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cooperazione Finanziaria soluzioni Oracle
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E-Business
Suite - Contabilita' Finanziaria |
la
soluzione di Oracle Italia per la Pubblica Amministrazione. |
| | | | | | IL
CONTROLLO DI GESTIONE: LA SFIDA PER LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE ITALIANA | | | Il
quadro normativo cui fa riferimento l'organizzazione degli uffici della Pubblica
Amministrazione ha modificato sensibilmente le modalità gestionali necessarie
per un'azione amministrativa di tipo "aziendalista", che richiede la
migrazione verso un sistema di stretta correlazione tra attività e risultati.
Il percorso indicato dalle norme consiste nella giusta enfatizzazione della fase
di pianificazione che, per raggiungere le finalità che si pone, deve essere
supportata da un sistema di controllo interno (auditing) per la verifica costante
sullo stato di attuazione degli obiettivi definiti dalla stessa. | | | | | | | | | LE
SOLUZIONI ORACLE PER ACCELERARE IL CAMBIAMENTO | | |
Un fornitore di tecnologia come Oracle offre in primis un'infrastruttura architetturale
che mette in condizione tutti i soggetti, attivi e non, di lavorare alle informazioni
e di accedervi in modo semplice, rapido e con strumenti il più possibile
standard. Oltre a ciò, mette anche a disposizione delle Amministrazioni,
soluzioni applicative che consentono di registrare gli eventi aziendali, numerari
o statistici, secondo l'ottica della massima integrazione con lo scopo di evitare
la duplicazione nel trattamento delle informazioni e la divulgazione di dati non
omogenei. Dette soluzioni sono altresì in grado di proporre modelli di
processo predefiniti ma flessibili, in modo tale da poter essere facilmente rielaborati,
per riflettere sia gli assetti organizzativi esistenti, sia quelli futuri. | | | | | | | | | LA
SANITA' - UNA SFIDA GIA' VINTA | | | Le
aziende sanitarie, dopo l'introduzione da parte del legislatore dell'obbligo della
tenuta di una contabilità economico-patrimoniale basata sui principi civilistici
vigenti, si sono poste già da qualche tempo il problema di affiancare ad
applicazioni che rispondessero ai requisiti normativi ed amministrativi, applicazioni
che potessero supportare l'integrazione di sistemi non strettamente legati al
mondo delle rilevazioni contabili. Oggi più di venti tra aziende sanitarie
ed ospedali utilizzano la nostra tecnologia e le nostre applicazioni, non solo
per la normale gestione contabile ma anche come sistema di misurazione degli obiettivi
rispetto alla pianificazione. Le stesse aziende hanno usufruito spesso, laddove
necessario, del nostro modello dei processi standard per rivedere alcuni impianti
organizzativi. | | | | | | | | | L'INTEGRAZIONE
CON LA CONTABILITA' ECONOMICA - IL PUNTO DI SNODO | | | Come
detto, le amministrazioni, anche in seguito alle direttive AIPA, tenderanno sempre
più a dotarsi di sistemi informatici che come prerequisito principale dovranno
avere una piena integrazione in termini di processi. In altre parole, non solo
una mera riclassificazione delle risultanze della contabilità finanziaria
in scritture economico-patrimoniali, ma un corretto indirizzamento dei processi
di rilevazione dei due diversi sistemi contabili, tenendo salvi i requisiti di
tempestività e sicurezza dei dati inseriti, trattati e divulgati. | | | | | | | | | COPERTURA
NORMATIVA | | | Come
già detto il modello è stato realizzato rispettando gli input normativi
vigenti nella P.A.. Stabilito, infatti, che per Amministrazioni Pubbliche s'intendono
tutte le amministrazioni dello Stato, ivi compresi gli istituti e scuole di ogni
ordine e grado e le istituzioni educative, le aziende ed amministrazioni dello
Stato ad ordinamento autonomo, le regioni, le province, i comuni, le comunità
montane e loro consorzi ed associazioni, le istituzioni universitarie, gli istituti
autonomi case popolari, le camere di commercio, industria, artigianato e agricoltura
e loro associazioni, tutti gli enti pubblici non economici nazionali, regionali
e locali, le amministrazioni, le aziende e gli enti del servizio sanitario nazionale,
riportiamo di seguito l'ambito normativo di riferimento sulla base del quale è
stata realizzata la soluzione Oracle. Ministeri ed Amministrazioni centrali: -
RD 2440/1923 e RD 827/1924 - L. 62/1964 - L. 468/1978 - L. 362/1988 - L. 94/1997
- DL gs 279/97 - L. 208/1999 Enti Locali ed altri enti ed organismi pubblici:
- DL gs 76/2000 - DPR 696/1979 Enti che gestiscono forme obbligatorie di previdenza
ed assistenza, Enti di assistenza generica, Enti di promozione economica, Enti
preposti a servizi di pubblico interesse, Enti preposti ad attività sportive,
turistiche e del tempo libero, Enti scientifici di ricerca e sperimentazione,
Enti culturali e di promozione artistica: - DL gs 267/2000 - DL gs 77/1995 - L.
287/1997 | | | | | | | | | IL
MODELLO CONTABILE INTEGRATO DI ORACLE | | |
Il modello definito nell'ambito dell'E-Business Suite 11i rispetta, da un lato,
le esigenze contabili proprie della Pubblica Amministrazione e, dall'altro, realizza,
nel rispetto della normativa e delle esigenze sempre più sentite dalla
P.A., una perfetta integrazione con la contabilità economico-patrimoniale
ed analitica finalizzate al controllo di gestione. Nella realizzazione della soluzione
si è reso necessario effettuare un'attenta analisi di tutti i processi
contabili di natura economico-patrimoniale esistenti nella soluzione standard,
evidenziando i gap tra gli stessi e la contabilità finanziaria tipica delle
amministrazioni pubbliche. Si è proceduto, in un secondo momento, alla
copertura dei gap funzionali individuati in modo da garantire sia una gestione
della contabilità finanziaria che potesse essere autoconsistente, sia l'integrazione
di questa con la contabilità economico-patrimoniale. Oracle Italia ha quindi
raccolto e sviluppato i requisiti della Nuova Contabilità Integrata avvalendosi
dell'esperienza maturata su progetti esistenti, delle competenze specifiche dei
clienti coinvolti in progetti nuovi e utilizzando, per un'opportuna validazione
dei processi disegnati, istituzioni di primaria importanza nel settore pubblico
(es. CERGAS S.D.A.. Bocconi). La soluzione è stata realizzata nei laboratori
di sviluppo Oracle in Italia, permettendo quindi un rilascio in tempi brevi ed
un rapido accrescimento del know-how interno, in modo da poterlo trasferire a
tutti coloro che hanno come core-business la system integration. | | | | | | | | | CARATTERISTICHE
DISTINTIVE DELLA SOLUZIONE ORACLE | | |
La soluzione consente una notevole flessibilità nella gestione dei processi
amministrativi rendendoli anche più efficienti. Mette a disposizione una
chiave contabile configurabile liberamente. Offre tutte le funzioni specifiche
previste per una gestione contabile finanziaria. Si adegua alle esigenze specifiche
di ogni Amministrazione. Permette, ove sia necessario il mantenimento delle procedure
di collaudato successo senza stravolgere le prassi operative in uso. Offre un
approccio di tipo modulare e scalabile e non necessariamente di tipo "big
bang". Permette la personalizzazione delle strutture di dati. Presenta bassa
complessità della soluzione finale: facilità d'uso e di gestione,
flessibilità, controllabilità dell'ambiente operativo, ottimizzazione
dei processi in termini di qualità e di scambi, integrazione funzionale.
Offre una totale adattabilità del software applicativo alla struttura organizzativa
dell'amministrazione. Presenta la possibilità di modifica dei processi
della soluzione attraverso l'utilizzo del sistema di workflow management nativo
adattandoli alle esigenze dell'Amministrazione. La modifica dei processi è
consentita anche durante la normale gestione operativa senza impattare sull'operabilità
dell'utente finale. La soluzione Oracle è flessibile e tale da offrire
un elevato grado di parametrizzazione in modo da ridurre al minimo i costi di
eventuali sviluppi ad hoc (es.: personalizzazione del lay-out finale con eventuale
aggiunta di nuovi campi senza sviluppare, predisposizione di lay-out diversificati
in funzione dell'utente finale attraverso i folder, definizione flessibile delle
dimensioni di analisi, con possibilità di aggiungere nuovi elementi anche
dopo l'avvio in produzione del progetto, per il soddisfacimento di nuove esigenze
dell'Amministrazione, ecc.). Presenta elevate caratteristiche di interoperabilità
e facile apertura verso altri applicativi legacy di gestione della contabilità
finanziaria esistenti. Lo schema di seguito riportato evidenzia non solo l'integrazione
funzionale nativa tra i vari moduli software dell'E-Business Suite ma offre la
possibilità di interoperare con sistemi esterni Oracle E-Business Suite.
| | | | | | | | | L'ARCHITETTURA
DELLA SOLUZIONE | | |
La logica sottostante all'architettura contabile prescelta è quella di
un prodotto che potesse integrare l'E-Business Suite standard Oracle con un sistema
di contabilità finanziaria. All'interno della soluzione sono state tuttavia
previste funzioni "stand-alone" che permettono una gestione nativa delle
operazioni di contabilità finanziaria consentendo la visualizzazione del
risultato in ottica economico-patrimoniale. Una delle scelte basilari che è
stata fatta è quella di creare un prodotto "Multiple Organizations",
in modo tale che in un'ottica di sistema ERP, che è quella di sistema unico
- integrato dove tutte le informazioni sono condivise e visibili a chiunque abbia
accesso al sistema, si preservi il concetto di Sicurezza dei dati particolarmente
rilevante nella Pubblica Amministrazione. In particolare nella P.A., una delle
esigenze maggiormente sentite è quella di stabilire livelli autorizzativi
specifici per CDS (unita' organizzativa di spesa), per consentire o inibire l'accesso
alla visualizzazione e/o modifica dei dati a sistema a determinati utenti (dove
per CDS s'intende il responsabile della spesa, proprietario di n capitoli che
possono essere assegnati univocamente allo stesso). E' possibile definire una
struttura multiple organizations e le relazioni che intercorrono tra queste all'interno
di una singola installazione dell'E-Business Suite. Queste organizzazioni possono
essere set of books, business groups, legal entities, operating units, o inventory
organizations. L'architettura realizzata nella soluzione garantisce l'integrità
dei dati, la tracciabilità delle informazioni delle movimentazioni contabili
e gestionali, il controllo delle stesse in ogni fase del processo. Nella soluzione
elaborata è stata prevista la creazione di una specifica dimensione per
gestire eventualmente più CDS sempre nell'ambito della stessa struttura
Organizzativa (unica Operating Unit), assicurando livelli di sicurezza in fase
di input (inserimento documenti finanziari ed economici e relativa erosione fondi)
per ogni CDS della struttura organizzativa. In una struttura complessa multi CDS
(ove ogni CDS corrisponde ad una struttura organizzativa differente) è
possibile ipotizzare che questa segregazione di dati (in termini sia d'inserimento
sia di visualizzazione) possa essere raggiunta tramite un'impostazione Multiple
Organization (dove un cds equivale ad un'unità operativa - es.: dipartimento)
| | | | | | | | | VANTAGGI
DELLA SOLUZIONE ORACLE | | | Tra
i principali vantaggi della soluzione evidenziamo quanto segue: L'ERP Oracle presenta
una gestione contabile completamente integrata sfruttando i moduli software dell'E-Business
Suite. Nel rispetto dei requisiti della P.A., possiamo evidenziare i seguenti
scenari di implementazione: Implementazione della contabilità finanziaria
integrata con la contabilità generale/analitica Implementazione della contabilità
finanziaria integrata con la contabilità generale/analitica e con il ciclo
passivo Implementazione della contabilità finanziaria integrata con la
contabilità generale/analitica, il ciclo passivo, il ciclo degli acquisti,
la gestione dei magazzini e la contabilità clienti Implementazione della
contabilità integrata sfruttando sia il sistema ERP Oracle (E-Business
Suite) che sistemi legacy già esistenti presso l'Amministrazione nel caso
in cui la stessa possa ritenerlo vantaggioso in ottica di salvaguardia degli investimenti
già effettuati. Il sistema Oracle si presenta, infatti, già predisposto
di una serie di interfacce (Open Interfaces) sui vari moduli dell'E-Business Suite
individuati. Questo agevola il processo di interazione con sistemi legacy. L'ERP
è in grado di ricevere le informazioni da altri sistemi esterni minimizzando
l'effort nella realizzazione di programmi di interfaccia poiché, la maggior
parte delle funzionalità necessarie per la ricezione delle informazioni
esterne sono a carico dell'Open Interface. Il modello di collegamento ipotizzabile
si appoggia sulla soluzione standard dell'E-Business Suite, che già dispone
dell'integrazione tra la contabilità gestionale e la contabilità
finanziaria; questo approccio consente di trarre il massimo beneficio da quanto
già realizzato e, di conseguenza, di limitare i costi di realizzazione
del progetto di interoperabilità. | | | | | | | | | I
MODULI SOFTWARE DELLA SOLUZIONE ORACLE | | | I
moduli utilizzati per i processi di contabilità, amministrazione, finanza
e logistica, consentono di rilevare gli eventi amministrativi in forma contabile
ed extra-contabile, che provengono innanzi tutto dall'area dei sezionali e dalla
gestione nativa in contabilità finanziaria. Riportiamo una breve descrizione
delle caratteristiche delle aree individuate (sezionali, contabilità integrata
e supporto alle decisioni - controllo di gestione). Sezionali In questa area vengono
rilevati la maggior parte degli eventi amministrativi in forma transazionale.
I moduli software sono i seguenti: gestione dei magazzini, gestione degli acquisti,
contabilità fornitori, gestione dei cespiti e contabilità clienti.
Ogni evento registrato in uno dei moduli proposti, diviene disponibile oltre che
per i moduli sezionali direttamente integrati, anche per la contabilità
e quindi gestito secondo la forma contabile desiderata. Ogni evento può
essere soggetto a cicli di controllo ed approvazione predefiniti e/o parametrizzabili
tramite il workflow nativo, in modo da monitorarne il ciclo di vita. L'accesso
ai vari moduli è gestito dal sistema di security che consente di assegnare
ad ogni utente una porzione delle varie entità disponibili e storicizza
le informazioni necessarie al monitoraggio dell'inserimento/modifica di ogni singola
transazione. Per ogni singolo modulo sono a disposizione, oltre alle funzioni
di gestione degli eventi, numerosi report predefiniti e maschere di interrogazione
che consentono verifiche puntuali della situazione di ogni sezionale oltre al
soddisfacimento dei maggiori requisiti legali e fiscali. Le anagrafiche sono condivise
tra i moduli che ne necessitano la gestione comune (es. dipendenti, piano dei
conti, banche, fornitori, clienti ....). Anche nei moduli relativi all'area in
oggetto sono disponibili i cicli di controllo ed approvazione gestiti tramite
workflow. Area Contabilità integrata In quest'area sono rilevati gli eventi
amministrativi in forma contabile ed extracontabile, che provengono innanzi tutto
dall'area dei sezionali. E' possibile in ogni caso imputare direttamente delle
scritture in quest'area, quando l'evento non è rilevabile nell'ambito dei
vari sezionali. Anche in quest'area sono disponibili i cicli di controllo ed approvazione
tramite workflow. E' possibile configurare un'architettura del piano dei conti
in modo da poter gestire le varie esposizioni contabili (finanziaria ed economica).
Per ogni scrittura di dettaglio proveniente dai sezionali integrati nativamente,
è possibile ottenere il drill-down verso l'evento da cui è scaturita
la scrittura stessa. All'interno dell'area relativa alla contabilità integrata
possono essere imputate anche scritture extra-contabili in modo da fornire al
mondo del controllo di gestione il massimo delle informazioni disponibili. Sono
inoltre presenti reports e maschere di interrogazione predefinite, in particolar
modo per quanto attiene ai requisiti civilistici e di contabilità finanziaria.
Area Controllo di gestione Supporto alle decisioni In questa area sono presenti
le componenti che attengono alla fase che viene a volta identificata come "Controllo
di Gestione". In realtà in questo contesto vengono gestite le informazioni
aggregate che provengono dalle due aree precedenti, utilizzando strumenti che
permettono una gestione "razionale" dei dati presenti in ambiente contabile,
permettendo visualizzazioni tramite viste complesse e mettendo a disposizione
funzionalità complesse come simulazioni e ribaltamenti. L'integrazione
diretta con il mondo contabile mette in condizione gli utenti preposti a strutturare
un sistema di reporting continuo, caratterizzato dalla coerenza completa in ogni
momento rispetto alle strutture alimentanti. L'utilizzo di uno strumento di Decision
Support System si giustifica, oltre alla necessita' di razionalizzazione di cui
sopra, anche nella possibilità di integrare informazioni extra-contabili,
che potrebbero arrivare da procedure esterne ma necessarie alla completa copertura
dell'intero patrimonio informativo dell'Amministrazione da informatizzare. Oltre
Oracle Financial Analyzer, impiegato principalmente per analisi multidimensionale
e controllo di gestione, anche Oracle Discoverer può essere utilizzato
per strutturare viste ad hoc per necessita' che non sono previste all'interno
del reporting standard dell'E-Business Suite. |
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