A
novembre dello scorso anno, è
stato presentato, presso la Sala della Protomoteca in Campidoglio a
Roma, un innovativo progetto di e-procurement, i cui protagonisti
sono Trambus, società per azioni del trasporto pubblico di superficie
di Roma, e BravoSolution, società del gruppo Italcementi, da
anni impegnata nello sviluppo di soluzioni per il commercio elettronico.
L'adozione di un sistema
di e-procurement per l'acquisto di materiali e ricambi nasce in seguito
all'informatizzazione dei magazzini e ad una fase di inventariato dei
materiali a disposizione, in linea con un complesso processo di revisione
delle procedure lavorative in atto nell'azienda di trasporto metropolitano.
I vantaggi
Tra ottobre e novembre 2002 č stata avviata una prima fase sperimentale
che ha coinvolto le Aree della Divisione Acquisti in Economia nella
conduzione di negoziazioni online per importi compresi tra i 30.000
e i 50.000 €, con un risparmio stimato intorno al 30% (pari a circa
150.000 €) e a breve, il sistema verrā esteso fino ad includere
gli appalti per cifre superiori ai 50.000 €.
Il taglio dei costi è
senza dubbio un fattore importante per l'azienda ma il risparmio di
tempo non è certo meno interessante, se si pensa che già
in fase di sperimentazione si è passati da una media di 45 giorni
per gli appalti condotti in modo tradizionale ad un tempo record di
72 ore. L'adozione dell'e-procurement, inoltre, consente di semplificare
le procedure di negoziazione e agire in modo equo e trasparente nel
pieno rispetto della normativa vigente. In questo modo, le risorse interne
all'azienda avranno la possibilità di concentrarsi su attività
più produttive e i fornitori, una volta inseriti in un albo web
dedicato, concorreranno in condizioni di perfetta par condicio grazie
ai sofisticati sistemi di criptazione dei dati sensibili.
Lo svolgimento di una gara in economia online indetta
da Trambus
Dal momento che il tutto avviene per via telematica e senza alcun contatto
diretto, č bene prestare grande attenzione alla stesura del capitolato
di gara.
La negoziazione ha inizio accedendo al portale per gli appalti nel giorno
e nell'ora comunicati preventivamente. Il prezzo di partenza fissato
da Trambus corrisponde al 10% in meno del costo storico dell'ultimo
anno e la durata è variabile perché dipendente dal meccanismo
di autoestensione, per il quale il termine della gara stessa viene posticipato
di tre minuti ad ogni nuova offerta. La gara si dice conclusa quando
l'intervallo di tempo dall'ultima proposta supera i 180 secondi.
In questo contesto, BravoSolution si impegna a garantire massima riservatezza
dei dati sensibili e continuità di connessione telematica anche
grazie ad un servizio di HelpDesk a disposizione per l'intera durata
delle contrattazioni.
Cosa è stato fatto e cosa rimane da fare
Al momento, Trambus effettua gare online utilizzando un portale creato
ad hoc e applicando la nuova Direttiva per gli Acquisti in Economia
(comprendente il Regolamento di Asta di Acquisto online e il Regolamento
Richiesta di offerta online in busta chiusa digitale) che definisce
nel dettaglio le nuove procedure di approvvigionamento telematico. Un
percorso di formazione per acquisitori e fornitori registrati all'albo
ha ottimizzato questa prima fase iniziale.
Le gare in economia finora
condotte hanno dato risultati incoraggianti sia sul piano economico
che qualitativo, anche perché la procedura informatizzata permette
di ampliare sensibilmente il numero dei fornitori, stimolandone la competitività.
Sulla base delle osservazioni derivate dalla fase sperimentale, è
stata delineata una soluzione di e-procurement che fornirà, nel
prossimo futuro, l'insieme dei seguenti servizi:
" Albo dei fornitori
" Busta chiusa digitale
" Aste pubbliche
online
" Pagine web di dialogo
con i fornitori
" Catalogo di convenzioni
" Gare all'offerta
economicamente più vantaggiosa
" Gare sopra alla
soglia comunitaria
I punti di forza del progetto
La caratteristica principale di questa operazione non risiede tanto
nelle potenzialità tecnologiche delle soluzioni adottate, quanto
nella solidità dell'approccio metodologico.
Trambus e BravoSolution
hanno sviluppato un progetto che oltre a prevedere l'adozione di una
piattaforma adeguata, include la pianificazione di una serie di iniziative
tese a fornire le competenze necessarie alla conduzione di acquisti
online. Questi obiettivi si sono tradotti sul piano operativo in:
" Formazione degli
acquisitori
" Formazione dei
fornitori iscritti all'albo web
" HelpDesk di assistenza
tecnica
" Pagine web ad accesso
riservato dedicate alla comunicazione con i fornitori
Quest'ultimo punto merita
particolare attenzione perché si tratta di una novità
interessante. Sul portale dedicato all'e-procurement per Trambus, infatti,
è stata creata una sezione specifica, nella quale, oltre a trovare
l'insieme della modulistica necessaria per la partecipazione alle gare,
è possibile accedere ad uno spazio di dialogo con la società
appaltante e con la società di servizio.
Ciò velocizza e semplifica enormemente i contatti tra le parti
e stimola un clima di confronto che rinforza i rapporti di cooperazione
tra le parti.
La sperimentazione del
sistema di e-procurement non costituisce alcun aggravio per la Direzione
Centrale Industriale, la quale, al termine di questa prima fase, elaborerà
una dettagliata relazione sui risultati conseguiti e sul rapporto costi-benefici
rilevato sul campo. Tale documentazione costituirà un prezioso
ausilio per il passaggio alla conduzione di gare all'incanto sotto e
sopra la soglia comunitaria.
