Il primo gennaio del 2004 sarà un momento importante per la Pubblica Amministrazione in quanto segna la data ultima entro la quale tutte le amministrazioni dello Stato dovranno dotarsi di misure tecniche ed organizzative per la gestione del Protocollo Informatico. Il legislatore definisce Protocollo Informatico "l'insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dalle amministrazioni per la gestione dei documenti", ovvero, tutte le risorse tecnologiche necessarie alla realizzazione di un sistema automatico per la gestione elettronica dei flussi documentali.

Gli obiettivi che si vogliono raggiungere attraverso la gestione del Protocollo Informatico sono fondamentalmente due: in primo luogo rendere maggiormente efficienti e produttive le amministrazioni - attraverso l'eliminazione dei registri cartacei, la diminuzione degli uffici di protocollo, la razionalizzazione dei flussi documentali - e in secondo luogo migliorare la trasparenza dell'azione amministrativa attraverso strumenti che rendano possibile un effettivo esercizio del diritto di accesso allo stato dei procedimenti e ai relativi documenti da parte dei soggetti interessati (cittadini e imprese).

L'attività di protocollazione certifica, inoltre, la provenienza e la data di acquisizione del documento identificandolo in maniera univoca nell'ambito di una sequenza numerica collegata con l'indicazione cronologica. Costituisce pertanto il punto nevralgico di tutti i flussi di lavoro tra le Amministrazioni e all'interno di ciascuna di esse; le modalità di gestione adottate in merito assumono di conseguenza una importanza fondamentale nella strategia operativa della PA.

Entro gennaio 2004, sono tenuti a realizzare la gestione del protocollo con sistemi informativi automatizzati "tutte le amministrazioni dello Stato, ivi compresi gli istituti e scuole di ogni ordine e grado e le istituzioni educative, le aziende ed amministrazioni dello Stato ad ordinamento autonomo, le regioni, le province, i comuni, le comunità montane, e loro consorzi ed associazioni, le istituzioni universitarie, gli istituti autonomi case popolari, le camere di commercio, industria, artigianato e agricoltura e loro associazioni, tutti gli enti pubblici non economici nazionali, regionali e locali, le amministrazioni, le aziende e gli enti del Servizio sanitario nazionale".

Per gestire questo storico cambiamento le amministrazioni (dal più piccolo comune al Ministero) dovranno dotarsi di adeguati strumenti informatici. La gestione automatizzata del flusso dei documenti e Protocollo Informatico necessita, infatti, di un'infrastruttura applicativa su cui incentrare i sistemi di gestione documentale integrati con il protocollo, i sistemi di pianificazione e controllo, i sistemi di workflow per la gestione dell'iter procedimentale. Le funzionalità prevedono l'acquisizione dei documenti da supporti informatici e l'integrazione con le e-mail (utilizzando lo standard XML; la classificazione e fascicolazione in base al titolario di archivio; la certificazione dei documenti).

Dal punto di vista tecnologico, Microsoft fornisce un'infrastruttura di base abilitante per la realizzazione di soluzioni e progetti di Protocollo Informatico, che comprende componenti per la gestione documentale, la messaggistica, l'ambiente collaborativo, la gestione del workflow, l'indicizzazione dei contenuti e il supporto alla firma digitale.
Le implementazioni già effettuate da diverse aziende, utilizzando in modo diversificato le componenti architetturali disponibili, trovano riscontro in una serie di soluzioni realizzate da partner che rispettano la normativa e le regole tecniche emanate dall'AIPA.

La grande varietà di dimensioni e organizzazione dei vari enti coinvolti ha fatto sì che comparissero sul mercato numerose soluzioni, diverse per scelte tecnologiche, costo, scalabilità. L'impegno richiesto per l'implementazione di queste soluzioni può essere molto elevato per la singola amministrazione e può, a volte, comportare una significativa riorganizzazione del lavoro.

Per orientare gli Enti pubblici nella scelta più confacente alle loro esigenze Microsoft ha reso disponibile sul suo sito in formato elettronico la prima versione di "Protocollo Informatico a norma AIPA - Guida alle soluzioni basate sulla tecnologia Microsoft".
Le finalità principali della Guida sono di raccogliere e catalogare le soluzioni per il Protocollo Informatico disponibili in ambiente Microsoft, fornire alle amministrazioni pubbliche uno strumento operativo per la scelta della soluzione più idonea alla propria realtà e offrire indicazioni per una agevole implementazione.

A questa prima versione faranno seguito successivi ampliamenti, disponibili in formato elettronico sul sito www.microsoft.com/italy/pa/protocollo/ con l'obiettivo di:

- illustrare nel dettaglio le varie funzionalità di un'applicazione di Protocollo Informatico per consentire una verifica sulla rispondenza alla normativa delle varie soluzioni;

- illustrare, anche con riferimento a documenti disponibili su siti della pubblica amministrazione, alcuni esempi di capitolato relativi al Protocollo Informatico;

- presentare un esempio esaustivo di soluzione;

- offrire una case history esemplificativa;

- presentare modelli di manuali di gestione e di titolari.

In collaborazione con Maggioli Editore, Microsoft ha inoltre contribuito alla realizzazione di una pubblicazione "Il Protocollo Informatico per la Pubblica Amministrazione" con l'obiettivo di contribuire al dibattito in corso in Italia su questo tema.

Tutte le informazioni sul Protocollo Informatico sono presenti sul sito www.microsoft.com/italy/pa/protocollo/ dove è anche possibile consultare l'offerta delle soluzioni messe a disposizione dai partner Microsoft. Su www.microsoft.com/italy/pa/protocollo/tassonomia.asp attraverso una serie di tabelle vengono sinteticamente rappresentati alcuni aspetti delle soluzioni realizzate dai vari partner che consentono di effettuare una rapida comparazione sugli aspetti più strettamente tecnici delle stesse.