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Nel corso di un'interessante conversazione telefonica, il Dottor Della Chiara, responsabile del progetto, ha giustamente evidenziato i problemi legati alla natura frammentaria dei dati in possesso all'amministrazione. Prima di tutto, l'archivio anagrafico comprende documenti risalenti sino all'unità di Italia, spesso aggiornati con metodologie varie dal 1871 ad oggi, come nel caso dei fogli di famiglia (prima a mano, poi a macchina, successivamente con targhette magnetiche e infine via computer). In secondo luogo, il Comune di Pesaro è il risultato dell'accorpamento, avvenuto nel 1929, di cinque Comuni indipendenti, il che spiega una certa naturale disomogeneità nei documenti pervenuti dalle precedenti gestioni amministrative. Le fasi del progetto Qualche numero può aiutare a comprendere meglio la complessità dell'attività di archiviazione ottica dei documenti anagrafici del Comune di Pesaro: 374.000 cartellini individuali anagrafici 148.000 fogli di famiglia 55.000 cartellini delle carte di IdentitàCatalogare e trasformare in formato digitale una tale quantità di documenti così diversi ha richiesto un'accurata fase di pianificazione. La scelta del software gestionale Trattandosi di informazioni riservate a cui hanno accesso solo gli operatori comunali autorizzati e le forze dell'ordine, è risultato fondamentale garantire la sicurezza dei dati. La scelta della soluzione tecnologica per la gestione dei documenti in formato elettronico è stato quindi il punto di partenza dell'operazione. A questo scopo, il Comune ha indetto una gara aggiudicando l'appalto ad una ditta piemontese che ha fornito l'infrastruttura e i servizi connessi. Una volta implementato il software gestionale, è stato costruito un modello prototipale per verificare la validità tecnica-organizzativa della soluzione individuata. E' da precisare che l'aggiornamento dei documenti da archiviare è stato sospeso dal 1998 così come la stampa cartacea dei fogli di famiglia e dei cartellini individuali in seguito all'autorizzazione ottenuta dal Ministero degli Interni e da allora i dati anagrafici vengono archiviati esclusivamente in formato elettronico.Poiché l'amministrazione ha scelto di avvalersi di una soluzione semplice da utilizzare, il percorso di formazione che il personale del Comune ha seguito per acquisire la familiarità necessaria all'utilizzo del software messo a disposizione è stato estremamente snello e veloce. La scansione dei documenti Successivamente, e l'amministrazione ha indetto una gara per selezionare una società di servizi che prendesse in outsourcing la scansione dei documenti e l'aggiudicazione del vincitore è seguita alla verifica, tramite test di simulazione, della validità della soluzione offerta. L'insieme dalla documentazione cartacea è stato, quindi, suddiviso in lotti e inviato per spedizioni successive a Roma (dove la società vincitrice risiede) in modo da limitare al massimo i disagi causati al personale comunale e alla cittadinanza durante questo periodo di transizione. I criteri di indicizzazioneNel corso della fase di scansione dei documenti cartacei, è stato necessario identificare i criteri di ricerca necessari per la creazione degli indici. Si trattava di una questione davvero delicata che ha richiesto gli sforzi maggiori. Un'indicizzazione errata, infatti, avrebbe reso praticamente vano l'intero lavoro di archiviazione ottica e, d'altro canto, un'indicizzazione estremamente versatile e meticolosa avrebbe rappresentato dei costi difficilmente sostenibili. Fatte le giuste considerazioni, quindi, l'amministrazione ha deciso di effettuare una copia dei nominativi presenti in anagrafe ed agganciare ad ognuno di essi le immagini dei documenti relativi in modo da consentire una ricerca per nome e/o cognome. Tempi e costi dell'operazioneLa scansione di tutti lotti ricevuti ha richiesto un periodo di lavoro di circa 6-7 mesi per un costo complessivo di circa 80.000 €. La situazione ad oggi Secondo il dottor Della Chiara, la reazione del personale è stata molto positiva nonostante gli ovvi disagi causati dalla fase di transizione dai dati cartacei a quelli digitali. Effettivamente i vantaggi in termini di tempo e di risorse sono davvero rilevanti se si considera che si è passati da un tempo medio di 10 giorni per effettuare una ricerca che risalisse molto indietro negli anni ai pochi minuti necessari per interrogare il computer. Attualmente il recupero dello storico cartaceo è terminato e dal 1999 i dati sono stati aggiornati utilizzando esclusivamente il software gestionale. Nel prossimo futuro, con periodicità ancora da stabilirsi, anche quest'ultima parte di dati verrà archiviata otticamente in modo da garantire l'integrità delle informazioni nel tempo. Nel mese di ottobre è stata completata la scansione ottica dei documenti ed il collaudo dell'ultimo lotto, ed, entro l'anno, l'operazione verrà siglata con firma digitale. Questo passaggio autorizzerà di fatto l'amministrazione a liberarsi fisicamente dell'archivio cartaceo.Per quanto riguarda i cartellini di Identità, è stato scansito otticamente l'intero archivio dell'anagrafe comunale e, tramite password, la Questura può ora avere libero e rapido accesso ai dati per via telematica, minimizzando i tempi della ricerca tradizionale. I risultati conseguiti sono stati così incoraggianti da indurre l'amministrazione ad avviare un processo di archiviazione ottica anche per tutti i documenti inerenti alla contabilità dell'Amministrazione. Il Futuro L'archiviazione ottica dei documenti anagrafici e di quelli contabili segna il punto di partenza per una nuova concezione della gestione documentale che prevede in un breve arco di tempo, l'introduzione del protocollo informatico per il traffico e la conservazione dei documenti in formato digitale. Ma il Comune di Pesaro è impegnato anche in altri significativi progetti sul fronte dell'e-government. Attualmente l'amministrazione, oltre ad essere coinvolta insieme ad altri enti, nel grande progetto "People", capitanato dal comune di Firenze, sta conducendo, in collaborazione con la Provincia di Pesaro-Urbino, uno dei 138 progetti co-finanziati dal Ministero per le Innovazioni e la Tecnologia, "S.T.U.Di.A.Re", finalizzato ad unificare in rete le scuole del Comune, consentire un più facile accesso alle strutture scolastiche e alimentare un circolo virtuoso di collaborazione tra studenti, genitori e docenti. Per maggiori informazioni: Giorgio Della Chiara, Responsabile del progetto Link d'approfondimento Presentazione del progetto di archiviazione ottica del Comune di Pesaro - maggio 2002 Il testo del capitolato di gara per la fornitura attività di scansione, indicizzazione e archiviazione dei documenti Un esempio di offerta economica Regole tecniche per la riproduzione e conservazione dei documenti su supporto ottico La conservazione a lungo termine dei documenti elettronici: normativa italiana e progetti internazionali - di Mariella Guercio Università di Urbino Una proposta per l'archiviazione ottica - di Manlio Cammarata e Enrico Maccarone Guglielmo Longobardi - Responsabile Progetto Trasparenza e Protocollo Informatico AIPA |
