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L'attività
di protocollazione, gestione e archiviazione del flusso dei documenti costituisce
l'asse portante dei procedimenti amministrativi svolti all'interno della Pubblica
Amministrazione. Questa attività, cruciale all'interno delle amministrazioni,
può trovare un valido supporto nella tecnologia dell'Informazione. ne
parliamo con
Claudio
Freschi-
responsabile Direzione Sistemi Informativi di Inarcassa. |
Chi
deve realizzare il protocollo informatico, quindi, sostanzialmente, a chi si rivolge
la soluzione da Voi sperimentata?
| La
soluzione da noi sperimentata si rivolge sia alle Pubbliche Amministrazioni, sia
ad organizzazioni private che scambiano informazioni con la PA. Inoltre la nostra
soluzione, nella versione più estesa, arriva ad integrare nel protocollo
anche la gestione dei flussi di lavoro mediante l'interazione tra il protocollo
stesso ed il workflow, così come previsto nel progetto di e-government.
In tale versione la nostra soluzione è aperta per tutte le organizzazioni
di media/grande complessità. |
Efficienza
dell'amministrazione e trasparenza dell'azione amministrativa: in cosa l'informatizzazione
della gestione documentale contribuisce a rafforzare questi macro obiettivi del
cambiamento amministrativo? | Tutte
le attività fondamentali della PA si estrinsecano nell'emissione di documenti;
è, per tanto, fondamentale poter reperire con estrema velocità e
puntualità i documenti emessi e ricevuti. La gestione documentale elettronica
può inoltre permettere la visibilità dei documenti anche ai diretti
interessati, mediante internet, rendendo completamente trasparenti tutti gli atti
della PA. |
Uno
sguardo all'iter normativo: dalle regolamentazione generale sull'informatizzazione
delle procedure amministrative - legge 59 del 1997 - alla direttiva del MIT 9
dicembre 2002 che stabilisce una data termine - 1 gennaio 2004 - per consentire
alle amministrazioni di adeguarsi al processo di digitalizzazione delle procedure
di protocollo: dopo sei anni e una complessa regolamentazione cosa frena ancora
il processo di informatizzazione di queste attività? | Se
esistono problemi o preoccupazioni tecnologiche queste derivano dai pochi casi
di implementazione sin qui noti. In realtà a questi si sovrappongono problemi
organizzativi derivanti dal ruolo che si vuole dare allo strumento ed al suo aggancio
con i processi aziendali. Da questo punto di vista importante è l'opera
di coinvolgimento, formazione e sviluppo del personale. Siamo convinti che i risultati
positivi raggiunti da noi e da altre amministrazioni potranno essere di guida
per tutte le altre. |
Quanto
costa ad un'amministrazione acquistare un pacchetto di questo tipo e in quanto
tempo e come sono ammortizzabili i costi? In base alla Sua esperienza è
un tipo di procedura realizzabile in economia all'interno degli enti? | Il
costo del pacchetto è sicuramente ammortizzabile con i vantaggi operativi:
la rapidità che si acquista nella archiviazione e ricerca dei documenti
compensa tutti i costi di impianto del sistema. I vantaggi maggiori si raggiungono
però, a nostro avviso, dall'integrazione del protocollo informatico e gestione
documentale con il workflow. In quest'ultima eventualità la necessita di
un accorto studio dei processi di lavoro suggerisce alle organizzazioni prive
di struttura organizzativa il ricorso a supporti esterni. |
Che
tipo di professionalità - e quale formazione eventualmente richiede - è
prevista per la gestione di un protocollo informatico: si individua un responsabile
ad hoc o è una funzione che può essere tranquillamente condivisa
da più operatori? | In
INARCASSA abbiamo un responsabile del protocollo ed un gruppo di operatori
che eseguono le attività quotidiane di protocollazione. La professionalità
degli operatori è fondamentale per classificare correttamente i documenti
avviando così i relativi processi di lavoro. |
Problema
sicurezza: in via generale - e con riferimento specifico alla soluzione Oracle
- come viene garantita la riservatezza dei dati e l'accesso sicuro alle informazioni
di servizio? Numerosi comuni, pur riportando casi di successo, hanno mostrato
resistenza rispetto alla distruzione dell'archivio cartaceo: questi timori sono
in qualche modo "autorizzati" da particolari difficoltà nei processi
di archiviazione e memoria? | La
sicurezza è ovunque un fattore fondamentale da tenere in considerazione.
INARCASSA, che eroga pensioni ai propri iscritti, deve archiviare e conservare
i documenti per molti decenni, garantendone l'accesso, in base al contenuto più
o meno riservato, ai soli operatori abilitati. La garanzia della sicurezza, riservatezza
ed immodificabilità dei documenti è garantita dai normali strumenti
di amministrazione della suite Oracle, supportati dalle tecnologie di ultima generazione
per l'archiviazione dei dati (SUN, NAS ...). L'archiviazione ottica sostitutiva
è una scelta da percorrere solo nel caso se ne possano godere tutti i vantaggi.
INARCASSA non ha ritenuto di investire in tale tecnologia ma puntare su l'ampliamento
dei servizi on line con conseguente diminuzione dei documenti cartacei. Già
da ora, comunque, all'interno di INARCASSA i documenti viaggiano solo in formato
elettronico: la corrispondenza in entrata viene acquisita allo scanner e gli originali
subito archiviati in un deposito remoto . |
Le
varie fasi del processo di gestione documentale. Ricezione, protocollazione, trattazione,
archiviazione: quale di questa, tecnologicamente parlando, è la fase critica?
| Nessuna,
come già detto prima l'impatto maggiore è quello organizzativo.
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Come
avete monitorato e verificato i risultati ottenuti dall'applicazione della soluzione
da Voi sperimentata? | La
soluzione di protocollo informatico e gestione documentale sta entrando in esercizio
proprio in questi giorni. Il monitoraggio delle performance sarà realizzato
utilizzando i tradizionali indicatori quali: numero di documenti trattati giornalmente,
tempo medio di reperimento dei documenti, ecc. |
Può
indicarci brevemente uno schema tipo di protocollazione? | L'
organizzazione del nostro protocollo in entrata prevede alcune attività
propedeutiche quali l'apertura delle buste e la suddivisione dei documenti per
aree organizzative. Successivamente ogni operatore del protocollo acquisirà
sulla propria stazione di lavoro, mediante scanner, i documenti in ingresso, provvederà
all'inserimento dei dati di profilo ed alla classificazione del documento. Al
momento il protocollatore assegna il documento al funzionario competente, a fine
anno, con l'attivazione del workflow, sarà il sistema stesso in base al
titolario ad avviare il processo di lavoro senza necessità di assegnazione
manuale. |
Nuovo
sistema informatico e vecchio sistema manuale: ci sono degli spazi di possibile
interazione tra vecchio e nuovo? Come? | INARCASSA
ha scelto un approccio graduale. Infatti il protocollo informatico verrà
avviato per la corrispondenza relativa alle aree istituzionali che, per altro,
costituisce l'80% della corrispondenza trattata. Solo in tempo successivo il protocollo
informatico sarà esteso alle aree di supporto che, nel frattempo, utilizzano
il tradizionale registro cartaceo. |
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