Circa il 70% delle informazioni possedute da un’organizzazione sono contenute in documenti non strutturati, prodotti con l’ausilio di strumenti per l’informatica individuale. Questo patrimonio di informazioni rappresenta uno degli asset più importanti per un’organizzazione ed i sistemi che gestiscono questo patrimonio stanno diventando sempre di più parte integrante dei processi strategici e di business.

Questi sistemi di content e document management sono spesso rappresentati da “isole informatiche” che non condividono realmente le informazioni con gli altri sistemi. L’esigenza primaria è quella di favorire l’introduzione di questi sistemi per la gestione documentale con bassi costi d’investimento consentendo un reale incremento dei flussi informativi e documentali attraverso l’organizzazione. Contenere i costi è possibile soprattutto adottando un modello di consolidamento delle informazioni in pochi repository centralizzati (razionalizzando quindi non solo l’hardware necessario ma anche le attività di gestione ed amministrazione). In questo modello però, all’aumentare dei volumi di documenti trattati ed al crescere degli utenti serviti, occorre garantire scalabilità, affidabilità e sicurezza dei sistemi.

Per indirizzare questa esigenza, organizzazioni importanti stanno adottando la piattaforma Oracle9i, una completa ed integrata infrastruttura che fornisce tutti i servizi chiave necessari per le applicazioni di content e document management.

Un sistema di gestione documentale (Document Management System - D.M.S.) deve seguire tutta la "vita" di un documento all’interno di un’organizzazione, trattandone aspetti quali la creazione, la condivisione tra più utenti, la pubblicazione, la memorizzazione, la ricerca, etc... .

E’ indispensabile che il D.M.S. possa interfacciarsi con un sistema di workflow, perché nella maggioranza dei casi i documenti sono parte di un processo ben definito che vede coinvolte più figure e più sistemi.

Il server D.M.S. deve, tra l’altro, occuparsi anche della gestione delle versioni di un documento che può essere condiviso e modificato da più utenti.

L’avvento di Internet e della globalizzazione poi, ha fatto aumentare la complessità di condividere le informazioni, cercando allo stesso tempo di mantenere una gestione uniforme e generalizzata della conoscenza e del valore che quei documenti rappresentano.

Un sistema di D.M.S. deve rendere possibile:

Dal punto di vista architetturale un sistema di D.M.S. è costituito da:

L’architettura quindi normalmente è a tre livelli: il client (tipicamente un browser), il server applicativo e di gestione documentale e il database server (repository). Oracle è in grado di fornire un’infrastruttura completa ed integrata a supporto della realizzazione di sistemi di Gestione Documentale. In particolare, all’interno della piattaforma Oracle9i (Oracle9i Database e Oracle9i Application Server) sono presenti tutti i componenti applicativi necessari non solo per realizzare sofisticati sistemi di Gestione Documentale, ma anche applicazioni specializzate (quale ad esempio il Protocollo Informatico), o per integrare servizi di gestione documentale all’interno di applicazioni verticali già presenti nell’organizzazione. La figura descrive i macro-componenti che caratterizzano la piattaforma. Il componente centrale è rappresentato da Oracle CM SDK (anche noto come Oracle iFS). E’ il motore che offre i servizi di gestione documentale (check in-out, versioning, A.C.L., searching, storage, foldering etc...). Il server di gestione documentale offre quindi le A.P.I. ed i protocolli (HTTP, FTP, WebDav, NFS, SMB, AFP, IMAP4) per sviluppare le applicazioni verticali che possono usufruire dei servizi comuni messi a disposizione dalla piattaforma quali:

tutti i componenti descritti sono inclusi nella piattaforma Oracle9i (Database e Application Server).

I principali benefici derivanti dall’utilizzo dell’intera infrastruttura, caratterizzanti quindi anche la soluzione di gestione documentale, possono essere così riassunti.