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IL
MANDATO INFORMATICO "ENTRA" IN PROVINCIA |
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Con oltre 80 mila mandati informatici di
pagamento emessi nel primo anno di operatività, è ormai una realtà consolidata il sistema realizzato
dalla Provincia di Trento
per l’interscambio elettronico con il Tesoriere. Una soluzione innovativa
per la gestione contabile e finanziaria che, oltre a rendere più efficiente
il processo dei pagamenti, “ha contribuito anche - afferma Ivano Dalmonego,
Dirigente generale del dipartimento Affari finanziari e programmazione
della Provincia Autonoma di Trento - a far ottenere a questa amministrazione la migliore combinazione di rating per
un ente pubblico da parte di Moody’s e Fitch, rispettivamente AA1 e AA+”.
Il mandato
informatico è un’evidenza elettronica, dotata di validità amministrativa
e contabile, che sostituisce, a tutti gli effetti, il mandato di pagamento
cartaceo prodotto dall’ente.
Il conferimento
della validità giuridica è attribuito dalla firma digitale, che permette
di identificare il sottoscrittore e di garantire l’integrità del documento.
La possibilità di utilizzare le nuove tecnologie
in campo contabile per l’esecuzione delle procedure di
entrata e di uscita in una logica paperless
è garantita dal DPR 20 aprile 1994 n. 367 concernente "Regolamento
recante semplificazione e accelerazione delle procedure di spesa contabili".
La Provincia Autonoma di Trento ha recepito tale
principi con l’introduzione, nella LP 14 settembre 1979 n. 7 (legge provinciale
di contabilità), degli articoli 41 bis e 41 ter
che espressamente prevedono:
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la
sostituzione con evidenze informatiche degli atti dai quali deriva
un accertamento di entrata o un impegno di spesa a carico del bilancio
della Provincia, le liquidazioni di spesa nonché la relativa documentazione,
gli ordinativi di incasso, i titoli di spesa, nonché gli altri atti
e documenti previsti dalla vigente normativa contabile; |
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l’effettuazione
mediante transazioni informatiche dei visti di controllo, comunque
denominati, e ogni altro analogo adempimento di riscontro, autorizzazione
o ammissione al pagamento. |
Il sistema
consente di:
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individuare
preliminarmente i mandati prodotti dal sistema contabile che saranno
oggetto di esame da parte del dirigente; |
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visualizzare
il dettaglio di ogni mandato;
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decidere,
in base a questa evidenza, se includere il documento nel pacchetto
dei mandati che verranno firmati, piuttosto che sospenderlo temporaneamente
o bloccarlo e restituirlo al sistema contabile (con l’inserimento
di note a corredo); |
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richiedere
report e listati di controllo. |
I mandati
sono sottoscritti dal Dirigente generale del dipartimento Affari finanziari
e programmazione o da altri funzionari abilitati ad operare in sua sostituzione.
Sono sottoposti a firma anche i documenti relativi a
rettifiche, riduzioni, annullamenti, notifiche di annullamento e richieste
di blocco.
I dati
sottoscritti vengono cifrati, memorizzati sul
sistema e immediatamente trasmessi al Tesoriere, senza richiedere alcun
intervento operativo esterno.
Il Tesoriere
restituisce un riscontro firmato in cui dà evidenza dell’avvenuta presa
in carico dei dati o dei problemi che ne hanno portato al rigetto. La
positiva conclusione di questi controlli garantisce l’autenticità
in termini di provenienza e l’integrità dell’intero pacchetto, rispetto
al momento della sua sottoscrizione.
Il Tesoriere
restituisce anche un secondo tipo di riscontro, in cui riporta l’esito
delle operazioni applicate ai dati: pagamento, blocco, annullamento, notifica,
rettifica e riduzione. Queste comunicazioni, concatenate ai dati originari,
creano una tracciatura dell'iter associato al singolo mandato (operazioni
richieste dall'ente ed esiti comunicati dal Tesoriere) e forniscono una
vista aggiornata e tempestiva sul suo avanzamento. Utilizzando diversi
criteri e indicatori di stato, l’utente ha a disposizione la possibilità
di monitorare il flusso, sia a livello di dettaglio sia per aggregazioni.
La soluzione
è basata su un modello architetturale che permette
di erogare il servizio secondo le logiche dell’Application
Service Provisioning
(ASP). Questo approccio presenta reali vantaggi per l’amministrazione
in quanto richiede:
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limitati
investimenti iniziali; |
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nessun
bisogno di acquisire tecnologie e know-how specifico; |
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riduzione
dei tempi di attivazione e implementazione; |
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costi
di esercizio fissi o indicizzati ad un parametro di utilizzo (numero
di mandati). |
L’architettura della soluzione è organizzata
su tre livelli:
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1
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la componente client, operante su piattaforme
Windows con Browser MS Internet Explorer e dotata dei dispositivi
per la firma digitale; |
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2
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la componente web e application server,
implementata su sistemi Unix, con funzioni
di interfacciamento client
tramite HTTP e servizi applicativi realizzati in ambiente Java. Svolge
attività di acquisizione dei mandati provenienti
dall’Ente tramite middleware specializzato,
e cura l’intercomunicazione con il Tesoriere tramite prodotti di mercato
di messaging e di queuing; |
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3
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la componente data server, che risiede su sistemi Unix
e impiega tecnologie Oracle. |
La soluzione,
in esercizio dal 15 gennaio 2002, ha dato prova di facilità d’uso e di
solidità, caratteristiche che hanno facilitato la piena accettazione del
nuovo sistema da parte del personale.
Gli attesi
miglioramenti nell’efficienza sono stati effettivamente raggiunti, come
dimostrano:
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l’accelerazione del
processo di pagamento: la nuova procedura permette l’emissione e la
trasmissione al Tesoriere di mandati informatici in tempo reale. A
sua volta il Tesoriere può immettere l’ordine di pagamento sul sistema
interbancario senza dover effettuare alcun
ulteriore controllo manuale. In tal modo, il tempo che intercorre
tra l’emissione del mandato e l’effettuazione del relativo pagamento
si riduce a circa una giornata rispetto ai 4-5 giorni della procedura
precedentemente usata; |
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l’eliminazione
dei flussi cartacei tra Provincia e Tesoriere, con conseguente velocizzazione
e semplificazione delle operazioni di controllo sui ritorni del Tesoriere
per singola disposizione e per voci di aggregazione; |
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la
garanzia di un tempestivo monitoraggio della liquidità dell’ente grazie
alla capacità di costante verifica dei pagamenti effettuati; |
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la
significativa riduzione nella difettosità dei titoli di pagamento
segnalata dal Tesoriere (0,35 %), ottenuta grazie all’aggiornamento
dell’anagrafe bancaria; |
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la
riqualificazione delle risorse professionali verso attività a maggior
valore aggiunto. |
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L’ESERCIZIO
2002 IN SINTESI
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Mandati
emessi
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80.135
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Annullamenti
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337
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Notifiche
di annullamento
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384
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Riduzioni
di mandato
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72
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Note
di rettifica
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26
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Prenotazioni
di blocco
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50
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Funzionari
coinvolti con smart card per firma
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12
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Funzionari
coinvolti con smart card per visualizzazione
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9
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I
prossimi interventi saranno finalizzati alla totale
eliminazione dei flussi cartacei mediante l’informatizzazione (con sottoscrizione
digitale) dell'intero sistema di comunicazioni bidirezionali intercorrenti tra Provincia e Tesoriere. A subire
una radicale trasformazione saranno così
la
conservazione dei documenti sottoscritti, il trattamento delle disposizioni
relative alle entrate (reversale informatica),
le comunicazioni relative ai dati di bilancio e quelle inerenti i depositi
cauzionali, il rendiconto delle operazioni effettuate da parte del Tesoriere
e riportate nel giornale di cassa. Inoltre l’amministrazione procederà
anche a monte del processo di spesa, introducendo
la liquidazione informatica.
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