivati, valorizzati per le loro qualità e seguiti nel loro sviluppo professionale, tendono ad abbandonare l'ente, privando l'organizzazione del patrimonio di conoscenze ed esperienza acquisito. Dal punto di vista operativo, un sistema informativo integrato migliora l'efficienza generale perché evita la gestione ridondante dei dati, spesso causa di errori, utilizzando un unico punto di registrazione delle informazioni condiviso da tutte le applicazioni. Per gli enti è poi di fondamentale importanza anche come soluzione in grado di supportare la realizzazione dei processi a cui cooperano più attori. In questo caso il sistema informativo riesce a coordinare le diverse azioni, dando visibilità alle attività portate avanti parallelamente. Ovviamente alcune operazioni possono essere automatizzate, come l'invio di notifiche o comunicazioni ai dipendenti a seguito del verificarsi di eventi predefiniti.
Un miglioramento dell'efficienza è determinato anche dalla disintermediazione operativa: alcuni lavori possono essere demandati direttamente ai dipendenti. Questi, ad esempio, collegandosi al sistema dalla propria postazione, possono verificare la correttezza dei dati anagrafici, aggiornare il curriculum o i livelli di competenza. La Direzione risorse umane può così dedicarsi ad attività a più alto valore aggiunto, come lo sviluppo delle professionalità".

"Non è una questione di tipologia ma di dimensioni, perché è il numero di persone gestite la variabile significativa: più grande è l'ente, maggiore è il numero di dipendenti e, di conseguenza, la complessità, affrontabile efficacemente solo con l'ausilio delle tecnologie. Attualmente le realtà più avanzate sono quelle di medie dimensioni, che stanno dimostrando sensibilità al problema e reattività. Le amministrazioni maggiori, invece, che nel passato avevano automatizzato modelli di gestione ora non più validi, soffrono le lentezze dovute al cambiamento di sistemi in molto casi obsoleti e difficili da modificare".

"Abbiamo realizzato un modello che aderisce in pieno ai nuovi metodi di gestione previsti dal contratto per Regioni e Autonomie locali e garantisce agli enti funzionalità complete riguardo a
organizzazione, assunzioni, concorsi, valutazioni, formazione, progressione verticale e orizzontale. GOSPEL (Gestione, Organizzazione e Sviluppo del Personale degli Enti Locali) riesce a rispondere efficacemente a tutte le esigenze della Direzione Risorse Umane perché è stato implementato tramite best practice, verificando sul campo, in particolare con un progetto realizzato per il Comune di Torino, quali fossero le reali necessità delle amministrazioni. L'approccio teorico è stato dunque affiancato da una validazione pratica che ha permesso di ottenere una soluzione predefinita e completa ma, al tempo stesso, flessibile e parametrizzabile e quindi aperta a qualsiasi tipo di personalizzazione. Numerosi i vantaggi: innanzitutto si ha un sistema sostanzialmente pronto all'uso, che abbatte i costi di progetto perché elimina, o riduce drasticamente, la necessità della fase di studio dei requisiti, anticipata dai nostri esperti. Inoltre può essere messo in esercizio in tempi brevissimi e con un impegno ridotto dell'ente che, anche se presenta esigenze specifiche che richiedono modifiche alle funzionalità previste dal prodotto, ha il vantaggio di poter lavorare su un modello già funzionante. GOSPEL, poi, presenta anche informazioni predefinite e non solo processi: nel sistema sono contenuti dati come la nuova classificazione del personale, le tabelle retributive, i profili professionali, il catalogo delle competenze ecc. Così, ad esempio, quando occorrerà descrivere le caratteristiche di un concorso, sarà sufficiente ricercare le informazioni necessarie nell'archivio, dove sono già disponibili".

"GOSPEL sta ricevendo un'ottima accoglienza da tutte le amministrazioni locali. Volendo proprio fare una distinzione, i più interessati sembrano essere gli enti locali con un numero di dipendenti dai 300 ai 1.200, le cui necessità di gestione delle risorse umane sono soddisfatte quasi al 100% dalla soluzione Oracle, senza bisogno di particolari personalizzazioni. Ma GOSPEL è molto apprezzato anche dalle altre amministrazioni, in particolare dalle più grandi, che lo considerano un'ottima base di partenza avanzata: grazie alla sua flessibilità e alla capacità di parametrizzazione, infatti, possono essere aggiunte tutte le funzionalità ulteriori di cui hanno bisogno in modo semplice, veloce ed economico".

"E' difficile quantificare il risparmio, però abbiamo visto che, in molti casi, riusciamo a rimanere sotto il limite che porterebbe all'apertura di un bando di concorso. Il vantaggio è quindi rilevante, sia riguardo al progetto sia alle licenze software. Inoltre Oracle garantisce gli upgrade di sistema che altre soluzioni non comprendono".

"GOSPEL ha un'interfaccia dedicata ai dipendenti e ai dirigenti che è molto intuitiva e non richiede formazione perché permette l'utilizzo degli applicativi con modalità guidate simili alla navigazione in internet. La direzione del personale, invece, che deve affrontare problemi più complessi per gestire le risorse, è normalmente coinvolta durante la fase di progettazione, in modo tale da apprendere gradualmente le funzionalità del sistema".