NE PARLIAMO CON -

Guglielmo Longobardi - Responsabile Progetto Trasparenza e Protocollo Informatico AIPA

ForumPA:
Che cosa consiglia alle amministrazioni locali e centrali che sono in procinto di intraprendere progetti di gestione automatizzata dei documenti?

Guglielmo Longobardi:
Gli enti devono comprendere che l'adozione del protocollo elettronico genera problematiche di tipo organizzativo prima che informatico. Bisogna partire, quindi, dalla sensibilizzazione dei vertici dell'amministrazione perché collaborino attivamente alla re-ingegnerizzazione dei flussi lavorativi che il protocollo informatico porta con sé.
In secondo luogo, è necessario creare un team di progetto con competenze che spazino dal piano tecnologico a quello gestionale. Una volta garantite le risorse a disposizione, è, infine, fondamentale attuare uno studio di fattibilità per definire le caratteristiche del progetto.

Sono convinto che queste tre fasi preliminari costituiscano le basi ineludibili per una soluzione di gestione automatizzata dei documenti amministrativi di successo.

ForumPA: Quali competenze deve avere il team di progetto?

G.L.: Il gruppo di lavoro non può essere composto dai soli informatici ma deve includere anche altre figure professionali. Innanzi tutto, è necessario coinvolgere le risorse che all'interno dell'ente curano i rapporti organizzativi. Mi riferisco senza dubbio ai vertici dell'amministrazione, come il capo di gabinetto, ma anche al responsabile del personale, che, una volta attuato il progetto, dovrà trovare, insieme ai responsabili di area, il modo di riallocare le risorse in maniera quanto più produttiva e stimolante per le risorse stesse.
In secondo luogo, per non rischiare di attuare una soluzione che non tenga conto del problema della conservazione dei documenti, risulta di importanza strategica coinvolgere gli esperti di archivistica. In altre parole, se ci si limita all'implementazione della sola piattaforma tecnologica, si rischia di ottenere il risultato opposto a quello atteso, intralciando procedure lavorative consolidate senza offrire una soluzione tecnologica che semplifichi e velocizzi le attività quotidiane.

ForumPA: Quali sono gli effetti causati dall'introduzione del protocollo informatico negli uffici pubblici?

G.L.: Il protocollo informatico riduce sensibilmente il numero delle persone normalmente impiegate per la protocollazione documentale tradizionale. Ne consegue non solo una sostanziale revisione dei flussi lavorativi ma un ricollocamento di alcune risorse. Ciò ha un impatto psicologico sul personale non indifferente. Non voglio con questo spaventare le amministrazioni, ma è chiaro che bisogna prestare attenzione alle reazioni di tipo umano che un simile cambiamento tecnologico può provocare. Le risorse in momentaneo esubero possono, però, essere impiegate nel potenziamento di alcuni servizi, come ad esempio gli Uffici per le Relazioni con il Pubblico. In questo modo, l'introduzione del protocollo informatico avrebbe effetti positivi anche su servizi non direttamente interessati dal progetto, liberando di fatto delle risorse umane da impiegare in attività più produttive.

ForumPA: Quali risorse economiche sono necessarie per attuare il protocollo informatico?

G.L.: Ovviamente, la spesa varia in funzione della dimensione dell'ente e della complessità del progetto in atto. In genere, l'implementazione di un progetto di protocollo informatico non comporta enormi stanziamenti. E' pur vero, però che spesso l'introduzione del protocollo determina una revisione dei flussi lavorativi e l'introduzione di sistemi di gestione automatizzata dei documenti. In questo caso, se l'ente si trova a gestire una mole ingente di documenti cartacei, sarà necessario provvedere all'acquisto di una piattaforma di gestione documentale, con un sensibile incremento dei costi.
E' chiaro che in un periodo di contenimento della spesa pubblica, come quello che stiamo vivendo, il fattore economico è senza dubbio una delle cause di rallentamento alla corsa per l'e-government.

ForumPA: Quale tipo di supporto può offrire l'AIPA agli enti locali?

G.L.: Come è noto la missione istituzionale dell'Aipa prevede un supporto consulenziale rivolto principalmente alla Pubblica Amministrazione Centrale.Voglio sottolineare, però, che molto si sta facendo per rispondere in maniera esaustiva al vivo interesse degli enti locali.
Il sito http://protocollo.aipa.it nasce proprio con l'intento di stabilire un canale attivo di comunicazione con le amministrazioni del Paese: le varie sezioni affrontano punto per punto la normativa vigente, la terminologia specifica, le best practices, gli studi e le ricerche condotte dall'AIPA (mi riferisco soprattutto al GEDOC2). Siamo però consapevoli che, per quanto esistano dei principi applicativi comuni, ogni ente abbia le proprie peculiarità e per questo motivo abbiamo creato uno spazio dedicato al Forum di discussione, nel quale è possibile mettere in luce le problematiche specifiche o le soluzioni adottate da un ente per risolvere un particolare aspetto tecnologico o organizzativo.

L'Aipa, inoltre, sta predisponendo un documento con lo scopo di fornire alle amministrazioni e ai fornitori un punto di riferimento per lo svolgimento di attività di verifica e convalida delle funzionalità dei sistemi di protocollo informatico
La griglia di valutazione è ben articolata ed, oltre ad attestare la compatibilità dei software con la normativa AIPA, verifica le caratteristiche di interoperabilità con altri sistemi di protocollo.
Si tratta di uno strumento particolarmente utile soprattutto per gli enti che, per risorse e competenze disponibili, non sarebbero in grado di effettuare simili ricerche di mercato.

Come è noto, l'AIPA sta per essere unificata al Centro Tecnico per creare l'Agenzia per l'Innovazione nella P.A.. Questa nuova struttura garantirà un maggior contatto con gli enti locali anche in virtù della collaborazione con i Centri di Competenza Regionali.

ForumPA: La ringraziamo per la sua disponibilità e per il tempo dedicatoci.

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